Юрий Лукаш - Начальники и подчиненные: кто есть кто, взаимоотношения и конфликты
– посещение отделов, офисов компании для беседы с работниками;
– организация специальных встреч или совещаний с сотрудниками (эти встречи могут проходить как в кабинете начальника, так и в неформальной обстановке – в кафе, в клубе, на природе);
– приглашение одного или нескольких сотрудников в кабинет руководителя для неформальной беседы (участников встречи не должно быть слишком много, иначе будет трудно добиться откровенности разговора. Оптимальное число сотрудников – около 10 человек);
– совместные поездки с сотрудниками в филиалы, региональные представительства для совместного решения каких-либо производственных задач.
Чтобы достичь хороших результатов беседы «через голову», руководителю компании надо держаться с работником открыто и демократично, выслушать его мнению и подчеркнуть факт своей совместной работы с ним в одной компании, что в значительной мере помогает работнику преодолеть некоторую неизбежную скованность и робость и проникнуться к симпатией к руководителю;
– ящик для предложений – на видном месте вывешивается ящик, в который работникам предлагается опускать письма с предложениями по улучшению условий труда, отношений в коллективе, деятельности компании в целом, а также откровенными рассказами о насущных проблемах. Эффективность данного метода находится в прямой зависимости от места расположения ящика. Ни в коем случае нельзя вывешивать его рядом с кабинетами начальников или в непосредственной близости от камер видео наблюдения. Самое удачное место – вестибюль на входе в офис. Но даже при выгодном расположении ящика не рассчитывайте сразу на большое количество записок, поскольку формулирование предложений потребует от сотрудников дополнительных временных затрат. Для работы метода очень важно, чтобы ни одно из предложений, которые собираются в ящике, не было проигнорировано. Их нужно обсуждать на специальных совещаниях (желательно в конференц-зале, в присутствии всего коллектива) и принимать необходимые меры. Метод хорошо действует в больших компаниях, где высшее руководство физически не может общаться со всеми сотрудниками. Это дешевый и простой способ оценить ситуацию в коллективе. В большинстве случаев работникам гораздо проще доверить свои соображения бумаге, чем излагать их руководителю с глазу на глаз. Достоинство метода является возможность длительного его применения;
– «горячая линия» – т. е. предоставление работникам возможности быстро задать вопрос по проблемной ситуации и получить на него быстрый ответ. «Горячая линия» может быть телефонной и электронной. Телефонную линию организовать легко – в отделе по персоналу на телефоне, номер которого известен всем работникам, в течение каждого рабочего дня (на автоответчике или под запись оператора) собирается информация о мнениях и оценках персонала относительно кадровой и финансовой политики компании. Затем эта информация передается руководителю, который на специальных совещаниях озвучивает вопросы и отвечает на них. Электронная линия требует наличия локальной электронной сети. На внутреннем сайте компании создается страница, где каждый желающий может задать вопрос руководителю (одному или нескольким). Самые важные из них обсуждаются на периодических совещаниях с коллективом. Метод удобен обеспечением возможности получения наиболее свежей информации по конкретным ситуациям. Он достаточно прост в реализации (для телефонной линии нужен только телефон с автоответчиком и сотрудник, который будет обрабатывать информацию, а для электронной – соответственно локальный сайт и модератор). Первоначально могут возникнуть сложности с привлечением участников, но их можно преодолеть, если не обязывать работников называть свои имена. Разумеется, все проблемы, которые сотрудники поднимают в сообщениях, должны незамедлительно рассматриваться и разрешаться. Но наиболее важные – обязательно. Недостатком является то, что при его применении не приходится рассчитывать на большую активность и полную откровенность участников, поскольку сотрудники опасаются, что их могут «вычислить», наказать и т. п.
О порочной практике работы менеджера на своих подчиненных
Нередко бывает так, что руководителю не хватает рабочего дня, тогда как его подчинённым нечем его заполнить. Структура рабочего времени руководителя состоит из двух составляющих:
– времени, которое забирает система – часть временного ресурса, затрачиваемая на текущее общение с поставщиками, покупателями, деловыми партнерами. Пренебрежение этой деятельностью тоже влечет за собой расплату, хотя не столь скорую и, возможно, опосредованную;
– времени, которое руководитель тратит на собственные инициативы – это часть временного ресурса, которую он использует для реализации собственных замыслов, планов и идей и выполнение обязанностей, взятых им на себя добровольно. Однако некоторую долю из этого запаса съедают подчиненные – назовем это временем, которым распоряжаются подчиненные. То, что остается, – время, распределяемое по собственному усмотрению.
Чтобы согласовать между собой составляющие рабочего времени, менеджеру необходимо установить и поддерживать контроль над содержанием и расходованием своего временного ресурса. Поскольку требования, предъявляемые системой, обязательны к исполнению, эта составляющая менеджеру неподвластна. Поэтому единственный компонент, который оставляет простор для маневра, – это время, затрачиваемое на собственные инициативы. Основная задача менеджера – максимально увеличить время, расходуемое по собственному усмотрению, и минимизировать или даже свести к нулю ту часть, которую отнимают подчиненные. Полученный выигрыш поможет ему успешнее внедрять свои идеи и реализовывать новые проекты.
Исследования показывают, что большинство менеджеров драгоценне часы теряют, решая задачи своих подчиненных.
Во избежание работы на своих подчиненных отношения с ними менеджеру целесообразно построить в рамках следующей принципиальной схемы:
– пока я помогаю вам решить эту или какую-либо иную проблему, она ни на секунду не перестает быть вашей, и только вашей поскольку если она становится моей, то вы от нее избавляетесь, а я не могу помочь человеку, у которого нет проблем;
– по окончании данного разговора с вами проблема покинет пределы моего кабинета так же, как она сюда вошла, – т. е. вместе с вами, но вы можете просить моей помощи в назначенное для этого время и тогда мы вместе определим, каким должен быть следующий шаг и с чьей стороны;
– когда следующий шаг буду обязан сделать я, решение мы примем совместно с вами.
