Радислав Гандапас - Презентационный конструктор
Многим компаниям известно, что такое корпоративные стандарты. Особенно ярко они проявляются в принципах обслуживания клиентов. В стандартах прописано, как нужно приветствовать клиента, о каких конкурентных преимуществах своей компании упоминать, как реагировать на возражения. Есть и отдельный пункт о том, как вести себя при конфликте с покупателем. И даже как объяснить дорогу к офису. Те, кто занимается продажами, подтвердят мои слова о том, что корпоративные стандарты обслуживания очень помогают в работе. На первый взгляд, они лишают творчества. Но это не так. Творчество может быть лишь там, где мастер владеет базовой техникой. В любом случае каждый контакт с клиентом остается уникальным и неповторимым. Но есть базовые принципы, которые необходимо соблюдать, и тогда мы сможем более уверенно себя чувствовать. И более уверенно творить.
Возможно, вы знаете, что на ряде радиостанций новичка–ведущего обучают с правильной интонацией про–износить название станции. Вспомните сцену из фильма «Части тела». Эту картину снял Говард Стерн — культовый радиодиджей. Он издевается над маркетологами, которые заставляли его раз за разом с нужной интонацией повторять «Дабл Ю Эн Би Си». А это было необходимо. Есть даже такое понятие «звуковой логотип». Как логотип компании должен выглядеть везде одинаково, так и название компании всегда должно звучать одинаково. Вспомните рекламные ролики. В них слова «Panasonic» или «It's a Sony» всегда произносятся одинаково. Вспомнили?
Теперь вернемся к презентации. Интересно, какие чувства испытывают сидящие в зале, когда слайды сотрудников одной и той же компании оформлены абсолютно по–разному. Цветовые решения настолько разнятся, что можно подумать, будто эти люди выступают от разных структур. Я уже молчу о шрифтах, типах диаграмм и таблиц. Часть выступающих в строгих костюмах, часть, извините за выражение, в «кежуал».
Какие же параметры должны быть прописаны в корпоративных стандартах проведения презентаций?
• Уникальные конкурентные преимущества компании.
• Другая информация о компании, обязательная к упоминанию.
• Типичные возражения и ответы на них.
• Другая информация.
• Принципы оформления слайдов:
— размер и местонахождение логотипа;
— содержание первого и последнего слайдов;
— варианты шрифтов;
— типы диаграмм, таблиц и тому подобное.
• Как представляться.
• Как прощаться.
• Ограничения по количеству слайдов.
• Требования по снабжению участников распечатками.
• Принципы ответов на вопросы.
• Дресс–код.
• Другое.
Должен признать, что многие компании сегодня осознали необходимость стандартизации проведения презентаций. Но те люди, которые осознали необходимость, и те, которые эту необходимость реализовали, похоже, не знали, зачем это нужно. И, что греха таить, в большинстве компаний сегодня корпоративные стандарты не помогают, а мешают проводить презентации.
Чего стоит требование готовить презентацию на один час с количеством слайдов не менее ста. Это означает, что скорость подачи слайдов — два в минуту. Это скорострельный пулемет, а не оратор. Если учесть, что в ходе презентации возможны заминки, то выйдет и по три слайда в минуту. Любопытно, а что успевают разглядеть сами участники, эти стандарты вводившие? Или вот требование выкладывать на слайд все показатели таблицы? Их бывают десятки или даже сотни! Кто сможет хоть что–нибудь разглядеть на этом полотне? На этом восточном ковре, вытканном цифрами? Никто и ничего. Никто ничего и не разглядывает. А презентатор потратил часы высокооплачиваемого времени на рисование этой никому не нужной таблицы.
Зачем вводится требование раздать (или разослать) каждому участнику слайды накануне презентации? При этом их содержание должно быть настолько полным, что вам уже нечего говорить. Забавно, зачем тогда проводить презентацию, ведь все уже ознакомились и с выводами вашими, и с аргументами? Ан нет, слушают. И внимательно.
А почему? Мой личный опрос показал, что, несмотря на строгое соблюдение и наблюдение за соблюдением стандартов, только каждый двадцатый хотя бы заглядывает (!) в присланные ему накануне слайды. Большинство же приходит на презентацию и начинает изучать слайды во время ее проведения. Зачем же это нелепое правило?
Увы, некоторые корпоративные стандарты сложились исходя не из принципа целесообразности, а из укоренившейся традиции. Никто не может объяснить, почему презентации в такой–то компании нужно проводить именно в этом зале за круглым столом и никак нельзя в другом, более подходящем, где все участники будут повернуты лицом, а не спинами к ведущему и экрану. Непонятно, почему презентация должна начинаться с серии уничтожающих вопросов к докладчику, после чего он сможет сказать «последнее слово». Так повелось. Так любил делать прежний шеф. Это правило нигде не записано, но оно нерушимее всех.
Многие подобные традиции призваны заставить презентатора чувствовать себя школьником, отвечающим урок. Причем школьником, по мнению учителя, урока не знающим. Школьником, который попал в число «нелюбимых». Какой будет презентация? Кто и что выиграет от этого? Возможно, сидящие в зале получат извращенное наслаждение при виде мук, которые испытывает стоящий на сцене. Но разве для этого мы готовим и проводим презентации?!
Замечено, что в армии те солдаты, которые в начале службы подвергались самым сильным издевательствам и клялись, что сами никогда не будут вести себя, как их обидчики, дослужившись до привилегий, становятся самыми злыми и беспощадными «дедами». Замечено также, что ранее унижаемый сотрудник, дорвавших до должности шефа, сам начинает унижать уже бывших своих друзей и однокашников. Вчерашний оратор, подвергшийся обструкции со стороны публики, сев в зал, становится самым злым и непримиримым слушателем. Он всячески демонстрирует невнимание к выступающему и презентации, громко разговаривает с соседями, бросает реплики, издает звуки, выражающее сомнение, громко зевает или потопывает ножкой. Узнаете? Таким образом, пагубные традиции проведения презентаций в компании постоянно усугубляют проблему. Увеличивается количество человеко–часов, уходящих не просто впустую, а во вред и компании, и ее сотрудникам. Растет число затаенных, невысказанных конфликтов, фраз, сказанных про себя: «Все, надоело, ухожу!» Тот ли это эффект, которого мы ждали от презентаций?
Что же делать? Разработать и внедрить корпоративные стандарты проведения презентаций, каждый из которых должен быть обоснован и направлен на оптимизацию проведения презентаций. При необходимости в такие стандарты могут вноситься изменения.
Корпоративные стандарты должны быть записаны в специальную книгу, которая может быть названа, например, «Корпоративная книга презентатора». У нее должен быть хранитель. Только один, совершенно конкретный человек должен отвечать за ее хранение, использование и дополнение. В крупных компаниях есть даже должность, которая дает ее обладателю право и наделяет обязанностью следить за реализацией этих стандартов. Например, в McKinsey & Company такая должность называется «директор по визуальным коммуникациям». И занимает ее автор бестселлеров «Бизнес–презентация» и «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.
Как же должна выглядеть корпоративная книга?
Лучше, если это будет прошитая распечатка. Практика показала, что электронная книга при всей нашей современности и привязанности к технике читается гораздо меньше. И отношение к ней другое. Повесьте в коридоре офиса стенгазету с поздравлением сотрудника с днем рождения и разместите ту же информацию во внутренней сети. Сравните эффект. То же и с книгами. Поэтому распечатайте книгу, каждый раздел которой будет лишен пафоса и лирики. Там должны содержаться конкретные требования к презентациям.
Очень сэкономит время подготовки прилагаемый к книге банк изображений. Для того чтобы выступления сотрудников одной компании были единообразными, стоит сформировать набор таблиц, графиков, диаграмм и специальных иконок, которые будут использоваться при подготовке слайдов. Для многих крупных компаний такой пакет создают дизайн–студии: заказчик может быть уверен, что подобных символов не будет ни у кого больше. Использование такого банка не только стандартизирует визуальную часть презентации, но и упрощает поиск подходящего изображения. В России такие заказы блестяще выполняет студия IndeZZign. Предвижу, что кто–то из читателей возмутится и скажет, что тогда презентации будет сделаны будто под копирку и смотреть их будет неинтересно. Тут нужно заметить, что деловые презентации — не конкурс художественной самодеятельности. Это вспомогательный элемент деловой коммуникации. И, как в любой деловой коммуникации, здесь должны быть правила игры, которые помогают обеим сторонам.
