Коллектив авторов - Контроль и ревизия: Шпаргалка
В отношении расходов на амортизацию делается, как правило, общая проверка соответствия динамики общей величины амортизации динамике основных средств.
Если анализ общей динамики дает нестандартные данные или в составе расходов амортизация занимает значительную долю, проводится более детальная проверка данных сумм.
Основные риски в данной области: неправильное определение срока полезного использования основного средства; • ошибка в расчете амортизации; • неправильное определение объекта, к расходам на производство которого отнесена сумма амортизации; • неправильная классификация амортизационной группы основного средства, ошибки в определении даты начала и окончания амортизации, ошибочное применение амортизации к неамортизируемым объектам и т. д.
1. Выясните у представителей проверяемой организации, как организован порядок определения срока службы приобретаемого основного средства, каким документом он определен, какие документы при этом создаются. Самым ненадежным способом можно признать определение амортизационной группы основного средства самим бухгалтером, или на основании разговора по телефону с инженером. 2. Попросите предоставить документы, указывающие, кто несет ответственность за определение срока полезной службы недавно приобретенных объектов основных средств. 3. По возможности повторите контрольную процедуру. 4. Сформулируйте вывод о состоянии внутреннего контроля на данном участке.
Иллюстрация. Просмотрите перечень основных средств, выберите одно-два «старых» и одно-два недавно приобретенных основных средств. Посмотрите, какой срок их полезного использования указан в бухгалтерских документах и сколько лет еще планируется их эксплуатировать. Изучите, кто определял эти сроки, есть ли подпись этих лиц на каком-то документе. Выясните у специалистов, сколько времени могут эксплуатироваться эти основные средства при обычных условиях работы организации, надлежащем осмотре и текущем ремонте. Сравните ответы с учетными данными. Иногда вопросы возникают при логическом анализе. Например, при покупке помещения устанавливается срок его полезного использования – 10 лет, что сразу вызывает вопрос: что это за помещение, почему может использоваться только 10 лет и т. д.
Повторите на калькуляторе расчет амортизации, иногда в компьютерной программе заложена ошибка. Узнайте, где используются основные средства, как документируется их использование, как можно проверить, что данное основное средство использовалось при производстве той продукции, в расходы на изготовление которой включена его амортизация.
76. РЕВИЗИЯ РАСХОДОВ. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ ТРУДА
Расходы на оплату труда в большинстве случаев формируются организацией правильно – в соответствии с установленным тарифом (окладом) и отработанным временем. Это связано с достаточно сильным контролем за заработной платой как базой для начисления единого социального налога, правильность расчета которого проверяется налоговыми органами. С другой стороны, выплату заработной платы контролируют работники, которые знают причитающуюся им за работу сумму и при возникновении серьезных отклонений идут разбираться в бухгалтерию. Таким образом, к высокорисковым областям относятся ситуации, не контролируемые налоговыми органами или самими работниками: выплата заработной платы нелегально, «в конвертах»; • выплата заработной платы неработающим лицам; • «тасовка» оснований начислений, например скрывается факт простоя и работнику начисляется обычный тариф; вместо командировки в табеле отмечается обычный рабочий день и т. п.
Расходы на заработную плату признаются неэффективными в следующих случаях: не ведется работа по оптимизации численности персонала; • система оплаты труда не стимулирует работника к повышению эффективности труда. Другой аспект учета расходов на оплату труда – распределение расходов между себестоимостью и остатками незавершенного производства. Здесь имеется риск другого рода: заработная плата начислена работникам правильно, а вот расходы учтены неверно.
1. Выясните, как в проверяемой организации поставлен учет простоев, как регламентируются фиксация и оплата простоев, в чьи обязанности входит анализ потерь от простоев и т. д. 2. Если организация ведет работы или оказывает услуги, выясните, возможно ли включение расходов по заработной плате в расходы одного отчетного периода, а признание доходов от заказчиков – в следующем отчетном периоде; какие меры принимаются организацией для предупреждения такой ситуации. 3. Выясните, какова система заполнения табелей рабочего времени, выявлялись ли ошибки в табеле (например указание рабочего дня вместо отметки о командировке), кто проверяет соответствие данных табеля факту (например, если человек вернулся из командировки раньше или позже даты, указанной в приказе, как это сверяется, ведь изменения в приказ не вносятся). 4. Выясните, как учитывается сверхурочная работа по факту, кто сверяет фактически отработанное работником время с указанным в табеле. 5. Повторите контрольные процедуры. 6. Сформулируйте вывод о состоянии внутреннего контроля на данном участке.
Если оплата труда сотрудников не сдельная, а повременная, довольно трудно контролировать использование их рабочего времени. Некоторые компании вводят так называемые листы учета рабочего времени, в которых сотрудник расписывает, чем он занимался в каждом из двухчасовых интервалов; затем эти листы анализируются руководителем и службой внутреннего контроля.
Из авансовых отчетов за любой месяц возьмите документы на две-три командировки разных сотрудников; запросите табели учета рабочего времени этих сотрудников и сверьте даты их нахождения в командировке с данными табеля.
77. РЕВИЗИЯ РАСХОДОВ. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ЗА ПРОЧИМИ РАСХОДАМИ
Такие статьи прочих затрат как «Расходы на ремонт основных средств», «Юридические и консультационные услуги» традиционно используются в качестве каналов «обналичивания» денежных средств, что привлекает к ним более пристальное внимание ревизоров.
Перед проведением ревизии надо правильно поставить цели: поиск доказательств возможной фиктивности данных или проверка формальной стороны расходов (наличие договора, акта приемки работ, правильно оформленного счета-фактуры, указание НДС в правильной сумме).
От выбора цели зависят дальнейшие действия ревизора. 1. Попросите бухгалтерию распечатать Главную книгу за каждый месяц по счету «Общехозяйственные расходы», проанализируйте состав расходов, уточните перечень наиболее крупных расходов (или регулярно повторяющихся средних расходов по величине сумм), попросите предоставить документы по таким расходам. 2. Определите степень «материальности следов». Оцените риски фиктивности расходов; учтите, что во многих случаях услуги оказываются действительно реальными. 3. Выясните у представителей проверяемой организации: как фиксируется инициирование таких расходов, как можно узнать, кто фактически поставил вопрос о необходимости таких расходов; • предусматривал ли такие расходы бюджет организации; • как было организовано привлечение организаций – исполнителей привлекших ваше внимание видов расходов: кто вел переговоры, какие были еще претенденты и т. д.; • кто принимал окончательное решение о выборе подрядчика, где это задокументировано; • как проводилась приемка результатов работ, были ли выявлены какие-либо замечания, недостатки, где они зафиксированы. 4. Сделайте вывод об организации принятия решений о проведении наиболее крупных расходов.
Проверка по существу может строиться по следующей схеме.
Оценивается возможность фиктивности услуг. Например, если в расходы включен ремонт фасада, риск фиктивности затрат меньше, так как этот ремонт должен быть заметен. Если оказание таких услуг не очевидно (например, ремонтировали территориально удаленные объекты, или работы были скрыты – ремонт теплотрассы, перенос труб и т. д.), необходимо более пристально изучить документы. На фиктивность работ могут указывать: 1) отсутствие подробной инженерной документации. Например, при переносе труб должен быть четкий план – где они лежали и куда нужно их перенести; если ремонтируют асфальт, то должны быть границы асфальтирования на плане с указанием площади асфальтирования; если производился ремонт крыши, то должно быть указание, какой части крыши и т. д.; 2) отсутствие претензий, прием работы с первого раза: в реальных документах обычно что-то корректируется, вычеркивается и т. д.; 3) нежелание сотрудников проверяемой организации обсуждать эти вопросы, проявление настороженности и даже враждебности к проверяющему; отказ под различными предлогами осмотреть отремонтированные объекты; 4) отсутствие какой-либо информации о фирме-подрядчике в Интернете.
