Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности
Создание МПТ
В основе МПТ лежит принцип: руководитель должен бóльшую часть времени направлять бизнес к независимости и непрерывному росту. Капитан чартерного корабля или специалист по очистке труб может сократить 80-часовую рабочую неделю до 40 часов, а позже и вовсе тратить на работу пару часов в неделю. Правильное применение принципов МПТ позволяет человеку сойти с корабля (или спуститься с крыши) и превратить работу в бизнес, самостоятельную золотую жилу с собственной стоимостью. Тем, кто занимает руководящую должность, такая стратегия поможет ускорить карьерный рост.
Запомните: участие в производственном процессе отвлекает от того, что действительно нужно делать для достижения свободы и контроля. Для соблюдения принципов МПТ на протяжении всего дня постоянно задавайте себе вопрос: как я могу делегировать или автоматизировать функции, необходимые для производства продукта или выполнения работы, чтобы эффективность оставалась максимальной?
Управление кораблем при помощи БПТ и МПТ
Сейчас в своем бизнесе я капитан. Он весьма прибыльный, а мой БПТ посвящен главным действиям, направленным на получение долгосрочной прибыли (задачи МПТ). Это рассмотрение и внесение предложений по совершенствованию, проведение периодических собраний с сотрудниками для выяснения, нужны ли им консультация или дополнительные средства, а также выработка концепций и планирование. Другие задачи включают обработку платежей (я продумываю все возможные расходы в будущем), ведение сайта и блога (потому что мне нравится этим заниматься, да и лучше других удается обеспечивать соответствие маркетинговой политики моим идеям и убеждениям). В те редкие минуты, когда я уделяю время бизнесу, бóльшая часть работы соответствует принципам МПТ. И, конечно, я уже не отвечаю на звонки и не передаю депозиты в банк.
Если вам кажется, что вы выбились из собственного БПТ, то можно сосредоточиться на задачах МПТ, которые направлены на улучшение и развитие ваших бизнеса и жизни. С энтузиазмом или через силу, но вы должны двигаться в направлении основных целей: создания бизнеса или карьерного роста в соответствии с разработанными документами. В течение дня сохраняйте МПТ как можно дольше, но помните, что во всем важна мера. Не стоит гореть на работе. Не забывайте про личную жизнь.
Как только вы заметите, что тратите на работу меньше времени, вы захотите еще более эффективно использовать БПТ и МПТ. Это и есть цикл возрастающей эффективности. Впоследствии, возможно, вы сами решите написать книгу или достать запылившийся мольберт и снова начать рисовать. У вас появится много времени для таких занятий.
А пока будьте начеку!
Как только дело получает новый оборот, уже нет пути назад. Вы поймете, что на вас лежит ответственность; вы создаете что-то хорошее. Вам больше не стать жертвой обстоятельств! Но именно сейчас будьте начеку. Вы еще не до конца усвоили новые привычки, а старые пока не изжили. Если молниеносное прозрение «вся моя жизнь состоит из систем!» до сих пор не пришло к вам, в вашем распоряжении — лишь хорошая теория. Тогда, возможно, стоит перечитать часть I.
Но даже после прозрения иногда вам придется потрудиться. Особенно когда ваши силы на исходе. На формирование новой привычки уходит порядка восьми недель, поэтому дайте себе время. Но потом снова появятся положительные результаты, и тогда на вашу мотивацию будет влиять еще и здравый смысл — самый сильный фактор в мире.
Цените жизнь здесь и сейчас
Я пишу эти строки. Сегодня среда, ноябрь. Уже полдень, я работаю восемь часов, но до сих пор полон энергии. Это один из редких случаев, когда БПТ на максимуме (может, потому, что сегодня я работаю как раз над этой темой). Я еще немного поработаю, а потом включу iPod и подровняю лужайку, потому что эти два занятия помогают расслабиться и приносят удовольствие. Потом мы с Линдой прогуляемся по округе, посмотрим фильм и сходим куда-нибудь поужинать.
В дзен-буддизме есть пословица: «До просветления рубишь дрова, носишь воду. После просветления рубишь дрова, носишь воду». Она идеальна. Серьезно. Ведь мы погружаемся в простые механизмы, которые включают то, что нужно сделать прямо сейчас: создать, настроить и поддерживать системы. Рубите дрова, носите воду. Иногда мы говорим друг другу: «Вот оно!» Это простой и отличный способ напомнить себе, что мы живем так, как представляли себе. Нет смысла скучать по другой жизни. Наша жизнь реальна настолько, насколько возможно, когда мы соглашаемся с тем, что все хорошо. И неважно, кто мы и чем занимаемся. Это происходит здесь и сейчас, это есть! Все остальное нереально. Это либо воспоминания, либо догадки. Чтобы не упустить моменты жизни во время работы над системами, мы немного отойдем от дел, чтобы отметить то, что есть прямо сейчас, и будем благодарны.
Оплачиваемые отгулы и момент купли-продажи
В Centratel мы исходим из следующего допущения: оплачиваемые отгулы предназначены для поощрения сотрудников, и это привилегия, которая побудит их продолжить работу у нас. А работать на компанию значит выходить на работу! Итак, наша компания столкнулась с проблемой почасовой системы подсчета оплачиваемых отгулов. В теории звучит прекрасно, на деле она ужасна.
Во-первых, сложно подсчитывать часы отсутствия. Правильно ли менеджеры учитывали их и передавали ли сведения об этом в бухгалтерию? Добавил ли оператор часы своего вчерашнего отсутствия к оплачиваемым отгулам? И сколько еще часов он может использовать? Ведется ли точный подсчет оплачиваемых часов отсутствия новой сотрудницы после окончания ее 90-дневной стажировки? В любом случае наша система подсчета требовала слишком много времени на ведение учета и записи.
Во-вторых, сотрудники начали использовать часы отгулов не совсем в тех целях, в которых было задумано. Мы разработали систему, чтобы один-два раза в год люди могли не выходить на работу, заранее запланировав отгул. Мы выделяли такие дни на случай плохого самочувствия или похода к врачу. Но большинство сотрудников использовали часы сразу же по мере их накопления, заблаговременно не предупреждая об отсутствии: несколько часов сегодня, несколько часов завтра. Не раз отгул объяснялся отговоркой: «Я не очень хорошо чувствую себя сегодня. Кажется, у меня накопилось достаточно часов, чтобы взять выходной. Позвоню-ка я на работу и сообщу, что не выйду сегодня по болезни». Позже оказывалось, что у сотрудника не было достаточного количества часов, чтобы взять выходной, и он не отрабатывал недельной нормы в 40 часов. Для сотрудника это заканчивалось снижением заработка, а для Centratel — нехваткой работников.
В-третьих, ошибки в комплексном управлении неизбежно вели к предоставлению сотрудникам слишком большого числа отгулов. И с годами это привело к значительным снижениям итоговых показателей компании. Что же делать? Мы сразу отказались от всех существующих процессов и ввели новую, гораздо более простую систему. Ключом к разработке новой политики стал принцип купли-продажи: мы перестали накапливать отгулы. Вместо этого мы платили по часам. На основании количества часов, отработанных в определенный период, наша система бухгалтерского учета автоматически определяет оплачиваемые часы отгулов и включает их отдельной строкой в качестве дополнительной выплаты. Больше нам не приходится вести записи вручную.
Могут ли сотрудники брать отгулы? Да, по мере необходимости. Но они знают, что часы отгулов оплачены наперед, а значит, за свое отсутствие денег они уже не получат. Теперь, когда заработок сотрудников зависит от их присутствия в офисе, уровень самовольных прогулов снизился на 90%, сократилось количество бумажной работы и больше нет путаницы. Решение с позиции стороннего наблюдения сверху? Безусловно.
ГЛАВА 20
Кольцевые развязки в Пакистане
«Неразбериха» есть слово, которое мы изобрели для обозначения непонимаемого нами порядка.
Генри Миллер[43]
В пакистанском городе Лахор кольцевая развязка — эпицентр водительской жизни. Как и везде, она объединяет транспортные потоки из нескольких направлений и затем разводит их в разные стороны. Однако пакистанские развязки отличаются от более цивилизованных транспортных узлов на Западе, поскольку у каждого водителя свои неписаные правила: «Заезжай, но будь внимателен! Мне плевать, чего ты хочешь. Ты мне мешаешь! Победит лучший, и знай, что это буду я!» Вождение здесь осуществляется на уровне инстинктов.
А ведь эти развязки очень красивы: сложные, закрытые и невероятно динамичные системы, глядя на которые наблюдатель может понять, как работают другие социальные механизмы в странах третьего мира. Моя любимая развязка занимает огромную территорию и состоит из пяти кольцевых дорожных линий, где каждый автомобиль движется по кругу по разбитой проезжей части.
