Глеб Архангельский - Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013
Просматривая картотеку, можно, как и в «Задачах», «Контактах» и «Календаре», переключать разные представления. Представление по умолчанию – значки, большие или мелкие: заметки выглядят как стикеры.
«Список заметок» – заметки выстроены простым списком. «Последние 7 дней» – отображаются лишь новые заметки.
Чтобы видеть одновременно и название заметки, и ее содержание, есть два способа. Первый – «автопросмотр». Когда он включен, под каждой заметкой виден начальный фрагмент текста, около абзаца. Чтобы его включить, в Outlook 2013 нужно сделать правый клик на заголовке любого столбца, после чего выбрать в контекстном меню пункт Настройка представления / Другие настройки / Автопросмотр.
Второй способ – «область просмотра» (Вид / Область просмотра). Когда она включена, внизу под списком заметок появляется часть экрана, где видно полное содержание заметки, на которой в данный момент стоит курсор.
Иногда бывает полезно настроить автоматическое форматирование: например, выделить жирным шрифтом все заметки, в которых встречается слово «проект». Это делается стандартным путем – через пункт «Настройка представления» в контекстном меню. Подробно эти действия описывались в главе 1.
Создание завершенного продукта
Если сформулировать суть тайм-менеджмента в трех шагах, это будет выглядеть так.
1. Записывать дела.
2. Выделять главные дела.
3. Доводить дела до конца.
Бывает нетрудно задумать что-то новое, завести папку, набросать идеи. Гораздо труднее доводить эти идеи до законченного продукта.
Многие проводят часы на интернет-форумах, пишут многокилобайтные постинги с ценными мыслями – но не написали ни одной статьи. Многие написали несколько хороших статей – но не смогли издать книгу. Многие поступали в аспирантуру – но не защитили диссертацию.
Доведение работы до конца требует серьезных усилий. Творческая картотека поможет вам в этом. Перед тем как писать бизнес-план, статью, главу диссертации, просмотрите все заметки в соответствующей папке и скопируйте в Word наиболее значимые. У вас появится «болванка», с которой работать гораздо проще, чем с чистым листом. Структурируйте ее, нарастите на скелет «мясо» – и наслаждайтесь готовым продуктом. Разрозненные мысли живут недолго и приносят мало пользы. Готовый продукт будет работать на вас многие годы.
Полезности для руководителя
Коллективная работа с заметками в Outlook поможет вам:
– организовать самую простую общую базу знаний: полезных фактов, информации, идей – и сделать таким образом знания отдельных ваших сотрудников общим ресурсом в командной работе;
– материализовать работу с тем, что пока не является четкими задачами: с идеями, задумками, наблюдениями;
– сделать материальным, а следовательно, управляемым процесс развития вашего подразделения или компании, то есть процесс генерации идей, превращения замыслов в задачи.
Краткие итоги
1. Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».
2. Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель.
3. Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям.
4. Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости присваивайте категории.
5. Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, свяжите эту заметку с его контактом.
6. Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу.
7. Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.
8. Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.
«Достижение совершенства немыслимо без тщательной отделки всех мелочей. Ничего нельзя упустить, забыть, потерять. Одна нитка на костюме полностью испортит впечатление от него; одна неудачная рифма смажет весь эффект от поэмы; одна нестыковка в слаженной игре оркестра может обречь на неудачу новую симфонию».
6. Внимание к деталям
Систематизируйте мелочи с помощью пользовательских полей
«От мелочей зависит совершенство. А совершенство – не мелочь», – сказал кто-то из великих.
Во все века лучшие представители рода человеческого не соглашались на меньшее, чем на совершенство. Это понятно. Ведь если делаешь вещи и дела «пристойно», «более-менее» – то, значит, и жизнь свою проживаешь кое-как. Более-менее.
Совершенство требует от человека противоположных друг другу качеств. Первое – это смелость, порой доходящая до бесшабашности. Ведь совершенство невозможно без новизны, нетривиальности, ломки привычных стереотипов. Совершенство содержит в себе дерзость и вызов, вызов на грани провала.
С другой стороны, достижение совершенства немыслимо без тщательной отделки всех мелочей. Ничего нельзя упустить, забыть, потерять. Одна нитка на костюме полностью испортит впечатление от него; одна неудачная рифма смажет весь эффект от поэмы; одна нестыковка в слаженной игре оркестра обеспечит неудачу новой симфонии. Потеря одного гвоздя даст отвалившуюся подкову, захромавшую лошадь, погибшего офицера, проигранное сражение.
Как сочетать смелость и дерзость с вниманием к мелочам? Ответ: нужно создать простую систему, простые процедуры, которые позволят сделать мелочи управляемыми, не отвлекаясь на них. Забыть про мелочи – будучи в них уверенным.
«Лучшее качество – это моя слабость»
Барон Карл Фридрих Иероним фон Мюнхгаузен был не только бесшабашным героем, как принято о нем думать. Он был еще и перфекционистом и сам, по свидетельству Распе, называл стремление к наивысшему качеству своей слабостью.
Чего стоит, например, одно очищение пятен на Луне. «Главное, нужно было добыть тончайшего песку, способного не только счистить ржавые пятна с Луны, но и отполировать ее заново. По приказу шаха в мое распоряжение отдано было несколько рот солдат, и шестьсот человек день и ночь работали специально над просеиванием песка. Через две недели все было готово: и сооружение для спуска Луны, и песок. И смешно было думать о том, что в Европе воображают, будто Луна скрылась из-за так называемого новолуния, между тем как в действительности это мы в Ширазе спустили ее вниз и песком счищали ржавчину, портившую блестящую ее поверхность. Ни единого пятнышка не оставили мы на Луне. Ведь лучшее качество, как и высшая порода, это моя слабость, или, если хотите, моя сила. Какой-нибудь гвоздь у меня, и тот должен быть крепким, первосортным…»
Представим себе обычное утро барона Мюнхгаузена. Позавтракав дикой уткой, застреленной через печную трубу, он выпил чашечку кофе и приступил к планированию своих дел.
Главная задача – вспомнить все необходимые в ближайшее время подвиги, не упустить важных деталей. Проконтролировать подготовку так, чтобы разгрузить от этих мелочей сознание и сосредоточить его на главном – собственно на подвиге.
Перед бароном на столе большой лист бумаги. Бумаги, конечно же, высшего качества, с фамильными водяными знаками. Рядом малахитовый письменный прибор. На листе – разграфленная таблица. По вертикали в левом столбце аккуратным каллиграфическим почерком вписаны все прошлые и будущие подвиги. Заголовки других столбцов – важная информация по подвигам и те детали подготовки, которые нужно предусмотреть.
– Смертельно ли опасен подвиг? От этого зависит характер подготовки к нему.
– Какова удаленность от дома? Подвигов много, логистику перемещений нужно тщательно рассчитать.
– Потребуется ли оружие? Его нужно подготовить.
– Что нужно дополнительно? Инструменты, люди, что-то еще?
– Описание для потомков – составлено ли? Или его еще необходимо составить?
Эта таблица позволяет храброму барону не забыть никакой детали в подготовке каждого подвига. При этом на одном листе видна абсолютно вся картина: что готово к воплощению, что уже воплощено, что требует доработки.
Если бы барон пользовался Outlook (что при его разнообразных талантах вполне можно представить), список подвигов был бы еще более удобным в работе. Например, если подвиг обозначен как опасный, но при этом не поставлена галочка в графе «оружие», Outlook автоматически раскрасит эту задачу в красный цвет. Графу «Удаленность от дома» Outlook может автоматически умножить на графу «Средние расходы на километр дороги» и записать полученные данные в графу «Прогнозируемые расходы на дорогу». Под списком проектов, в окне просмотра, барон видит подробности и важные примечания по проекту.
