Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе
Всегда лучше обсудить вопрос компенсаций до деловой поездки. Гораздо проще обсудить это в процессе планирования, чем впоследствии ставить руководство перед фактом.
Учитывайте разницу в стилях работы своих коллег. Вы сможете многому научиться, наблюдая за тем, как более опытный коллега общается с клиентами и потенциальными инвесторами.
Общение с потенциальными клиентами
На торговой выставке люди оценивают компании, останавливаясь у стендов. Это означает, что для вас вдвойне важно следовать правилам делового этикета в процессе демонстрации своего продукта или рассказа об услугах. Встречаясь на стенде с потенциальными покупателями или клиентами, следуйте общим правилам:
• Одевайтесь так, словно вам предстоит встреча с важным клиентом в офисе.
• Разговаривая с гостями стенда, всегда вставайте.
• Обменивайтесь рукопожатием с каждым новым гостем.
• Проявляйте интерес к гостям.
• Уделяйте гостям все свое внимание.
Самое сложное во время работы на выставке – общение сразу с несколькими гостями. Вы должны сделать это так, чтобы не обидеть ни одного из них. Держите визитки наготове, чтобы сразу же вручить их гостям, дожидающимся своей очереди. Поступайте так же, как с теми, кто ожидает телефонного разговора на другой линии: извинитесь перед тем, с кем вы беседуете, повернитесь к вновь пришедшему, вручите ему визитную карточку и скажите: «Вы не могли бы немного подождать? Через минуту я буду в вашем распоряжении». Если видите свободного коллегу, направьте гостя к нему. А при возможности попробуйте договориться о встрече чуть позже.
Даже если с гостем вы ведете чисто светскую беседу, не следует подключать к ней других – разве что подобный шаг подсказывает вам интуиция. Лучше всего уделить каждому из гостей свое безраздельное внимание. То же самое относится и к демонстрации продукта. Если кто-то стоит и наблюдает за процессом, это совершенно нормально. Но ваша демонстрация должна быть ориентирована на того человека, с которым вы общаетесь в данный момент. В то же время дайте понять другому гостю, что, закончив, вы готовы будете уделить свое внимание ему.
«КАК ПРОЙТИ В КАФЕ?»
Учитывая количество людей, которые каждый день будут проходить мимо вашего стенда, вам неизбежно придется отвечать на вопросы о том, как пройти в туалет, кафе или бюро забытых вещей. Да и информационный стенд многим найти бывает нелегко.
Самый разумный подход – вежливо и точно ответить на вопрос, даже если вас спрашивают о том, как пройти к стенду конкурентов. В первый же день познакомьтесь со схемой этажа. Пройдитесь по территории со справочником в руках.
А впоследствии держите справочник под рукой. Когда люди, у которых не окажется такого справочника, спросят у вас, как пройти к стенду той или иной компании, загляните в справочник и вежливо ответьте. Подобное внимание к постороннему человеку может положить начало беседе – и заинтересованности вашим продуктом.
Не забывайте собирать информацию о гостях. Скорее всего, у вас будет устройство, сканирующее бейджики, но не вредно будет попросить и визитную карточку. Неплохо было бы выяснить, когда и как можно связаться с гостем, проявившим заинтересованность. При первой же возможности сделайте пометки на полученной визитке или в сканере, чтобы не забыть важную информацию о госте. Впоследствии ее можно будет использовать для персонализации общения.
Общение с другими участниками выставки
Если вы регулярно бываете на торговых выставках, то, скорее всего, уже знакомы со многими представителями других компаний. Хотя вам наверняка захочется с ними пообщаться и, возможно, встретиться вечером, помните, что главная ваша задача – привлечь клиентов и заинтересовать их бизнесом собственной компании. Чем меньше времени вы проводите со старыми друзьями, тем больше времени сможете уделить потенциальным покупателям.
После выставки
Конечно, вы можете позвонить потенциальному клиенту, который показался вам особо перспективным, но, скорее всего, решите написать ему по электронной почте. Напишите личное письмо каждому перспективному покупателю как можно быстрее – самое позднее через неделю после выставки. Напишите, как приятно вам было пообщаться с этим человеком, выразите надежду на то, что его интерес к вашему продукту когда-нибудь приведет к взаимовыгодному сотрудничеству. Упомяните о неслужебной теме, которую вы обсуждали на выставке, – например, рождение внука. Это сделает ваше письмо более личным и позволит выделиться на общем фоне. Не забудьте включить название своей компании и упоминание о выставке в строку «Тема», потому что адресат может не вспомнить ваше имя: «Акме Дайнамит»; 2016 конференция «Минералы и горнодобывающая промышленность».
РАЗВЛЕЧЕНИЯ
Поскольку поездки на конференции и выставки обычно бывают связаны с посещением других городов или даже курортов, то в них всегда присутствует элемент развлечения. Часы, проведенные вместе, способствуют общению – и необязательно во время вечерних развлечений. Многие компании, участвующие в выставке, арендуют для своих сотрудников специальные помещения, где они могут расслабиться и отдохнуть. В таких зонах могут быть бесплатные закуски, напитки, иногда даже выступают ди-джеи. К числу стандартных развлечений относятся также гольф, групповые экскурсии, посещения ресторанов и шоу.
Конечно, развлечения являются важной частью любого подобного мероприятия, но не стоит слишком увлекаться. Конечно, не нужно быть угрюмым домоседом, но не забывайте, что ваше поведение отражается на вашей компании – как во время работы, так и во время отдыха. Не забывайте: то, что случается в Вегасе, не всегда там и остается.
ПОЕЗДКИ С СУПРУГАМИ
Всегда очень приятно, когда на конференцию или выставку можно поехать вместе с партнером или супругом – за счет компании или за личный счет. Чтобы сразу расставить все точки над «и», познакомьте партнера с расписанием мероприятия. Он должен понимать, когда вы будете заняты, на каких мероприятиях ему можно присутствовать и каковы требования дресс-кода. Внимательный партнер или супруга заранее познакомятся с темой мероприятия, чтобы впоследствии иметь возможность участвовать в беседах. Подобные усилия показывают, что истинная цель мероприятия для вас по-настоящему важна.
Хотя жены, мужья и близкие днем могут заниматься собственными делами, на организуемых компанией вечерних мероприятиях и приемах они обязаны присутствовать. Те же вечерние мероприятия, которые не спонсируются компанией – посещения клубов или поездки в какие-то интересные места, – не являются обязательными ни для самих участников, ни для их партнеров. Танцы до упаду в модном ночном клубе всю ночь напролет могут запомниться вам на всю жизнь – но у подобного времяпрепровождения бывают последствия. Не забывайте, что на следующий день вам придется принимать участие в деловых встречах и семинарах.
ВЕЧЕРНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Иногда вас будут приглашать на вечерние мероприятия самого разного рода – от обычных вечеринок до абсолютно официальных благотворительных приемов. Вы должны заранее подготовиться к подобному и представить себя и свою компанию в наиболее выгодном свете. Конечно, чаще всего такие мероприятия устраиваются просто для развлечения, тем не менее за ними всегда стоят определенные компании.
RSVP. Не забудьте ответить на приглашение или получить пригласительные билеты. Нет ничего более неприятного, чем прийти и понять, что вы забыли купить или забрать билеты и вашего имени нет в списке гостей.
Оденьтесь соответственно. Убедитесь, что вы точно представляете себе дресс-код мероприятия. Можно позвонить организатору и уточнить эту информацию у него. У вас должно быть достаточно времени для подготовки соответствующего костюма. Если мероприятие формальное – например благотворительный бал, – не стоит являться туда одетым слишком свободно.
Не забудьте. Не забудьте захватить визитные карточки и, возможно, чековую книжку (если планируются благотворительные пожертвования).
«ПОМОГИТЕ! Я ЗАСТРЯЛ!»Вы пришли на вечеринку и начали общаться с гостями. Очень скоро у вас завязывается разговор с неким Джоном Уиндбэгом. Он говорит и говорит, и вы никак не можете от него отделаться. Что же делать в такой ситуации?
Можно извиниться и отойти, чтобы положить себе закусок или что-нибудь налить. Но ведь и ваш не в меру разговорчивый собеседник может последовать за вами к бару. Лучше всего быть честным.
Улучив момент, скажите: «Джон, мне очень приятно с вами беседовать, но мой начальник хочет, чтобы я общался и с другими гостями тоже. Мы можем вернуться к этому разговору позже. Я был очень рад с вами поговорить». Улыбнитесь и отправляйтесь к другим гостям.
