Илья Мельников - Общение в деятельности менеджера
Заседания касаются коллегиальных органов управления. На заседаниях рассматриваются производственные вопросы и по ним принимаются развернутые решения.
В методике проведения выделяют две части: подготовка и проведение.
Алгоритм подготовки заседания.
1. Повестка дня . Круг вопросов для обсуждения составляется заранее, он соответствует плану работы коллегиального органа управления.
2. Докладчик . По каждому вопросу назначаются лица, которые будут делать основной доклад (сообщение).
3. Комиссия (оппоненты). По каждому вопросу создается комиссия. Перечень вопросов для проверки руководитель утверждает заранее. Комиссия должна изучить вопрос и сделать содоклад к основному докладу.
4. Приглашенные . На заседание, кроме состава коллегиального органа управления, приглашаются лица, которые имеют отношение к рассматриваемому вопросу. Это могут быть и представители других организаций. Такой подход позволяет взглянуть на проблему шире, обсудить различные подходы. Круг приглашенных лиц определяется заранее.
5. Выступающие . Нескольких специалистов заранее просят принять участие в дискуссии. Это позволяет им основательно подготовиться, подумать и внести дельные предложения.
6. Наглядные материалы . Докладчик, содокладчик и выступающие могут подготовить и воспользоваться схемами, графиками, картами, образцами продукции и материалов и другими наглядными пособиями.
7. Проект постановления (решения) готовит комиссия по проверке данного вопроса по согласованию с докладчиком. Наличие проекта не лишает участников заседания права вносить свои предложения.
Проведение заседания имеет свои особенности. Председателю следует придерживаться следующих правил:
1. Регламент . Он утверждается в начале заседания и должен неукоснительно соблюдаться. Все изменения в регламент должны быть согласованы с присутствующими.
2. Перерывы . Через каждые 1,5 часа работы следует делать перерывы для снятия усталости, иначе качество обсуждения будет падать. Традиционно в перерыве подаются чай, кофе, напитки.
3. Разговор по-существу . Председательствующий должен следить за тем, чтобы обсуждение не уходило в сторону, было целенаправленным и конструктивным.
4. Принятие решения . Если проект решения подготовлен качественно, его можно принять за основу. Далее следует обсудить и поставить на голосование все предложения, которые высказывались в ходе обсуждения. Решение должно быть конкретным и персонифицированным. За выполнение каждого пункта решения должен быть определен ответственный.
Если решение содержит персональное поощрение или взыскание, за этот пункт необходимо проголосовать отдельно.
Председательствующий должен осознавать, что решение может быть и не принято. Если решение «сырое», не способное обеспечить достижение цели, его лучше отложить. Для доработки решения в этом случае может быть создана комиссия из заинтересованных лиц.
Деловые совещания и заседания, кроме решения производственных вопросов, влияют на формирование и поддержание профессионального имиджа менеджера в глазах подчиненных и коллег.
Деловые переговоры. Техника переговорного процесса
Переговоры – это способ взаимосвязи между людьми, направленный на достижение соглашения в случаях, когда стороны имеют свои интересы.
Основное предназначение переговоров – с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры – это менеджмент в действии. Они состоят из заявлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать гладко или напряженно, партнеры могут договориться между собой легко или с большим трудом, или вообще не прийти к соглашению. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и принимать специальную тактику и технику их ведения.
По причине разнообразия переговоров невозможно представить их точную модель. А вот обобщенная схема их поэтапного проведения может иметь следующий вид:
– подготовка переговоров;
– проведение переговоров;
– решение проблемы (завершение переговоров);
– анализ и реализация соглашений.
Подготовка деловых переговоров (I этап).
Успех переговоров во многом зависит от того, насколько хорошо участники к ним подготовились. До начала переговоров необходимо:
– четко определить предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;
– предварительно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров должно быть несколько вариантов проектов решения;
– наметить моменты своей неуступчивости, а также вопросы, в которых можно уступить, если возникнет тупик в переговорах;
– определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, предположительно, вызовут наиболее острую дискуссию.
Эффективная реализация переговоров возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров 6удут изучены следующие вопросы:
1) цель переговоров;
2) партнер по переговорам;
3) предмет переговоров;
4) ситуация и условия переговоров;
5) присутствующие на переговорах;
6) организация переговоров.
Проведение переговоров (II этап) .
В теории и практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы: вариационный, интеграции, уравновешивания, компромиссный .
Вариационный метод – способ предложения альтернатив (вариаций). При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию другой стороны) целесообразно выяснить следующие вопросы:
– в чем состоит идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы;
– от каких аспектов идеального решения можно отказаться;
– в чем заключается оптимальное решение проблемы к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам;
– какие аргументы необходимы, чтобы должным образом отреагировать на предложение партнера, обусловленное несовпадением интересов либо их односторонним осуществлением;
– какое вынужденное временное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок;
– какие явно нереальные предложения партнера следует отклонить и с помощью каких аргументов.
