Р. Бедрединов - Управление операционными рисками банка: практические рекомендации
6.7.3. Стандарты целевой организационной структуры банка
Банк отмечает особую важность назначения его целевой организационной структуры. Отсутствие зафиксированной целевой организационной структуры, системы её коррекции и контроля её достижения, системы мотивации и культуры достижения этих целей банк определяет как системообразующий высокий операционный риск, который влечет неэффективность управления всеми банковскими процессами и неэффективность их исполнения (в соответствии с требованиями п. 3.1).
Банк применяет следующую классификацию его подразделений:
• бизнес-подразделения;
• сервисные подразделения;
• аутсорсинговые подразделения;
• территориальное деление с учетом функционального подчинения.
6.7.3.1. Особые условия построения организационной структуры банка.
Банк формирует адекватную управленческую и организационную структуру, исключающую возникновение конфликта интересов по следующим параметрам:
6.7.3.1.1. Полномочия подразделения должны быть функционально отделены от полномочий других подразделений банка.
Ввод нового подразделения, его упразднение, изменение его компетенции не должны вызывать неконтролируемое оставление каких-либо процедур без их исполнителей или вызывать неконтролируемое дублирование функций других подразделений. В этой связи все изменения организационно-штатной структуры должны проходить предварительный анализ и согласование с подразделением, ответственным за сервис продуктово-процессной структуры и ведение матрицы полномочий (с подразделением указанным в п. 6.7.2.2).
6.7.3.1.2. Полномочия банковского надзора и контроля должны быть отделены от функций исполнения процессов (поднадзорных полномочий):
• внутренний контроль и аудит;
• управление операционным риском;
• безопасность;
• комплаенс;
• управление рыночными рисками и рисками ликвидности;
• управление кредитными рисками;
• принятие решений об установлении лимитов на операцию, сделку, группу операций, контрагентов;
• принятие решений о заключении нетиповых договоров.
«Надзорные» подразделения (исполняющие перечисленные функции), не должны исполнять поднадзорных операций и не должны подчиняться руководителям, курирующим организацию поднадзорных функций.
6.7.3.1.3. Полномочия координации функции по банку должны быть отделены от полномочий исполнения этой функций на местах.
Для каждого регионального подразделения и сотрудника (соответственно в положении о подразделении и должностной инструкции) должен быть обозначен департамент, координирующий его деятельность (в том числе для исполнительских подразделений и сотрудников, находящихся в регионе присутствия департаментов).
6.7.3.1.4. Полномочия Фронт, Мидл, Бэк[62] должны быть отделены от других функций и друг от друга.
Банк стремится к тому, чтобы Фронт, Мидл, Бэк были обособлены друг от друга, в том числе так чтобы Фронт или Бэк взаимодействовали только через Мидл. Для исключения проведения операций без должного оформления указанные функции в банке должны быть представлены обособленными руководителями, занимающими равноценные должности на уровне региональных подразделений / филиалов и равноценные должности на уровне Правления (банка в целом).
В каждом положении о подразделении и должностной инструкции (если они касаются подразделений и сотрудников Фронт, Мидл, Бэк) должен быть обозначен соответствующий статус этого подразделения / должности – «эта должность или подразделение выполняет функции Фронт» или Мидл, или Бэк.
У одного сотрудника не может быть совмещение одновременно двух и более функций (Фронт, Мидл, Бэк).
6.7.3.1.5. Полномочия контроля значимых операций должны быть отделены от полномочий исполнения этих операций.
Следующие операции осуществляются с контролем и акцептом[63] как минимум еще одного сотрудника, специально уполномоченного на контроль и акцепт такой операции (перечень операций может быть изменен комитетом):
1. Списания средств со счета, осуществляемые по документарным платежным документам.
2. Выдача, прием, передача денежных средств, ценных бумаг и иных активов.
3. Изменение персональных данных клиентов (прежде всего образца подписи; фотографии; контактного номера телефона, в т. ч. мобильного телефона, который может использоваться банком для проверки правомочий лица; отпечатка пальца (если банк фиксирует такие персональные данные)).
4. Обращение клиента за получением нового кредита, кредитной карты, иной ссуды (с целью исключения мошенничества со стороны сотрудников банка).
5. Согласование договоров.
6.7.3.1.6. Рабочие места сотрудников, осуществляющих аналитическую работу (программисты, аналитики, методологи и т. д.) должны быть отделены от рабочих мест иных сотрудников и от потенциальных отвлекающих факторов.
Банк ведет учет должностей сотрудников, чья работа требует глубокой умственной сосредоточенности, не допускающей отвлекающих факторов (программисты, аналитики, методологи и т. д.). Для таких сотрудников нежелательно размещение в пространствах открытого типа, размещение с сотрудниками с «шумной» деятельностью (т. е. часто ведущих совещания, переговоры, в т. ч. телефонные), в местах передвижения людей[64].
Для мест размещения таких сотрудников должны применяться специальные правила поведения (в т. ч. использования технических и переговорных устройств), которые обеспечивают тишину и минимизацию отвлекающих факторов (как в читальных залах библиотек). Контроль за соблюдением этих правил возлагается на ответственных лиц.
6.7.3.2. Сервисная среда обслуживания организационной структуры банка.
Банк обеспечивает сервисную среду, которая поддерживает эффективность организационной структуры банка, а также её соответствие стратегическим целям банка. Для этого назначается ответственное подразделение, которое:
• разрабатывает порядок назначения целевой организационной структуры с учетом территориальных и аутсорсинговых особенностей, организует её определение на горизонт 5 лет (с учетом стратегических целей банка и инициатив подразделений), разрабатывает соответствующий план-график ввода или упразднения подразделений с учетом планируемых территориальных и аутсорсинговых изменений на горизонт 5 лет и контролирует его исполнение;
• разрабатывает порядок ввода / упразднения подразделений, определяет формат положений о подразделениях и должностных инструкций;
