Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности
После этого появится окно корректировки депозитов с информацией «Все данные верны»; нажмите «ОК» для перехода к работе по счетам. (Если остаток суммы неправильный, убедитесь, что все чеки были просканированы; иногда один из них может затеряться. В этом случае найдите чек, поместите его в сканер и снова нажмите кнопку «Получить данные».)
Когда на экране появится надпись «Депозит готов», сравните полученную сумму счета с суммой в ТБС. Если они равны, нажмите «Отправить сейчас».
Во вкладке общей отправки нажмите кнопку «Просмотреть депозитные квитанции» и распечатайте документ; затем закройте это окно и окно общей отправки. Выйдите из программы, сканер отключится автоматически.
В ТБС под вкладкой «Журнал платежей» выберите пункт «Банковский депозит».
Проверьте всю информацию о депозитах, появившуюся на экране. Нажмите на галочку зеленого цвета. Откроется дополнительное окно. В графе с названием введите слово «Депозит» и дату его оформления.
Распечатайте документ! Это лучшее время для печати документа. Однако если вы почему-то этого не сделали, вы можете распечатать любую запись об оформленном за день депозите, хотя в этом случае вам придется выводить два отчета: один будет содержать полную информацию о каждом клиенте, а второй даст общую информацию; причем информация в двух отчетах должна совпадать. Для распечатки отчетов в ТБС под пунктом «Прочее» выбрать «Общий журнал платежей» (нажмите на каждый счет для получения дополнительной информации).
После распечатки документа закройте окно программы. Появится дополнительный запрос: «Внести все чеки по платежам на депозит?» Нажмите «Да».
Скрепите два распечатанных отчета и выделите маркером общую сумму по счету.
Слева на нижней полке лежит стопа бумаги. Возьмите лист и запишите дату и общую сумму по депозиту, прикрепите его к чекам. Положите всю стопку чеков в ящик.
Попросите кого-нибудь перепроверить, совпадают ли суммы по депозитам в распечатанных документах. Ориентироваться нужно на общую сумму в отчете из ТБС.
Введите сумму по депозитам в «Журнал ежедневных расчетов с дебиторами». Для этого пройдите в I:Ежедневные расчеты с дебиторами (пароль для входа в систему — «cash»).
Поместите распечатанный отчет в соответствующую папку текущего месяца и года в зависимости от дня оформления депозита. Эти документы хранятся в верхнем ящике шкафа, который находится в офисе менеджера по автоматическому обслуживанию. В большинстве случаев «Общие платежи» можно оформлять в течение дня по стандартным депозитам. Но если сумма по платежу велика, Сэм потребует оформить отдельный депозит для конкретной сделки. В этом случае согласовывайте с ним все данные.
Видеозапись интервью
Данный метод был создан непосредственно перед публикацией третьего издания. Он еще неидеален, поскольку разработан буквально за несколько минут. Мы начали работу над маркетинговой стратегией по распространению нового продукта — Академии системного подхода. Очевидно, что необходимо усовершенствовать этот метод, чтобы он стал понятнее. Этот черновик показывает, что вовсе не обязательно быть опытным профессионалом в своей сфере, чтобы разработать собственный новый и полезный метод.
Три камеры: стандартная настройка
Отведите минимум час на предварительную настройку в месте проведения интервью.
Камера 2 записывает голос сотрудника. Камера 3 — голос гостя.
Используйте два просветных зонта: один между камерами 1 и 2, а второй — между 1 и 3.
Камеры должны быть установлены на безопасном расстоянии так, чтобы за ними можно было следить со стороны.
Настройка изображения при съемке сотрудника (камера 2): вторая сверху кнопка / не захватывать пространство над головой человека, горизонтальное отношение: 60% слева и 40% справа. Изображение можно немного поднять.
Настройка изображения при съемке гостя (камера 3): вторая сверху кнопка / не захватывать пространство над головой человека, горизонтальный интервал: 60% справа и 40% слева. Изображение можно немного опустить.
Параметры съемки для камеры 3: захватить часть плеча сотрудника.
Тщательно подбирайте фон; недопустимо наличие вертикальных линий на фоне головы сотрудника или гостя. Есть ли другие отвлекающие элементы на заднем плане?
Заряжены ли аккумуляторы в камере (есть ли у каждой камеры передатчик и приемник)? Режиссер должен в этом убедиться. Главная проблема — отсутствие звука.
Проверьте звук.
По возможности необходимо подключить все камеры к электрической сети.
Все камеры работают автономно. Не используйте приближение. Не трогайте камеру. Не ходите перед работающей камерой.
Гость и сотрудник должны оставаться в одинаковом положении и не вставать на протяжении всего интервью.
Гостю и сотруднику не следует откидываться на спинку стула во время интервью. Нужно сидеть прямо или слегка наклонившись вперед. (При съемке на широкоугольный объектив чем ближе объект, тем крупнее он кажется.)
Выключите все мобильные телефоны. (При наличии в помещении стационарных телефонов необходимо отключить их звуковой сигнал.)
Операторам нужно запустить три камеры одновременно.
Для одновременной съемки используйте отсчет на «раз-два-три».
Каждый оператор должен убедиться, что запись началась.
Режиссер становится между сотрудником и гостем и синхронизирует звук по хлопку в ладоши.
Сотрудник и гость не должны говорить (издавать посторонние звуки, смеяться и т. д.) во время разговора других людей.
В неформальной обстановке съемочной группе запрещено употреблять алкоголь. (Возможно, для гостей это приемлемо.)
Съемочной группе запрещено любым способом прерывать диалог между собеседниками. Они должны свести к минимуму движения и разговоры; операторы могут присесть, расслабиться и спокойно следить за камерами.
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Академия системного подхода
Мой коллега, Майк Джайлз, называет ее «структурой, на которой должен строиться любой бизнес, где основная цель владельца — трудиться меньше, а зарабатывать больше».
Компании состоят из разных отделов: продаж, ИТ, бухгалтерии и т. д. Но слишком часто им не хватает эффективной, механической базовой структуры. Это все равно что строить небоскреб без арматуры. Академия предназначена для компаний, которые слишком быстро стартовали и начали расти, но не уделили должного внимания разработке структуры, систем и процессов. К счастью, перестроить структуру никогда не поздно. Академия предоставляет владельцу бизнеса и его сотрудникам простой и быстрый способ внедрения метода, который обеспечит стабильность, контроль и, соответственно, сверхвысокую эффективность. В результате компания получит больше чистой прибыли, а ее владелец — больше свободного времени: он будет делать больше, работая меньше.
Моя книга никогда не была предназначена для приятного времяпровождения. Я хотел копнуть глубже и помочь читателям, предоставив им набор четких инструкций, которым нужно следовать. Но книга — статический объект, она никого не может заставить делать что-то против его воли.
Внедряя методику системного мышления, я стремлюсь не просто донести до читателя опыт краткосрочного взлета, после которого он снова вернется к вредным привычкам, так и не начав действовать. Я хочу увидеть, как люди что-то делают для исправления неудовлетворительных ситуаций, потому что знаю не понаслышке, к каким серьезным переменам в жизни это может привести. Но некоторым читателям книги недостаточно этой информации. Для них мы и создали Академию. За последние четыре года мне задавали следующие вопросы (я включил их в программу).
Как внедрить ваш метод в моей компании? У меня нет времени заниматься этим, я слишком занят.
Как мне обеспечить достаточную мотивацию, чтобы дойти до конца?
Как мне убедить сотрудников в целесообразности системного мышления?
Какие организационные изменения необходимы? Как реализовать их?
В каком формате должна быть представлена документация? Как удостовериться в том, что я вношу в нее все необходимые сведения?
Я понимаю, что многие будут использовать мой метод в жизни и бизнесе через силу. Такова человеческая природа. Просто попытаться реализовать мой метод — не значит применять его в полной мере. Хотя это лучше, чем вообще ничего не делать. Многие говорили мне, что готовы работать над собой. Но чтобы начать действовать, им нужен катализатор. Кроме того, на протяжении многих лет я получал от владельцев бизнеса многочисленные просьбы создать нечто, позволяющее им вырваться из состояния запутанности и полностью перестроить свою жизнь и бизнес в краткие сроки. Многие запросы поступали от тех, кто хотел, чтобы их вели за руку, подробно разъясняли каждый шаг и не было ни малейшего шанса на ошибку.
