Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие
Процедура исполнения заказа
Клиент – физическое лицо
Внести в БД в соответствии с инструкцией пользователя, данные клиента – Ф.И.О., дату рождения, адрес и номер контактного телефона.
Клиент – представитель юридического лица
Внести в БД в соответствии с инструкцией пользователя, данные организации, которую представляет клиент – организационноправовую форму, название, ИНН, почтовый индекс, адрес и номера контактных телефонов.
Проверить корректность оформления представленной клиентом доверенности и внести в БД данные представителя организации – Ф.И.О., дату рождения и адрес, а также данные доверенности – номер, дату начала и завершения действия доверенности.
Описать в БД данные договора срочной поставки товаров – внести наименование организации продавца, в соответствии с юридическими положениями схемы их продажи, установленными на Предприятии.
Сформировать в БД перечень заказываемых клиентом товаров, указав их количество и стоимость.
Распечатать и проверить один экземпляр договора срочной поставки, включающий окончательную стоимость заказываемых товаров и передать его клиенту для ознакомления и проверки.
В зависимости от существующей схемы продажи и правил оплаты заказа, принятых на Предприятии, распечатать и передать клиенту направление в операционную кассу для оплаты товаров через кассу банка.
По квитанции операционной кассы убедиться, что оплата произведена полностью, забрать у клиента направление в операционную кассу, оставив ему квитанцию.
При отсутствии операционной кассы банка принять наличную оплату у клиента и оформить кассовый чек.
По информации бухгалтерии Предприятия или с помощью программного обеспечения убедиться в том, что безналичных денежных средств организации клиента, полученных Предприятием ранее, достаточно для оплаты стоимости сформированного заказа товаров.
В том случае, если безналичных финансовых средств организации клиента недостаточно для оплаты стоимости сформированного заказа товаров, подготовить счет на оплату на недостающую сумму и сообщить об этом Руководителю. Подписать счет у Главного бухгалтера и Директора Предприятия.
В случае принятия Руководителем решения об обслуживании организации клиента «в кредит» и перейти к выполнению пункта 14 настоящего стандарта.
В том случае если недостающая сумма не превышает 100.000 рублей и представитель клиента в состоянии оплатить ее наличными, выполнить пункты 7 и 8 или 9 настоящего стандарта. Или оформить приходный кассовый ордер подписать его у Главного бухгалтера и Директора Предприятия, принять наличную оплату.
Распечатать два экземпляра текста договора на срочную поставку товаров, подписать их со стороны Предприятия, получить подпись клиента и поставить печать Предприятия, обязательно на двух экземплярах.
Клиент – физическое лицо
Передать клиенту:
♦ Подин экземпляр (оригинал) договора на срочную поставку товаров;
♦ квитанцию из операционной кассы или чек кассового аппарата.
Клиент – представитель юридического лица Передать клиенту:
♦ Подин экземпляр (оригинал) договора на срочную поставку товаров;
♦ квитанцию из операционной кассы, чек кассового аппарата или корешок приходного ордера;
♦ Сечет на оплату заказа товаров;
♦ счет-фактуру установленного образца.
Информировать ответственного исполнителя склада о сформированном договоре на срочную поставку запасных и передать ему второй экземпляр подписанного текста договора.
Процедура комплектации и выдачи товаров со склада
Сформировать ведомость комплектации на выдачу товаров, указав маршрут отборки и количество хранящихся на местах товаров.
Любые действия с товарами, которые числятся на складе, можно осуществлять только при наличии распечатанного документа – ведомости комплектации. Кладовщик имеет право выдать товар со склада только при наличии ведомости комплектации.
Кладовщик принимает от службы реализации товаров ведомость комплектации в работу.
В ведомости комплектации в соответствующих графах указаны наименование детали, каталожные номера товаров, их количество, адрес на складе.
В шапке документа указан получатель, т. е. то подразделение, куда следует передать товар (зона отгрузки или магазин при складе), а также номер заказа, для которого распечатана эта ведомость комплектации.
Имея на руках ведомость комплектации, кладовщик выполняет следующие операции:
• ориентируясь на адреса хранения, отобрать требуемые товары;
• убедиться, что все указанные в ведомости комплектации товары в наличии и не имеют внешних дефектов;
• сверить еще раз номенклатуру и количество отобранных товаров с теми, что указаны в ведомости комплектаци;
• передать товары получателю;
• передать ответственному исполнителю получателя отобранные товары, подписать ведомость комплектации самому и получить подпись ответственного лица;
• передать ведомость комплектации для архивирования.
Если кладовщик не обнаружил на полке запрошенного товара:
• сообщить об этом получателю,
• сообщить своему непосредственному руководителю,
• дождаться от службы реализации товаров удаления строки с этим товаром из ведомости комплектации (необходимо удалять строчки с ненайденными или отбракованными позициями),
• распечатать «возврат на склад» на отмеченные службой реализации позиции,
• передать «возврат на склад» для архивирования.
В случае, когда товар необходимо посмотреть клиенту, кладовщик не должен выпускать товар из поля своего зрения, так как несет полную ответственность за данный товар.
При сборе и выдаче товаров нужно сверять номера, которые указаны на упаковках товаров с номерами в ведомости комплектации, т. к. не исключено, что на полке, закрепленной за нужным товаром, может по ошибке лежать другой товар.
Если необходимо выдать «мерный» товар (масло, антифриз и п.), нужно очень внимательно отнестись к единицам измерения, в которых оприходованы данные товары.
Если возникают сомнения по поводу правильности своих действий, необходимо проконсультироваться у начальника склада, прежде чем выдавать товар.
В процессе отбора товаров проверить и записать количество остающихся на местах товаров (ежедневная инвентаризация).
Процедура возврата товаров
При возврате непроданных или возвращенных клиентом товаров на склад проверить состояние возвращаемых товаров, а также целостность их упаковки.
Проверить фактическое соответствие наименований и количества возвращаемых товаров перечню, указанному в накладной.
