Тамара Воротынцева - Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха
Ситуация, конечно, и комична, и печальна одновременно. И вместе с тем очень наглядно показывает, как результат наших действий напрямую зависит от инструментов, которые мы используем. Вот об этом – об инструментах, при помощи которых одну и ту же деловую ситуацию можно наполнить разными красками, эмоциями и получить разный результат, и пойдет сейчас речь.
Что необходимо для того, чтобы написать убедительное письмо?
• Во-первых, надо предельно четко осознавать цель письма.
• Во-вторых, иметь набор инструментов выразительности и убедительности и уметь ими пользоваться.
С первым вопросом – о цели письма – все не очень сложно. Для того чтобы написать успешное убедительное письмо, необходимо постоянно помнить следующее.
Цель убеждающего письма – не просто дать информацию, но подобрать, выстроить и подать ее таким образом, чтобы в процессе ее прочтения сформировать у адресата интерес и желание откликнуться на ваше деловое предложение.
Ниже я предлагаю вашему вниманию два варианта писем. Они написаны по одной и той же ситуации (одно из них вы уже читали, это письмо корреспондента газеты ко мне с предложением о сотрудничестве). При этом цели у писем разные. Пожалуйста, прочтите эти (достаточно объемные) письма, а после прочтения ответьте на вопросы.
Какое из писем имеет цель проинформировать адресата? А какое – не только проинформировать, но и убедить?
Вариант № 1
Дата: 31 Окт 2009
От: Виктор Иванов
Кому: Тамаре Воротынцевой
Тема: Тамаре Воротынцевой от издания «Новости вузов»
Здравствуйте, Тамара!
Это Виктор Иванов, звонивший Вам с предложением о сотрудничестве.
В продолжение нашего телефонного разговора высылаю Вам названия тем статей, которые планируются к публикации в нашем издании.
1. «Вписание выпускников в корпоративную культуру».
Ключевые вопросы в рамках данной темы:
– В чем суть проблемы несоответствия вчерашнего выпускника вуза корпоративной культуре компании?
– В чем состоят основные критерии идеальной компании в представлении выпускника?
– Какие есть примеры проблем у выпускников из-за несоответствия корпоративной культуре?
2. «Карьерный старт выпускника».
Ключевые вопросы в рамках данной темы:
– Как вчерашнему выпускнику вуза быстро и без вопиющих ошибок понять правильные нормы и модели поведения в компании?
– Как научиться воспроизводить эти модели лучше «старожилов» и тем самым начать свой карьерный рост?
– Что еще можно порекомендовать молодому «начинающему» сотруднику, стремящемуся сделать успешную карьеру?
Тамара, насколько Вам интересно данное предложение? Буду Вам признателен, если пришлете ответ в ближайшее время (2–3 дня). И затем я сообщу Вам о сроках предоставления материалов и требованиях к их формату.
Спасибо!
С уважением,
Виктор Иванов
8-999-999-99-99
Вариант № 2
Дата: 31 Окт 2009
От: Виктор Иванов
Кому: Тамаре Воротынцевой
Тема: Тамаре Воротынцевой от издания «Новости вузов»
Здравствуйте, Тамара!
Это Виктор Иванов. Я звонил и предлагал Вам выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Новости вузов». Спасибо Вам за состоявшийся разговор и за предварительное согласие ознакомиться с моим предложением более подробно!
Темы, по которым нам и нашим читателям было бы интересно узнать Ваше экспертное мнение, это:
1. Вписание выпускников в корпоративную культуру.
2. Карьерный старт выпускника.
Во вложении Вы найдете подробную информацию о темах публикаций, сроках предоставления материалов, требованиях к объему и формату материалов.
Тамара, для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным.
• Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников Ваших тренингов.
• Наш журнал имеет внушительную аудиторию (подписной тираж 30 тыс. экз.). Электронная версия журнала (www.VUZ…) имеет 2200 подписчиков. Ежедневная посещаемость сайта журнала – 7000 пользователей. Поверьте, это очень хороший ресурс для продвижения Ваших программ. Наша аудитория – это выпускники, а также молодежь в возрасте от 18 до 25 лет. По отзывам экспертов, уже сотрудничающих с нами (ниже я перечисляю имена), наше взаимодействие дает хороший имиджевый эффект и повышает степень интереса аудитории к именам и программам экспертов.
• Уверен, что Вы по достоинству оцените тот факт, что в качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду сотрудничающих с нами серьезных профессионалов.
• И наконец, еще один довод в пользу нашего сотрудничества. Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым из наших партнеров) размещать на нашем сайте рекламу программ вашей тренинговой компании. Это позволит Вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о Ваших программах большему числу потенциальных клиентов.
(Образцы размещений рекламы можно посмотреть здесь: www.VUZ…)
Тамара, мне очень бы хотелось, чтобы наше предложение нашло у Вас отклик. Буду признателен, если получу Ваш ответ в ближайшие 2–3 дня.
И далее я мог бы сообщать более детально о сроках предоставления материалов и требованиях к их формату.
С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,
Виктор Иванов.
Я уверена, что вы без особого труда увидели, что при тематической идентичности двух писем второе явно выигрывает по силе воздействия и убеждения.
За счет чего? Давайте разберемся.
Сравнивая письма, мы увидим различие в их объеме, содержании, лексике, стиле, характере.
Все это в общем можно свести к двум различиям:
1) в содержании основной части письма;
2) в форме, стиле подачи информации.
Посмотрим подробнее…
Содержание и порядок его подачи в убеждающем письме
Для того чтобы ваше письмо звучало убедительно для вашего адресата, в нем обязательно должны быть три смысловых компонента.
1. Четкое сообщение о том, что вы предлагаете.
2. Информация о том, какую пользу получит адресат от вашего предложения (какие проблемы сможет решить).
3. Аргументы в доказательство ключевых положений вашего письма.
Посмотрите, именно эти компоненты придают смысловой весомости второму письму.
Таблица 2. Реализация смысловых компонентов в письме
Для того чтобы аргументы и другие положения вашего письма хорошо воспринимались адресатом, обратите внимание на следующее.
Практика успешных случаев утверждает, что при подаче тезисов и аргументов обязательно следует учитывать их количество и последовательность расположения.
• Количество аргументов должно быть не менее трех, но не более семи. Восьмой аргумент «ЗА» может стать первым аргументом «ПРОТИВ».
• Предпочтительная последовательность расположения аргументов должна учитывать особенности восприятия человеком информации.
Человек обычно сосредотачивается на фактах, которые были в начале и в конце последовательности. Поэтому аргументы лучше располагать так (рис. 9).
Рис. 9. Расположение аргументов
Наряду с содержанием письма на силу и степень убедительности влияет также форма, или стиль письма.
Если мы еще раз посмотрим на второе, убеждающее, письмо и попробуем выделить особенности формы подачи информации, то без труда заметим, что в нем активно используются элементы, которые можно назвать «фишками» (по причине их разнородности и определенной несамостоятельности):
• цифры, имена, конкретные ссылки;
• повышенное внимание к личности адресата (неоднократное обращение по имени, указание на исключительность адресата);
• доверительный стиль (выражение личного мнения; использование слов «я», «мы» вместо «наша компания»; употребление эмоционально окрашенной, эмоциональнопозитивной лексики);
• информация об имеющемся позитивном опыте.
Эти моменты не обладают самостоятельной значимостью. Но благодаря их использованию возникает особое звучание письма, обладающее ощутимой силой воздействия.
«Фишки», повышающие убедительность
Фишка первая. Конкретика
Информация по конкретной ситуации:
• цифры;
• даты;
• имена;
• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).
Любое деловое предложение, содержащее конкретную информацию, звучит более убедительно, чем письмо с общими описаниями и фразами.
Сравните:
Используйте конкретную информацию – этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению!
