Джон Джестон - Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов
Обзор условных соглашений моделирования процессов
Здесь описываются предлагаемые условные соглашения при моделировании процессов, в т. ч.:
• единообразие. Только единое универсальное представление информации в инструменте моделирования создает основу для общения между сотрудниками в различных бизнес-подразделениях и отделах. Это коммуникативная база важна как часть процессной ориентации, когда сотрудники сообщают друг другу об интерфейсах в различных областях деятельности, или когда сотрудники из различных отделов организации работают в проекте совместно. Единообразие применимо к дизайну графики, условным обозначениям и предполагаемой детализации;
• меньше сложности и больше обозримости моделей процессов. Условные соглашения в определениях и документации обеспечат получение всеми сотрудниками, участвующими в моделировании в качестве модельщиков или читателей, только значимой для них и для организации информации. Это особенно важно при выборе моделей, объектов, символов и атрибутов, а также для формального формирования головной базы данных. Достоинства меньшей сложности и улучшенной обозримости моделей особенно заметны при ознакомлении с моделями новых сотрудников и реализации новых проектов с применением инструмента моделирования и управления процессами;
• возможность повторного использования и сохранность информации. Повторное использование и сохранность информации в инструменте моделирования и управлении процессами – это необходимые требования согласованного видения организацией процессов и структуры. А такая картина, в свою очередь, – условие толкования и интерпретации уже хранимой информации;
• согласованность и возможность анализа. Задача состоит в однозначном, полном и точном анализе информации базы данных по процессам во всех подразделениях и группах проекта.
Чтобы добиться выполнения этих требований, условные соглашения моделирования должны быть:
• практичными – сам документ, формализующий условные соглашения, должен быть полезен при моделировании процессов и давать практическую информацию (не теоретическую) о моделировании с помощью выбранных инструментов и методов в организации;
• доступными – у читателя должен быть простой и интуитивно удобный способ доступа к требуемой информации; лучше всего это обеспечивает ясное и логичное содержание и использование перечня диаграмм, глоссария и алфавитного указателя.
Условные соглашения должны быть «пригодны для использования» и не дублировать учебные пособия или руководства пользователя; они должны давать практические советы и подсказки для моделирования с помощью выбранного инструмента и управления процессами в организации.
Элементы условных соглашений моделирования
1. Контроль версий.
2. Содержание.
3. ЧАСТЬ I – ВВЕДЕНИЕ
a. Введение в документ об условных соглашениях:
i. Цель введения условных соглашений.
ii. Кому предназначен документ.
iii. Как пользоваться документом (отдельно по каждой целевой аудитории).
iv. Общий обзор документа (описать каждую главу).
v. Прочая документация, связанная с Условными соглашениями (например, учебные пособия).
vi. Составители документа.
vii. Порядок внесения исправлений и дополнений в Условные соглашения.
b. Введение в управление бизнес-процессами (BMP):
i. Каково видение BPM организацией.
ii. Каково текущее состояние BPM в организации (например, соотнести с моделью зрелости BPM) и то состояние, которого стремится достичь организация.
iii. Каков подход руководства к бизнес-процессам (BPM).
iv. Какие методы/методики/схемы/инструменты применяются.
v. Кто отвечает за BPM в организации.
vi. Каково распределение ролей (функциональных обязанностей) в связи с BPM? (Перечень задач, обязанностей и полномочий.)
vii. Общий обзор архитектуры процессов в организации.
c. Ведение в методологию и инструментарий моделирования и управления процессами:
i. Какой инструмент (инструменты) выбран (выбраны).
ii. Каковы его основные возможности и характеристики.
iii. Какие факторы в основном предопределили выбор данного инструмента.
iv. Общий обзор инструмента/методологии.
4. ЧАСТЬ II – УСЛОВНЫЕ СОГЛАШЕНИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ
a. Подход моделирования:
i. Моделирование по принципу «сверху-вниз» и «снизу-вверх».
ii. Путь от моделирования процесса до утверждения, опубликования и сопровождения моделей.
b. Методические указания моделирования:
i. Принципы моделирования.
ii. Опыт и уроки, извлеченные из предыдущего моделирования в организации.
c. Общий обзор типов моделей и объектов моделей:
i. Примеры из реальной практики.
ii. Преимущества типов моделей и объектов моделей.
iii. Если необходимо, перечислите, какие именно модели и объекты.
d. Условные наименования:
i. Условные наименования для моделей.
ii. Условные наименования объектов.
iii. Примеры из реальной практики.
e. Графическое отображение:
i. Какая информация о моделях включена.
ii. Макет модели.
iii. Размер и размещение объектов.
f. Элементы моделей и объектов:
i. Элементы моделей и объектов и указание обязательных полей (если перечень слишком длинный, его нужно поместить в приложении).
g. Распространенные ошибки:
i. Часто встречающиеся ошибки, включая примеры из реальной практики; подробный пошаговый метод, позволяющий избежать ошибок или исправить их.
h. Формирование отчетов.
5. ЧАСТЬ III – ПРАКТИЧЕСКОЕ ПРИМЕНЕНИЕ
a. Установка.
b. Конфигурация и настройка.
c. Структура каталогов.
d. Смена пароля.
6. Глоссарий.
7. Перечень диаграмм (рисунков).
8. Алфавитный указатель.
Сверочный список выбора инструментального средства моделирования и управления бизнес-процессами
Опасности при выборе инструментария и управления процессами
Подходящее для организации средство моделирования и управления процессами нельзя выбирать исключительно по его функциональным возможностям или цене, а по пригодности для целей, в которых организация намерена пользоваться им. При выборе такого инструментального средства распространены две ошибки (рис. П .16):
1. Напрасная трата денег (завышенная цена): требования, предъявляемые организацией к инструментарию, достаточно стандартны, но приобретается новейший продукт с широкими функциональными возможностями. Это приводит к неоправданным расходам (на приобретение и содержание) и разочарованию пользователей (поскольку для работы с инструментарием требуется интенсивное обучение), но используется лишь ограниченное число из широкого множества заложенных в продукт возможностей.
