Алексей Андреев - Магия предпринимательства. Русские традиции делоуправления
Попробуем поглядеть на бухгалтерию с этой стороны. Все сложные подсчеты в современной бухгалтерии связаны с отчетностью. Но отчетность, усложняя жизнь предприятия, упрощает задачу управляющего в его битве с бухгалтером. Конечно, внешние органы требуют, как кажется, много лишнего по сравнению с тем, что нужно знать о движении денег Хозяину. Но лишнее это является лишним только по отношению к необходимой основе. А какова она есть?
Любой Хозяин должен знать, сколько средств потрачено, сколько заработано и каков остаток, то есть — есть ли прибыль, и какова она.
Говоря иначе, удалось ли на вложенные средства добыть излишек силы.
Соответственно, мы видим, что вся счетная часть состоит из расхода-прихода и их разницы.
Если разница отрицательна, придется сжиматься, тратить запас и сокращать производство. Если положительна, то можно расширяться. Расширяться во всех возможных смыслах — расширять производство, поехать в отпуск на другой конец света, купить себе поместье, напиться или завести еще одну любовницу.
Финорганы, по сути, интересует то же самое: какова прибыль предприятия. А значит, сколько с него можно содрать налогов, то есть какой навар можно забрать в пользу государства и себя.
Но поскольку ни один предприниматель платить налоги, а особенно большие налоги, не хочет, финорганы вынуждены проверять, не занижается ли в отчетах сумма прибыли. Вот почему они интересуются всяческими подробностями о расходной и доходной частях бюджета предприятий.
И если смириться с тем, что налоги платить надо, и писать в отчетах то, что есть, то эти отчеты становятся очень полезными вещами для Хозяина предприятия. В них все отражено.
Дело, конечно, значительно усложняется, когда предприятие многое скрывает. Но усложнение это — всего лишь увеличение труда в два раза, потому что приходится вести две бухгалтерии: одну — для финорганов, другую — для себя. С точки зрения внутреннего содержания отчетов — это одно и то же. Хоть это открытая бухгалтерия, хоть скрытая, ее задача — показать, как из расхода и дохода появляется прибыль, и какова она.
И вот, если мы увидим, что на одном конце жилы находится годовой отчет с очень четко определенными графами показателей, по которым надо отчитываться, а на другом ее конце — описание предприятия, сделанное бухгалтером, то промежуточная часть оказывается очень и очень проста. А именно она-то и есть подсчеты, которые может делать машина. Покажу на примерах.
Если речь идет об износе, который называется амортизацией, то главное, чтобы в начале отчетного периода было сделано описание всего, что подлежит амортизации. Далее процент износа определяется по формуле, которая дается в соответствующей фининструкции по исчислению износа. Это значит, что каждый месяц стоимость оборудования снижается на определенный процент, который считается автоматически. Соответственно этому изменяются еще несколько показателей, по которым надо отчитываться. Машина выдавала бы их лучше и точнее человека. Человек тут должен делать лишь точное начальное описание.
Другой случай — материалы и сырье. Скажем, те же заготовки для болтов. Если их куплено тысяча штук в начале периода, то в конце периода мы должны иметь или сумму дохода от продажи всех изготовленных винтов, или все заготовки в наличии, или часть винтов проданных, а остальные — в винтах и заготовках. Главное, что ни одна единица подобного сырья не должна просто исчезнуть. Или она в наличии, или же на счету есть документы о ее продаже. Это тоже работа для машины.
Соответственно, так же с любыми материалами и сырьем.
Поскольку все превращения сырья расписаны в технологических картах, то лишь путь, который изделие проходит от сырья до денег на счету предприятия, может быть разложен на несколько обязательных шагов и отмечаться в соответствующих таблицах. Это называется учет. И главное тут — вовремя и точно давать описание прохождения изделий сквозь эти шаги и превращения в деньги. Сами же подсчеты опять же автоматически выполнит программа.
Точно так же программа может автоматически начислять зарплату работникам, нужно только вносить в нее сведения об изменениях, вроде больничных, штрафов или повышений.
Получается, что самая трудная часть работы, с которой программа справиться не может, — это описание предприятия как мира. Все остальное она подсчитает сама. И если в нее вовремя вносить данные о новых придумках коварно-заботливых законодателей, то она применит нужные коэффициенты, сделает правильные отчисления и выдаст распечатанный квартальный или годовой отчет без малейшего участия главбуха. Только дайте ей правильное описание и введите вовремя сведения об изменениях условий, то есть отладьте в соответствии с сегодняшним днем.
Что мешает созданию такой программы, которая устранила бы главбухов и нуждалась бы только в бухгалтерах-секретарях, писцах?
Очевидно, сложности двойной бухгалтерии предприятий и сложности с мозгами бухгалтеров и программистов.
Впрочем, может быть, существование честной бухгалтерии и невозможно. Тогда всегда нужен будет человек, который будет решать, какие показатели изменить и ввести в программу искаженными, но так, чтобы полученный отчет был внутренне увязан и выглядел правдоподобным. И тем не менее, создание программы, которая просто жестко увязывает между собой графы отчета и описание предприятия, производя все необходимые подсчеты по формулам, данным в инструкциях, было бы очень полезно для того, чтобы люди могли понять, что такое бухгалтерия.
Кроме того, на мой взгляд, не представляет никакого труда ввести в такую программу набор подсказок о том, как законно показать наименьшую прибыль и тем уменьшить налоги, раз уж это все равно делается предприятиями.
Глава 10
Скрытая бухгалтерия
От этой части бухгалтерии зависит слишком многое, вплоть до выживания всего предприятия. Поэтому ее было бы желательно или вообще убрать и принять мир таким, каков он есть (мало кто согласится на это в России), или же уменьшить и упростить до такой степени, чтобы ее мог вести сам Управляющий.
Если это удается, на предприятии убирается необходимость в наличии привычной бухгалтерии — внутреннего врага, который постоянно изыскивает возможности подломить Управляющего и подчинить работников собственной власти.
Тогда весь оборот силы смогут описывать бухписцы. Они же смогут составлять и отчеты с помощью бухпрограммы.
Взаимодействия с главбухом
Возможно, отказ от главбуха пугает начинающего Управляющего. Однако цена, которую надо платить за удовольствие посоветоваться с этим «знающим человеком» в трудные для предприятия мгновенья, так велика, что игра стоит свеч.
Бухгалтерия должна работать на общее дело, а не сосать кровь в пользу каких-то неведомых богов.
Однако это не всегда возможно. Если предприятие старо, крупно, а бухгалтерия уже здорово запутана и имеет сложную скрытую часть, главбух оказывается неизбежностью.
В таком случае, как кажется, его психотехником должен стать сам Управляющий. Но это накладно, да и никогда не помешает уменьшить значимость главбуха, а также его возможности обрабатывать сознание Управляющего. Очень важно ввести третейского для разборок с главбухом.
Это значит, что психотехник, облеченный доверием, должен присутствовать при всех разговорах Управляющего с главбухом. По крайней мере, до тех пор, пока главбух не станет своим, одним из членов команды нашего предприятия.
Чтобы главбух принял и не затравил такого человека, хорошо бы, чтобы этот психотехник обладал властью на предприятии. Скажем, был одним из его совладельцев или рассматривался возможным кандидатом на место Управляющего. Скажем, был бы официально назначен заместителем Управляющего по психотехническим делам. А главбуху был бы сделан намек, что в случае ухода Управляющего именно этот человек станет первым, поэтому его надо ввести в курс всех дел.
Я не случайно так много внимания уделяю этому вопросу. Это жуткая беда предпринимательства, когда по мере роста объемов производства Хозяин или Управляющий начинает терять представление о том, что же действительно творится у него с финансами.
Если зам по психотехнике или кто-то другой из своих получает доступ к закрытой бухгалтерии, у Управляющего появляется возможность знать, что действительно творится в бухгалтерии и как обращаются деньги. Иначе говоря, появляется возможность выкинуть этот кусок дела из головы и вздохнуть спокойно. После этого даже такой язвоподобный участок предприятия, как скрытая бухгалтерия, станет управляемой частью производства.
Психотехники работы с бухгалтерией
Для психотехника скрытая часть бухгалтерии еще проще, чем открытая. Она вся разбивается на простейшие задачи, которые надо решать неуязвимо. Например: нужно заплатить налогов как можно меньше. Как это сделать? — это постановка задачи Управляющим перед главбухом.
