Светлана Брунгильд - Управление дебиторской задолженностью
Чтобы избежать неприятных последствий, имеет смысл оговаривать все возможные ситуации. Увеличение объема продажи слоников – приятный факт для вашей фирмы, казалось бы, клиенту надо улучшить условия. На самом деле – наоборот. Часть продукции может быть отпущена с большей скидкой в кредит, а часть – по предоплате. Только на этих условиях вы можете обеспечить сведение к минимуму возможных потерь. Готовность клиента согласиться на эти условия – доказательство его желания купить и оплатить товар.
7. ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ
Когда философ Диоген нуждался в деньгах, он не говорил, что одолжит их у друзей, он говорил, что попросит друзей возвратить ему долг.
Мишель де МонтеньСистема скидок и штрафов
Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющих снизить риск возникновения просроченной дебиторской задолженности, является система скидок и штрафов. Система начисления пеней и штрафов за нарушение сроков оплаты, установленных графиком погашения задолженности, должна быть предусмотрена в договоре, но налагать штрафы в случае незначительных нарушений не стоит, так как это может негативно сказаться на взаимоотношениях с клиентами и в конечном итоге на обороте компании.
Скидки, предоставляемые покупателям и заказчикам, можно подразделить на две группы:
I группа. Торговые скидки. Это процентные скидки от базовой цены.
II группа. Скидка за оплату в срок, т. е. скидка в зависимости от срока оплаты. Эти скидки предлагаются с целью побудить покупателя оплатить счет до окончания оговоренного срока платежа. Многие покупатели предпочитают использовать такие скидки, поскольку отказ от них эквивалентен займу денег под проценты. Применение этих скидок способствует сокращению задолженности и увеличению оборачиваемости.
К примеру, при полной предоплате предоставляется скидка в размере 3 % от стоимости товара, при частичной предоплате (более 50 % от стоимости отгруженной партии) – скидка 2 %, при оплате по факту отгрузки – скидка 1 %. При предоставлении рассрочки платежа на 7 дней скидки не предусмотрены. Именно скидки за оплату в срок способствуют сокращению дебиторской задолженности. Они позволяют вовремя получить денежные средства от покупателей и заказчиков, так как являются своего рода стимулятором для более быстрых расчетов.
Система мотивации персонала
Главное в управлении дебиторской задолженностью – создание четких и понятных правил.
Неотъемлемой частью управления дебиторской задолженностью является мотивация сотрудников компании, вовлеченных в процесс.
Для повышения эффективности системы мотивации, ориентированной на снижение объема просроченной дебиторской задолженности, каждый сотрудник должен быть заинтересован в достижении запланированного уровня дебиторской задолженности. В качестве примера приведем несколько вариантов схем, с определенной долей успеха используемых на разных предприятиях.
Вариант 1. Менеджер по продажам премируется не только за выполнение плана по продажам, но и за исполнение обязательств теми контрагентами, которым он произвел отгрузку с рассрочкой платежа. Система премий должна быть уравновешена системой наказаний (замечания, предупреждения, лишение премии, служебное расследование, увольнение сотрудника). Но штрафовать нужно не за образовавшуюся просроченную дебиторскую задолженность (если менеджер выполнил все предусмотренные регламентом действия, то ответственность за просроченную задолженность несет только клиент), а за нарушение регламента и процедур управления дебиторской задолженностью. Система мотивации персонала должна быть закреплена в нормативных документах компании в соответствии с трудовым законодательством.
К примеру, сотрудники могут лишиться бонусов за следующие действия:
• оформление заявки на отгрузку продукции при наличии распоряжения о прекращении отгрузки данному клиенту;
• ошибочное начисление процентов;
• нарушение регламента предоставления информации о существующих дебиторах;
• предоставление неверной информации;
• нарушение установленных правил документооборота и т. д.
Менеджер не может нести всю ответственность за нарушение контрагентом своих обязательств, особенно в тех случаях, когда существует кредитная комиссия, принимающая решение о возможности предоставления рассрочки платежа.
Вариант 2. Менеджер получает зарплату исходя из поступивших в компанию денег в течение месяца. То есть если просроченная дебиторская задолженность закрепленных за ним клиентов составляет 15 % от общей суммы отгруженного товара, то он лишается 15 % заработка. Далее учитывается такой показатель, как долгосрочность задолженности. В случае, если клиент не оплачивает в течение месяца, менеджер лишается бонуса за работу с этим клиентом. Если оплата и далее не производится, менеджера штрафуют.
8. СЛУЖБА ФИНАНСОВОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ: СТРУКТУРА, ФУНКЦИИ, ПОЛНОМОЧИЯ. МЕТОДЫ РАБОТЫ
Внутренний регламент предприятия
Первое, что нужно сделать при возникновении просроченной дебиторской задолженности, – напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом сотрудники финансовой службы осуществляют контроль погашения дебиторской задолженности, а менеджеры отдела продаж, которые тесно работают с клиентами, ведут переговоры. Также необходимо решить, готова ли компания изменить договорные условия в части применения санкций. Например, есть ли возможность подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может приниматься кредитной комиссией в результате рассмотрения причин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для компании.
Дальнейшее неисполнение обязательств можно рассматривать как основание для решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных санкций в судебном порядке.
При неисполнении договорных обязательств контрагентами наиболее часто проводятся мероприятия:
• телефонный звонок с напоминанием о необходимости погашения задолженности;
• рассылка претензий;
• временное прекращение обслуживания клиентов;
• взыскание задолженности в судебном порядке.
Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные лица и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.
Приведем несколько примеров внутреннего регламента коммерческой фирмы.
Вариант первый.
1. Кредитный контролер ежедневно регистрирует поступающие платежи, проверяет работу базы данных на предмет автоматического начисления штрафов и пеней. На основании отчета по просроченной дебиторской задолженности составляется служебная записка, которая направляется руководителю отдела продаж.
2. Ежемесячно кредитный контролер ранжирует клиентов по установленному алгоритму. При изменении статуса клиента (и соответственно – условий отгрузки и оплаты) кредитный контролер ставит в известность руководителя отдела продаж и менеджера по продажам об изменении статуса клиента и прекращении отгрузок данному клиенту.
3. Менеджер по продажам уведомляет клиента об изменении условий в рамках договора, напоминает о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, бартер и пр.). Кроме того, составляется акт сверки (в двух экземплярах).
4. В случае неудачного завершения переговоров с клиентом юридический отдел на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.
5. Если выполнение этих процедур не приводит к погашению долга, финансовый директор принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга или же обращается в суд.
6. Юридическое сопровождение данного процесса обеспечивает юридический отдел.
Вариант второй. Регламент работы кредитного контролера:
1. Восстановление причин, истории и структуры конфликтной ситуации. На данном этапе используются все доступные информационные источники, например: беседы с третьими лицами, изучение документов, предоставленных партнерами, и т. д. Необходимо, независимо от данных, предоставленных клиентом, прояснить все обстоятельства возникновения задолженности.
2. Взаимодействие с менеджерами отдела продаж, распределение функций.
