Сергей Пауков - Руководство для медицинского представителя фармацевтической компании
3. Учет посетителей. Подобный учет является весьма важным инструментом в работе практически всех подразделений компании: отдела маркетинга, продаж и коммерческого.
С его помощью определяются формальные и неформальные OL, интерес к продукции компании как со стороны существующих, так и потенциальных клиентов, удачность оформления экспозиции и др. Поэтому у работающего на стенде сотрудника компании должны быть: визитница для карточек посетителей и специальный блокнот, куда заносятся координаты тех, у кого не оказалось визитной карточки. Все эти записи и визитки к концу рабочего дня анализируются и систематизируются по отделам компании (дистрибьютеры — для коммерческого отдела и отдела продаж, посетившие стенд специалисты — для отдела маркетинга). Подобный учет также поможет вспомнить того или иного посетителя, так как на крупных выставках может быть от нескольких сотен до нескольких тысяч посетителей и запомнить всех будет весьма проблематично.
4. Встреча и общение с VIP (ведущими специалистами, представителями ключевых клиентов, местной администрации и другими OL). Эта задача является одной из ключевых в поддержании имиджа компании. Каждый посетитель должен быть обязательно приглашен в комнату для переговоров. Там ему следует помочь раздеться (в холодное время года), предложить прохладительные или спиртные напитки, легкую закуску и только после этого поинтересоваться, чем компания могла бы быть полезной. Стоит помнить, что на выставке посетитель «превращается в клиента в кресле», т. е. при создании соответствующих условий для переговоров зачастую подобные посетители не имеют серьезных деловых предложений на данный момент, однако подобный прием, вопервых, будет способствовать улучшению имиджа компании (выражение уважения), а во вторых, создаст потенциальную возможность развития деловых отношений в будущем.
Однако если такой посетитель имеет конкретные предложения и их решение не находится в компетенции принимающего сотрудника, то последнему необходимо иметь оперативную связь с офисом или компетентным лицом.
5. Контроль за работой комнаты для переговоров. Выполнение предыдущей задачи будет невозможно без осуществления подобного контроля — пригласив важного посетителя в комнату, которая, как оказалось, уже занята, сотрудник совершает весьма серьезную ошибку: демонстрирует неспособность компании организовать прием. Самое неприятное, что при этом посетитель будет в обиде не на конкретного представителя, а на компанию в целом.
Поэтому во избежание подобной ситуации работающий на стенде должен следить — свободно ли помещение для переговоров, и, в случае если оно занято, извинившись, пригласить посетителя зайти на стенд позже. При заранее назначенной встрече сотрудник также должен предупредить коллег о времени, когда помещение будет занято.
6. Поддержание чистоты на стенде. Эта задача перманентная, ее цели — не только поддержание имиджа компании, но и облегчение работы самих сотрудников. Поэтому все обрывки упаковок, испорченные брошюры (а тем более использованная посуда в переговорной) должны немедленно быть убраны. Недопустимо и складировать в рабочей зоне верхнюю одежду и вещи сотрудников и посетителей.
Следующим важным элементом поддержания имиджа компании является непосредственно внешний вид сотрудников, работающих на стенде.
Как и на презентации, единственно приемлемая одежда — только официальный костюм.
При этом следует помнить, что работа на стенде — тяжелый и продолжительный физический труд, поэтому стоит подумать об обуви: лучше надевать уже разношенную удобную обувь (естественно, соответствующего официальному костюму цвета). Иначе гримаса на лице представителя, стоящего в жмущей обуви, будет только отпугивать посетителей от экспозиции.
Следует, работая на стенде, избегать в одежде:
Мужчинам: а) плохо сидящего костюма; б) разных по цвету пиджака и брюк. Напомним, что официальным мужским костюмом считается таковой темно-синего (черного) цвета в сочетании с черного цвета обувью (туфли или полуботинки), а к нему — белая или светло-голубая сорочка (запонки носятся по желанию); в) стоптанной обуви (имеются в виду сбитые каблуки). Будет уместно напомнить, что о благосостоянии мужчины судят по его обуви; «разношенная» обувь не означает «стоптанная»; г) оттопыренных карманов. Наружные карманы должны быть пусты — ключи, сигареты и др. оставляется или в верхней одежде, или в вещах в подсобном помещении (гусарам, как известно, носившим лосины, было запрещено держать в карманах даже монеты, дабы не портить общего впечатления от костюма); д) ручки в верхнем кармане пиджака. Любые письменные принадлежности, даже
«Паркер» или «Монблан», помещаются только во внутренние карманы пиджака; е) расстегнутой верхней пуговицы рубашки, а также сорочки с короткими рукавами; ж) ярких галстуков. Как и при проведении презентации, в костюме сотрудника должно быть не более одного яркого пятна — для мужчины этим пятном будет галстук. Однако галстук цвета «пожар в джунглях» будет долго привлекать к себе внимание, вызывая сомнения во вкусе его носящего. Оптимальным вариантом считается ношение однотонного галстука с сорочкой в мелкую полоску или же галстука в полоску с однотонной белой или светло-голубой сорочкой; з) ношения белых носков — подобное является совершеннейшим табу для делового человека. Носки могут быть, как говорил Г. Форд, «любого цвета, пока он черный».
Именно этот цвет предписан для ношения делового костюма; и) ношения светлой обуви. Как уже было упомянуто, обувь официального костюма должна быть или черной, или темно-коричневой; к) блестящих украшений. Все цепи, браслеты и перстни (за исключением обручального кольца) должны быть сняты перед началом работы стенда, чтобы не отвлекать внимания посетителей; л) бросающейся в глаза пряжки ремня. Ношение официального костюма подразумевает наличие расстегнутой нижней пуговицы пиджака, поэтому наличие блестящей или очень крупной пряжки ремня будет диссонировать с общим деловым видом представителя, опять-таки привлекая к себе ненужное внимание; м) коротких носков. Длина последних должна быть таковой, чтобы, даже сидя, нижний край брюк закрывал верхний край носков; н) непорядка с молниями.
Женщинам следует избегать: а) голых ног. Ношение чулок или колготок обязательно при выполнении любых действий, связанных с работой представителя; б) слишком высоких каблуков — для того чтобы ноги не уставали в течение длинного рабочего дня на стенде; в) слишком короткой юбки; г) обилия украшений; д) глубокого выреза; е) стоптанных каблуков; ж) обилия косметики; з) просвечивающей одежды; и) нахождения в прямых лучах света — в этом случае будут заметны все дефекты косметики и одежда будет просвечивать; к) дамской сумочки на плече — все личные веши должны находиться в подсобном помещении; л) падающих на лицо волос; м) непорядка в молниях и пуговицах.
Таким образом, исходя из постулата, что представитель является «лицом компании», выполнение этих рекомендаций поможет стать максимально привлекательным для посетителей стенда и поддержит деловой имидж как работающего сотрудника, так и компании в целом.
Подготовка перед началом работы стенда
Как уже было сказано, никогда не следует игнорировать возможность проявления закона
Мэрфи, в том числе и при работе на выставочном стенде. Поэтому ниже приводятся рекомендации, обязательные для работы медицинского представителя непосредственно на выставке:
1. Всегда приходить не менее чем за 30 мин до открытия выставки. Это позволит без суеты и нервотрепки решить все возникшие проблемы (например: отсутствие ключа от стенда или витрин, неработающий телефон, пропавшие неубранные заранее образцы и материалы и т. п.).
2. Проверить наличие достаточного количества образцов и материалов, при недостатке — оперативно связаться с офисом или ответственным сотрудником. Огромный ущерб имиджу компании наносят ответы посетителям типа: «Извините, у нас нет (или кончились) брошюры (статьи, образца и др.) по этому препарату».
3. Правильно разложить образцы препаратов и рекламные материалы на витринах.
Принципы такого размещения уже были упомянуты выше. Однако расходные материалы (брошюры, лифлеты, статьи) желательно держать под рукой — наилучшим местом для их хранения является пространство под/за центральным столом-витриной. При подобном размещении не будет необходимости в частых отлучках со стенда для пополнения запаса рекламных материалов. Все манипуляции с витринами и образцами производятся только до начала работы выставки в отсутствии посетителей.
4. После оформления непосредственно витрин стоит произвести проверку остального оборудования стенда: наличие электричества (исправных электроламп) подсветки витрин, рабочее состояние аудиовизуальной поддержки (видеодвойка, оверхед), а также дополнительного электрооборудования кухни и переговорной комнаты (холодильник и кофеварка).
