Владислав Волгин - Склад. Стандарты управления: Практическое пособие
Описание процессов
Примерная карта процесса приемки
Карта процесса позволяет увидеть все части процесса и насколько эти части соответствуют друг другу, а также слабые стороны и излишние сложности в процессе наряду с сильными сторонами. Карта процесса также позволяет разрабатывать и выбирать различные альтернативы существующему процессу.
Процедура оприходования товара
Ответственный за оприходование товара должен:
• сверить наличие и правильность оформления поступивших документов (товарная накладная, счетфактура), реквизиты поставщика и покупателя,
• сверить количество поступившего с количеством заказанного товара,
• создать новую накладную, указать поставщика, код склада назначения,
• внести в накладную поступивший товар, цену, количество, ГТД, страну происхождения,
• при наличии новых позиций завести карточку товара (указать название, артикул, цену к продаже, единицу измерения, указать аналоги и применяемость),
• сверить получившуюся сумму с суммой в документах на поставку,
• распечатать лист раскладки и передать кладовщику для размещения товара на складе (лист раскладки должен содержать: наименование, артикул, кол-во товара по сопроводительным документам, адрес хранения).
Процедура обработки заказа
При ответе на телефонный звонок или личной встрече представиться в соответствии с корпоративным стандартом.
Выяснить цель его обращения в склад.
Разъяснить клиенту существующий в складе порядок продажи, заказа товаров
По данным клиента сформировать перечень необходимых ему товаров.
Сообщить клиенту приблизительную стоимость выбранного набора, округлив ее до первого целого числа в сторону увеличения.
В процессе подборки товаров проверить их наличие на складе. В том случае, если товары отсутствуют на складе, разъяснить клиенту порядок и сроки заказа товаров
В завершении выбора, узнать у клиента принятое им решение о приобретении товаров из подобранного перечня. На основе комплекса услуг предприятия, убедить его приобрести подобранные товары.
При невозможности предоставить клиенту необходимую информацию, выяснить его контактный телефон и заполнить персональную карточку неудовлетворенных звонков.
Оформление договора и передача товара
Сформировать и передать комплектовщику склада заявку, на основе которой он может начать подбирать товары.
Клиент – физическое лицо
Внести в БД в соответствии с инструкцией пользователя, данные клиента – Ф.И.О., дату рождения, адрес и номер контактного телефона.Клиент – представитель юридического лица
Внести в БД в соответствии с инструкцией пользователя, данные организации, которую представляет клиент – Организационно-правовую форму, название, ИНН, почтовый индекс, адрес и номера контактных телефонов.
Проверить корректность оформления представленной клиентом доверенности, забрать ее и внести в БД данные представителя организации – Ф.И.О., дату рождения и адрес, а также данные доверенности – номер, дату начала и завершения действия доверенности.
Описать в БД данные договора купли-продажи товаров – внести наименование организации продавца, в соответствии с юридическими положениями схемы их продажи, установленными на Предприятии.
Сформировать в БД перечень приобретаемых клиентом товаров, указав их количество и стоимость.
Принять товары у комплектовщика, сверить их количество и номенклатуру с подготовленными накладными. Предъявить покупателю.
Распечатать один экземпляр накладной на передачу товаров без формирования сквозных номеров этих документов.
Передать клиенту для ознакомления подготовленные документы, включающие окончательную стоимость приобретаемых товаров.Клиент – физическое лицо
В зависимости от существующей схемы продажи товаров распечатать и передать клиенту направление в операционную кассу для оплаты товаров через кассу банка.
По квитанции операционной кассы убедиться, что оплата произведена полностью, забрать у клиента направление в операционную кассу, оставив ему квитанцию.
При отсутствии операционной кассы банка принять наличную оплату у клиента и оформить кассовый чек.
Клиент – представитель юридического лица
По информации бухгалтерии Предприятия или с помощью программного обеспечения убедиться в том, что безналичных денежных средств организации клиента, полученных Предприятием ранее, достаточно для оплаты стоимости сформированного списка товаров.
В том случае, если безналичных финансовых средств организации клиента недостаточно для оплаты стоимости сформированного списка товаров подготовить счет на оплату на недостающую сумму и сообщить об этом Руководителю. Подписать счет у Главного бухгалтера и Директора Предприятия.
Сформировать последовательный номер и распечатать два экземпляра Накладной на передачу товаров. Подписать их со стороны Предприятия, получить подпись клиента и поставить печать Предприятия, обязательно на двух экземплярах.
Клиент – физическое лицоПередать клиенту:
♦ Подин экземпляр (оригинал) Накладной на передачу товаров;
♦ квитанцию из операционной кассы или чек кассового аппарата;
♦ приобретенные им товары.
Клиент – представитель юридического лицаПередать клиенту:
♦ Подин экземпляр (оригинал) накладной на передачу товаров;
♦ квитанцию из операционной кассы, чек кассового аппарата или корешок приходного кассового ордера;
♦ Печет на оплату товаров;
♦ счет-фактуру установленного образца;
♦ приобретенные им товары.
Положить второй экземпляр накладной на передачу товаров вместе с направлением в операционную кассу или с корешком приходного кассового ордера, в установленное место для передачи в бухгалтерию Предприятия.
Информировать клиента о положениях «Закона о правах потребителей» и о «Правилах», принятых на Предприятии по возврату и обмену товаров.Процедура исполнения заказа
Клиент – физическое лицо
Внести в БД в соответствии с инструкцией пользователя, данные клиента – Ф.И.О., дату рождения, адрес и номер контактного телефона.
Клиент – представитель юридического лица
Внести в БД в соответствии с инструкцией пользователя, данные организации, которую представляет клиент – организационноправовую форму, название, ИНН, почтовый индекс, адрес и номера контактных телефонов.
