Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности
Когда я составлял список, мне казалось разумным выбрать только лучшее. Тем не менее в итоге я решил реализовать все 15 пунктов, ничего не выбрасывая. Зачем отвергать что-то, что способствует моему благополучию? Выполнение всех пунктов списка было непростой задачей, но я сделал все возможное. Я рассматривал каждое мероприятие как деталь и соединял их в единый механизм — мою жизнь. Мое здоровье пришло в упадок, на восстановление ушло два года. Пятьдесят лет стресса не стираются за одну ночь. Живу ли я по этим правилам каждую минуту? Нет, но я к этому очень близок.
Оплата счетов
Вот пример замены старой системы на новую.
На протяжении многих лет Centratel сталкивалась с проблемой расходов сил и времени на оплату счетов. Время, которое я тратил на это, не способствовало увеличению прибыли. Каждый месяц на обработку 60–80 счетов я тратил по 10–14 часов своего драгоценного времени. Я выписывал чеки, вводил данные по ним в реестр платежных документов, раскладывал чеки по конвертам и отправлял по почте. Затем появились система файлов и бухгалтерский учет. По мере роста компании процесс занимал у меня все больше времени, и в поисках новой системы автоматизации и делегирования этой функции я нанял на полставки бухгалтера. Но последствия оказались неожиданными: бухгалтер не анализировал и не перепроверял статьи расходов, как я, владелец. Были и двойные платежи, и платежи за услуги, которыми мы больше не пользовались. Некоторые из них проводились слишком поздно, просто потому что счета не оплачивались вовремя.
Тогда мы воспользовались программой онлайн-оплаты счетов нашего банка. Это идеальный пример системного мышления и методологии. Сейчас мы крайне редко выписываем бумажные чеки. Сумма по 90% выставляемых счетов каждый месяц одинаковая, и программное обеспечение банка позволяет оплачивать их автоматически. Система QuickBooks автоматически регистрирует ежемесячные платежи, поэтому для оплаты счетов почти ничего не нужно делать. Если же сумма к оплате каждый месяц меняется, мне не составляет труда просмотреть банковскую запись и внести точные цифры — как онлайн, так и в систему QuickBooks.
Теперь, когда я снова оплачиваю счета сам, я могу отслеживать каждый цент своих расходов. Это ярчайший пример однократного вложения времени в установку нового механизма и последующего бесконечного извлечения выгоды. В общей сложности за несколько недель я потратил около 15 часов на внесение в программное обеспечение банка данных о наших поставщиках — столько же времени ежемесячно уходило на оплату счетов старым методом. Сейчас на обработку счетов у меня уходит не более пары часов в месяц, и уже нет ошибок, а оплата всегда производится вовремя. Общая экономия времени поражает: 12 часов в месяц на протяжении 10 лет. Это 36 сорокачасовых рабочих недель!
Дома мы пользуемся той же системой. Коммунальные услуги, вода и электричество оплачиваются вовремя, процесс требует от меня минимум усилий и всего нескольких минут в месяц. Занимаем ли мы в таком случае позицию наблюдателя? Да! Автоматическая оплата счетов — типичная иллюстрация системной методики, прекрасный способ сэкономить время и повысить эффективность как на работе, так и дома.
ГЛАВА 6
Системы обнаружены, системы под контролем
Человеку нужны новые знания. Они скрыты где-то глубоко внутри, благодаря им человек развивается. Без изменений внутри нас что-то спит и редко просыпается. И эту «темную лошадку» нужно разбудить!
«Дюна»[24]
Примечание для читателя. Обратите внимание, если собираетесь использовать новый подход в своей жизни. Две следующие главы, по сути, созерцание и размышление. Поскольку исследуется и обобщается суть подхода, здесь много повторов.
Слияние воедино
Вы можете полностью управлять своим днем. Хроническая нехватка времени и денег, принятие срочных решений и необходимость взаимодействовать с не очень приятными людьми останутся в прошлом. Начав с едва заметного, но кардинального перехода к другому восприятию, можно избавиться от хаоса. Чтобы научиться управлять своей жизнью, нужно найти, проанализировать и оптимизировать биологические и механические процессы и в дальнейшем контролировать их.
Согласно определению, система есть группа взаимосвязанных, взаимодействующих или взаимозависимых элементов, образующих единое целое. Здесь идеально отражена суть системы. Системы упорядочены. Они, как компьютерная программа, работают в линейной последовательности. Они встроены во все аспекты мира. Вы просыпаетесь, учитесь, читаете, занимаетесь и едите. Вы дышите, ходите, перевариваете пищу. Вы идете на работу, болтаете с друзьями, ездите в магазин, чтобы купить продукты к ужину. Вы заправляете машину. Вы зарабатываете деньги и кладете их в банк. Вы оплачиваете счета.
Некоторые системы работают скоординированно, способствуя достижению ваших целей. Другие сводят на нет все ваши усилия. Иногда системы работают самостоятельно, но их совместное функционирование всегда дает лучшие результаты. Вы можете исправить плохо функционирующие системы, вручную настроив их, указав направление для достижения нужных результатов. Вы можете создать полезные системы, забыв о неисправных.
Проанализируйте первичную систему — вашу жизнь. Поймите, что она состоит из подсистем, а каждая подсистема — из субподсистем. Определите свой дальнейший курс, приумножив, расширив и связав основные цепочки. Затем продумайте свой путь к месту, где они сливаются. Вкупе они дают единую первичную систему — вас. Вы система систем! Суть вашей работы, здоровья и отношений заключена в системах. Они скрыты для шаблонного сознания, но в них самих, как и в управлении ими, нет ничего сложного.
Вы видите жизнь четче. Вы на уровень глубже окружающих. В этой четкой реальности вы выделяете, анализируете и совершенствуете свои системы одну за другой. И лучшим вознаграждением за такую работу станут покой и процветание.
Приближаем озарение
Успокойтесь. Устройтесь там, где вас ничто не отвлечет. Поработаем над приближением того волшебного момента, когда вами овладеет системное мышление. Мысленно представьте себе каждый процесс. Помните, у них есть кое-что общее: последовательное протекание во времени. Чтобы представить мир систем, нужно сосредоточиться. Поверьте: оставаясь на глубинном уровне познания и наблюдая за механическими процессами, порождающими события дня, вы скоро привыкнете к такому восприятию жизни. Здесь и сейчас вы откроете то духовное чудо, к которому так стремились.
Оцените механическую реальность. Представьте замкнутый набор последовательных действий, необходимых для того, чтобы на автомобиле добраться из пункта A в пункт Б. (Открыть дверь, сесть в машину, пристегнуть ремень безопасности, вставить ключ в замок зажигания, повернуть, чтобы запустить двигатель, и т. д.) Опишите последовательные шаги (как механические, так и человеческие), которые необходимо выполнить, чтобы найти потенциального покупателя, провести презентацию или совершить сделку. Продумайте процесс собеседования, трудоустройства нового сотрудника и его удержания в компании. Подумайте над тем, как «подпитать» отношения со второй половиной, справиться с болезнью одного из родителей, родить ребенка. Есть еще много таких повседневных процессов: подготовка финансового отчета, написание курсовой, расчистка двора, выброс мусора, стирка и многое другое.
Поразмыслите над механизмами, которые движут вами в материальном мире. Все они состоят из множества отдельных биологических и механических подсистем. Многие из них работают, не требуя вмешательства со стороны, но какими-то вы можете пользоваться неправильно, а какие-то способны усовершенствовать. Используйте воображение, посмотрите вокруг — вы увидите множество последовательностей в движении, которых до этого момента не замечали. Вы поймете, что некоторые из них не особенно важны, а другие существенно влияют на ваше счастье и счастье тех, кто вас окружает.
Все системы переплетаются и влияют друг на друга, но изначально каждая из них — независимая единица. Большинство процессов в вашей жизни происходит автоматически, но некоторые из них вы осуществляете осознанно. Так или иначе, сосредоточиваясь на системах, на которые вы можете влиять, вы поймете, что, связывая их между собой, вы практически всегда сможете достичь большей эффективности.
Вы осознаете это, когда к вам придет понимание, потому что именно в этот момент вы начнете четко различать окружающие вас системы: на улице, в аэропорту, дома и в зеркале. Вы уже не будете существовать в подвешенном состоянии в потоке картинок, звуков и событий. Новое видение станет естественным и непринужденным. Вы удивитесь, почему вы не видели все так ясно раньше. Вы поймете, когда настанет такой момент. Возможно, это происходит прямо сейчас, когда вы читаете эти строки.
