Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности
3. «Методы работы». Вместо бесконечного «тушения пожаров» вы будете тратить больше времени на создание огнеупорной окружающей среды. Производственными инструментами станут «Методы работы». Это набор стандартов, которые обрисуют функционирование систем вашего бизнеса. (В личной жизни «Методы работы» не нужны, хотя сама концепция должна сопровождать вас всегда.) Они краткие, лаконичные и создаются вами и другими сотрудниками, коллегами и руководством, 95% методов будут представлены в виде последовательности шагов, оставшиеся 5% — в форме повествования. (На самом деле «Основные принципы работы» — те же «Методы работы», но в описательной форме.) Каждому процессу соответствует свой документально оформленный метод. Как и в случае с «Основными принципами», вы будете разрабатывать «Методы» сразу после составления документа «Стратегическая цель». Вы начнете с самых проблемных, важных процессов, а затем будете прорабатывать десятки, если не сотни, второстепенных, в зависимости от сложности бизнеса, работы или профессии. Но даже на начальном этапе это не займет весь день. Если у вас есть подчиненные, помните, что здесь работает стратегия «снизу вверх»: научите лучших сотрудников быть на подхвате. Разработанные на основе вашего опыта и корректируемые в соответствии с изменяющимися обстоятельствами «Методы работы» неустойчивы и подвижны (см. примеры в разделе приложений).
Требования образа жизни
Образ жизни накладывает свои требования. Это задачи, которые необходимо выполнить. Это четкие требования, а не что-то, что можно сделать, «когда дойдут руки». Для формирования желаемого образа жизни нужно выполнить эти задачи, хотите вы того или нет. Неважно, насколько тяжела задача и насколько сильно ваше нежелание ее выполнять. Как только вы сделаете нужные шаги, все ваши усилия окупятся сторицей! Постоянно держите в голове установку: мне вовсе не обязательно должно нравиться то, что нужно сделать. Это просто нужно сделать. Девять из десяти человек не понимают этого. Они скорее рассуждают так: «Если мне не нравится то, что я делаю, значит, я делаю что-то не так». Это тупик.
Документы, которые вы создадите, станут вашими пособиями по механике бизнеса. Но есть еще кое-что важное. Все эти документы материальны и определяют вашу реальность. Имея такие письменные руководства, вы возьмете работу и будущее в свои руки. Каждый день вы будете видеть цели и методы их достижения. Это станет своеобразным напоминанием о том, что нужно придерживаться выбранного курса. Всегда помните, что импульсивные мысли, желания и надежды призрачны и могут сбить вас с пути. Документация же реальна, и она поможет вам двигаться в нужном направлении.
Контрольная документация в первой версии вовсе не должна быть идеальной. В ней допускаются грамматические ошибки, неправильная структура предложений, они могут быть краткими. Важно уже то, что вы будете создавать и применять ее. Просто начните! Привести ее в порядок вы сможете позже.
Эмоциональные потрясения
Став надежной почвой у вас под ногами, эти три документа помогут вам устоять даже при самых сильных потрясениях. А какие потрясения больше всего мешают вам развиваться? Ваши эмоции.
Документация расставит все по местам, приблизив вас к тому моменту, когда ваша жизнь окажется у вас под контролем: ваши убеждения о том, как функционирует этот мир, что для вас важно, каковы ваши цели и пути их достижения, методы работы. Благодаря этому в случае неизбежных эмоциональных потрясений, свойственных человеку, ваше движение вперед приостановится совсем ненадолго. Применяя эту методику, вы сведете к минимуму последствия ваших личных потерь времени. В такие периоды прогресс замедлится, но это все равно будет прогресс.
Принципиальный момент: взгляд со стороны
Временами по разным причинам вам будет казаться, что вы тонете. Но документация поможет вам выплыть на поверхность, не успев захлебнуться.
«Стратегическая цель», «Основные принципы» и «Методы» — ваши маяки. В тяжелые времена они напоминают, что бизнес — система систем, что достаточно внести определенные изменения во внешние или внутренние подсистемы. Если вы выбились из сил и вас одолевают негативные эмоции, у вас под рукой уже есть руководства к действию. Они вернут вас на верный путь или, по крайней мере, не дадут значительно отклониться от курса. Как говорил Мик Джаггер: «Заходи далеко, если сможешь вернуться».
Когда вы осознаете, что смотрите на свое временное подавленное состояние со стороны, вы поймете, что достигли большего уровня контроля. Это когнитивный самоконтроль: способность анализировать и менять свое мышление, глядя на себя со стороны. Вы увидите свои мысли как механизмы: отдельные, осязаемые единицы, такие же, как и любой механизм подконтрольной вам системы.
Ваше новое видение покажет вам, что причины потерь времени просты: дефицит сна, повышенный уровень сахара в крови, чрезмерная загруженность, слишком частый просмотр телевизора, неприятные люди, мрачная окружающая обстановка, последствия приема медикаментов и многое другое. Посмотрите на эти факторы со стороны, чтобы увидеть их такими, какие они есть. В следующий раз устраните или сведите к минимуму их воздействие, чтобы впредь они не высасывали из вас энергию и не загоняли в депрессию.
Лично меня быстрее всего истощает усталость. Каждый день с часа до двух пополудни я отдыхаю умственно и физически: или сплю, или действую размеренно, понимая, что мой организм, как и умственные процессы, истощены. В это время я никогда не принимаю важных решений и не берусь за деликатные вопросы. К 16 часам я снова прихожу в норму. Определите циклы своего организма и поработайте над ними.
Бури преступного разума
Преступник отчасти понимает основные принципы механики этого мира, возможно, даже лучше, чем среднестатистический законопослушный гражданин. В классическом понимании преступник вырабатывает систему: он видит детали, анализирует механизмы и, не задумываясь о других, управляет ими ради личной выгоды. Да, он подходит к жизни со злым умыслом, но нельзя отрицать, что при этом он использует системный подход.
Преступные деяния — безнадежная игра, потому что это ошибки в механизме общества, который так или иначе автоматически стремится устранить неполадки. Задумайтесь о рецидивисте, который движется по замкнутому кругу, отвергая общепринятые нормы поведения. Он пользуется незащищенностью компонентов системы и получает маленькую наживу. Поскольку социальная система непременно регулируется, возмездие настигнет преступника либо напрямую (например, тюремное заключение), либо завуалированно (душевные страдания). Телесериал «Клан Сопрано»[27] идеально демонстрирует параноидальное стремление бороться с системой. Персонажи фильма дьявольски жестоки, измучены и обречены. Если вы преступник, сила не на вашей стороне.
Если же кто-то действует вне системы, что делать? Вернуться в систему, принять процессы как есть и играть по правилам. Вселенная приветствует поступки, которые совершенствуют систему, и противостоит попыткам разрушения. Есть много возможностей двигаться вперед, и каждый может добиться успеха, не выходя за рамки дозволенного.
Внутренний стержень
Представьте себе: в разгар далеко не идеального дня вы вдруг поймете, что делаете все, чтобы не идти на поводу у эмоций. Дальнейшие успехи укрепят ваш контроль, и со временем такая реакция станет привычной и не будет требовать усилий. Вы не станете компенсировать упущенное время чрезмерной загруженностью, алкоголем или кофе. Ваши познания будут переходить на новый, более высокий уровень до тех пор, пока вы не постигнете свой мир и не поймете, что «Стратегическая цель», «Основные принципы» и «Методы» превратили вас в человека с внутренним стержнем. На первый взгляд странно, что документы дают такой эффект, но они — не просто слова, зафиксированные на бумаге.
Взгляд со стороны и сверху
Когда мы начали использовать позицию стороннего наблюдателя в Centratel, на смену хаосу пришел порядок. Как только мы стали применять новую методику, сразу почувствовали перемены, и чем больше мы вкладывали в улучшение системы и ведение документации, тем более высокие результаты получали. Сейчас Centratel — прибыльная компания, управление которой не отнимает у меня много времени, поскольку бизнес работает самостоятельно. Как инженер-проектировщик, я наблюдаю за работой механизма на расстоянии, время от времени помогая ему двигаться вперед на полной скорости. Centratel под контролем не из-за моего присутствия, а благодаря моему требованию уделять максимум времени совершенствованию механизмов, из которых она состоит. И, конечно, важнейшим элементом нашего успеха стал энтузиазм сотрудников во внедрении новой методики. Все они тоже инженеры-проектировщики.
