Вячеслав Кондратьев - Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса
– программа работ – перечень описаний, принятых к исполнению в текущем периоде проектов (табл. 11.3.3);
– уставы проектов;
– положения о системах управления отдельными проектами;
– порядки взаимодействия систем управления;
– положение о документообороте;
– руководства и описания применяемых информационных систем управления;
– положение о системе мультипроектного управления.
Хранилище информации по проектам предназначено для организованного хранения необходимой информации в различной форме.Таблица 11.3.1. Пример упрощенного реестра проектов
Таблица 11.3.2. Пример реестра человеческих ресурсов проекта
Таблица 11.3.3. Пример упрощенного представления программы работ
11.4. Процесс инициирования и организации проектов
Рис. 11.4.1. Представление процесса организации проекта
Системы мультипроектного управления обеспечивают, в числе прочего, исполнение процессов инициирования и организации проектов.
Пример организации проекта представлен на рис. 11.4.1 в виде сетевой диаграммы.
В процессе организации проекта могут разрабатываться, например, следующие документы:
– служебная записка – инициатива на открытие проекта;
– распоряжение об открытии проекта;
– служебная записка на согласование участия специалистов с функциональными руководителями;
– план проекта;
– служебная записка на закрытие проекта;
– отчет по проекту.
Служебные записки и распоряжения разрабатываются согласно принятым стандартам делопроизводства и корпоративной культуры компании.
В рамках регулярного менеджмента и стандартизации схемы управления проектом формы применяемых в управлении проектом документов тоже стандартизируются.
Существенной характеристикой систем документации являются используемые в них принципы классификации и кодировки документов. Выбирать приходится между стремлением к упрощению классификаторов и достаточностью числа классификационных признаков для организации системной работы с документами. Для систем мультипроектного управления в качестве классификационных признаков могут использоваться такие характеристики:
– принадлежность к проекту,
– принадлежность к примеру проекта,
– сроки создания документа.
Отчет по проекту может содержать, например, следующие документы.
– план проекта;
– протоколы совещаний по проекту;
– отчет о ходе выполнения работ;
– служебные записки об изменении сроков выполнения работ, их состава и бюджета;
– справка о выполнении бюджета проекта;
– нормативная документация, разработанная в ходе выполнения проекта;
– справка о разработанном методическом и программном обеспечении;
– акты приемки-сдачи работ;
– приказы и распоряжения;
– перечень рекомендаций для будущих проектов;
– проблемы выполнения проекта, перечень рекомендаций для будущих проектов;
– иные документы, имеющие существенное отношение к проекту.
Пример состава архивируемой информации по проекту:
– план проекта;
– отчет о ходе выполнения работ;
– нормативная документация, разработанная в ходе выполнения проекта;
– справка о разработанном методическом и программном обеспечении;
– электронные модели организации исполнения проекта (в случае применения специализированных программных средств;
– проблемы выполнения проекта, перечень рекомендаций для будущих проектов.11.5. Информационные системы управления проектами
Управление исполнением проекта – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.
Если проект исполняется в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы включены в процессы исполнения.
Если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимы определение и применение корректирующих воздействий, в этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.
В значительной мере процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления понимаются как управление изменениями и инициируются процессами анализа.
Процессы анализа включают как анализ плана проекта, так и анализ исполнения проекта.
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой проекта и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.
Основные процессы анализа – непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта.
Вспомогательные процессы анализа – связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта.
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий (изменений).
Отношение к накопленной в ходе реализации проекта новой, существенной для ведения дальнейшей деятельности информации, как к стратегически важным активам, соответствует признанию того факта, что в нынешнюю эпоху управление знаниями становится неотъемлемой частью систем управления. Важно включить этот тезис в рабочие процедуры.
