Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе
Наш вам совет: лучше предотвратить болезнь, чем ее лечить. Проверьте все несколько раз, прежде чем отправлять документ в мир. Особенно важно это для электронных писем, которые улетают в мгновение ока. Если вы пишете официальное письмо или отчет, попросите коллегу просмотреть документ свежим взглядом (и не забудьте об ответной услуге, когда аналогичная помощь понадобится ему).
ОСТЕРЕГАЙТЕСЬ АВТОМАТИЧЕСКОЙ ПРОВЕРКИАвтоматические средства текстовых редакторов весьма полезны, но не следует полагаться на них целиком и полностью. Порой достаточно пропустить одну букву, чтобы слово осталось орфографически правильным, но приобрело совершенно иной, зачастую оскорбительный, смысл.
ПРАВИЛЬНО СОСТАВЛЕННЫЕ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Старомодные личные деловые письма – написанные на белоснежной, высококачественной бумаге, запечатанные в конверт и доставленные по почте или лично – остаются самым впечатляющим средством упрочения репутации вашей компании. В письме есть достоинство, которым не обладают электронные письма и документы, пересланные по факсу. Электронные письма и факсы пишутся наскоро, их можно сравнить с телефонными звонками. Настоящее же письмо говорит о том, что человек о нем думал, затем писал его от руки или печатал, несколько раз изменял и редактировал… Другими словами, отправитель не пожалел на него своего времени – то есть самой большой ценности. И все для того, чтобы сообщить что-то получателю.
Печально, что сегодня многие бизнесмены считают написание деловых писем тяжелой обязанностью. Так быть не должно.
Стандартная форма делового письма
Как правило, стандартное деловое письмо имеет формат блока или модифицированный формат блока. Формат блока наиболее распространен. Текст письма выравнивается по левому краю. В модифицированном формате дата и заключительная часть располагаются по центру, а адреса получателя и отправителя, приветствие и текст письма выравниваются по левому краю.
В обоих вариантах текст письма разбивается на абзацы, которые отделяются друг от друга двойным интервалом. Внутри абзацев красной строки нет. Части письма отделяются друг от друга одним интервалом. Между заключительной частью и своим именем следует оставить четыре интервала, чтобы хватило места для подписи.
Используйте стандартный шрифт Times New Roman или Cambria 12. Такие шрифты смотрятся профессионально, и читать набранный ими текст проще, чем при использовании рубленых шрифтов типа Arial или Verdana. Шрифт письма должен сочетаться (хотя и не обязательно совпадать) с шрифтом и размером шрифта шапки бланка. Минимальные боковые поля составляют один дюйм, минимальные верхнее и нижнее поля составляют полтора дюйма. Поля должны соответствовать шапке бланка и графическим элементам.
Стандартные части делового письма
Стандартное деловое письмо состоит из следующих частей.
Адрес отправителя
Если вы не использовали личный бланк или бланк компании, где уже напечатан адрес, начните письмо с этой информации. В письме должны обязательно содержаться следующие сведения: название компании, почтовый адрес, город, штат, почтовый индекс. Свое имя и должность указывать здесь необязательно – они будут помещены в заключительной части.
Дата
В этом разделе нужно указать месяц, день и год, когда было написано или отправлено письмо. Месяц следует написать прописью, а все числа – цифрами (1 января 2018 года, а не 1 янв. или 1-е января). Дата располагается слева или в центре, через интервал после адреса получателя и через два-шесть интервалов после шапки бланка.
ПИШИТЕ АГРЕССИВНО, А НЕ ПАССИВНОДеловое письмо должно быть четким и прямым. Не советуем использовать пассивный залог, когда глагол выражает не действие субъекта, а воздействие на него. Пассивный залог повышает значение дополнения, превращая его в подлежащее. Вот несколько примеров:
Активный залог: В последнем квартале отдел продаж продал 420 единиц. (Подлежащее: отдел продаж.)
Пассивный залог: Четыреста двадцать единиц было продано в последнем квартале отделом продаж. (Подлежащее: единиц)
Активный залог: Руководство примет все необходимые решения. (Подлежащее: руководство.)
Пассивный залог: Все необходимые решения будут приняты руководством. (Подлежащее: решения.)
Активная форма делает ваше письмо более убедительным и сильным.
Документ для ссылки
В некоторых письмах приходится ссылаться на другой документ, счет, заказ или полис. Такие ссылки обычно указываются прямо под датой. Они также могут располагаться по центру страницы. Если письмо занимает несколько страниц, ссылка располагается на каждой странице с левого края, как и первая строка.
Особые пометки
При необходимости в письме могут содержаться особые пометки о доставке – «заказная почта», «срочная почта» – или инструкции по вручению – «личное» (то есть вскрыть и прочесть письмо может только адресат) или «конфиденциальное» (письмо для адресата и доверенных лиц). Эти пометки печатаются прописными буквами в левой части листа. Пометки по вручению документа также печатаются прописными буквами на лицевой стороне конверта.
Внутренний адрес получателя
Внутренний адрес обычно пишется под строкой даты. Когда письмо адресуется конкретному человеку, внутренний адрес должен содержать следующую информацию:
Учтивое обращение и полное имя адресата. Обращаясь к женщине, которую вы не знаете, пишите: «Мисс». Если по имени трудно определить пол получателя (Пэт, Джин, Лесли, Алекс, Хиллари и Линн), то советуем позвонить в фирму адресата, чтобы уточнить эту информацию и избежать неловкости. Проблему представляют и иностранные имена. Если вы не можете точно узнать пол адресата, то должны опустить титул учтивости и приветствие («Джин Уайт» или «Уважаемый Джин Уайт»). Конечно, это неудобно, но все же лучше, чем невольное оскорбление. Используйте титулы выборных лиц, военных, врачей и священнослужителей. Если получатель имеет докторскую степень, вы можете обратиться к нему «Доктор Смит» или «Джон Смит, доктор философии». К врачам можно обращаться «Доктор Смит» или «Джен Смит, доктор медицины». В деловой переписке используйте профессиональные сокращения, а не титулы учтивости.
Должность адресата (если требуется). Если человек занимает в компании несколько должностей, выбор всех или только одной будет зависеть от цели письма и предпочтений адресата. Не заменяйте название должности титулом учтивости. Адресуйте письмо «Господину Ричарду Ламберту, президенту «Альфа Компани», а не «Президенту Ричарду Ламберту».
Название компании. Столь же важно точно написать название компании или организации. Обратите внимание на то, пишутся ли слова «компания», «корпорация» или «инкорпорейтед» целиком или в сокращении; есть ли в названии компании запятые, дефисы, точки или амперсанты; не соединяются ли слова воедино; какие буквы в названии прописные, а какие строчные. Чтобы точно узнать это, возьмите бланк компании, просмотрите корпоративные публикации, загляните на сайт компании или в телефонный справочник.
Полный адрес. В адресе все цифры пишутся цифрами, если только они не являются названием здания (Уан Таун Плаза). Как правило, номера улиц тоже пишутся цифрами (123 Восточная 17-я улица), хотя номера с Первой до Двенадцатой часто пишутся прописью. Советуем писать прописью любые цифры, которые могут породить путаницу. Названия городов пишутся полностью. Исключение составляют общепринятые сокращения (Ст. – Луис). Названия штатов можно написать целиком или указать двухбуквенное почтовое сокращение перед почтовым индексом. Иностранные адреса должны соответствовать стандартам страны, где находится адресат.
Когда письмо адресуется в компанию или организацию, в адресе должна содержаться следующая информация:
• Полное название компании, фирмы или организации
• Название отдела, если необходимо
• Полный адрес
Вниманию… Если вы пишете в компанию или какой-то отдел компании, можете включить дополнительную строку, в которой указывается, кому именно следует передать письмо («Вниманию: господина Бенджамина Хейеса» или «Вниманию: начальника отдела социального страхования»). Эта строка располагается под адресом и над приветствием. Приветствие адресуется компании или отделу.
Приветствие
Приветствие является важной частью делового письма. Чаще всего достаточно простого «Уважаемый господин/госпожа…» или «Уважаемый доктор…». После обращения ставится двоеточие. В деловом письме адресата следует приветствовать точно так же, как вы это делаете в личном общении. Использовать имя адресата в деловом письме можно только в том случае, если вы хорошо знаете этого человека или договорились обращаться друг к другу подобным образом. Если у вас есть какие-то сомнения, выбирайте более официальное обращение. (Полная таблица форм обращения приведена на стр. 305.)
