Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный
• Суть дела, о котором ведутся переговоры, и принятых решений.
• Дата, установленная для следующего заседания, если применимо.
• Время, когда заседание закрывается.
Протоколы записывают в журнале для протоколов и обычно там также держат постоянные документы, на которые часто ссылаются.
ПРОВЕДЕНИЕ ЗАСЕДАНИЯ
То заседание, которое мы обсуждаем, обычно проходит в похожих, но не идентичных условиях с парламентским. Его иногда называют «народной процедурой», здесь обширное поле для обсуждения, и эта тема выходит за пределы содержания книги по этикету, но если очень коротко, то происходит следующее: как только заканчиваются отмеченные выше формальности, начинается заседание с рассмотрения предложения, выдвинутого перед этим.
Второстепенные правила многих обществ оговаривают, что все предложения следует представлять в письменном виде секретарю за семь, десять или даже за двадцать один день до назначенного заседания. Секретарь заносит их в повестку дня, и их ставят на рассмотрение в хронологическом порядке. Бывают, однако, случаи, когда их не представляют в письменном виде; официальные предложения — одно из таких исключений.
Предложение всегда должно быть составлено в утвердительной форме и должно начинаться со слова «это».
Перед заседанием предложение кладут перед тем, кто его выдвигает, человек поднимается и излагает свое дело и затем заканчивает повторением действительных слов своего предложения, начиная: «Это то, что, так или иначе, следует сделать.»
Хотя по закону не обязательно, чтобы каждое предложение кто-то поддерживал, постоянные порядки или правила большинства обществ настоятельно требуют этого. Изложив свою часть и закончив или начав повторением точных слов своего предложения, тот, кто его выдвинул, садится, и, если повезет, кто-то встанет и выступит в поддержку его предложения, или просто скажет: «Я поддерживаю предложение», или произнесет короткую речь в пользу предложения.
Однако, если никто не хочет поддержать предложение, председатель подождет немного и затем объявит, что оно провалилось, так как ему не хватает поддержки. Вопрос затем закрыт, и то же самое предложение, в своем первоначальном виде или в другой форме, нельзя выдвигать снова на том же заседании.
Примем, однако, что предложение было представлено и поддержано. Теперь оно открыто для обсуждения, и каждый может встать и говорить о нем. Никому не положено говорить больше одного раза по одному и тому же вопросу, за исключением того, кто выдвинул свою инициативу, он обязан отвечать на критику или давать объяснения и дополнения. Его ответ, однако, должен закрыть дебаты по этому вопросу.
Неизбежно возникнут возражения. Помимо тех, которые в целом против, будут и те, что считают, что предложение слишком расплывчатое, и те, что, напротив, считают, что оно недостаточно дальновидное. Другие посчитают, что его следовало бы сформулировать более ясно или более убедительно или что оно должно в большей мере совпадать с их собственным суждением по этому вопросу, и захотят затем внести изменения в предложение. Эти изменения называют поправками.
Поправки также имеют соответствующую форму. Они должны исключать слова; добавлять слова; заменять какие-то слова другими.
Это не означает, конечно, что слово «не» можно вставить в самое важное место, чтобы отвергнуть все предложение. Другими словами, если выдвинута идея «построить в городке новую игровую площадку», ее нельзя поправить так, чтобы читалось «не строить новой игровой площадки.». Столь полное неодобрение выражают во время голосования.
Подобно предложениям, поправки должны быть утвердительными. Их может сделать любой, за исключением того, кто выдвинул предложение, и того, кто поддерживал его. По закону поправки не нуждаются в поддержке, но почти всегда требуется, чтобы это было сделано, и, действительно, правила, действующие приказы или другие нормы многих учреждений требуют этого.
Тот, кто поддерживает поправку, может или произнести свою речь в защиту, когда поднимается, чтобы поддержать поправку, или позднее, но он не может делать каких-то дальнейших замечаний во время последующего обсуждения.
В «народной процедуре» по общепринятой практике поправку голосуют перед голосованием предложения, в которое хотят внести поправку. Если поправки внесены, предложение с поправками занимает место первоначального.
Каждую поправку рассматривают точно так же, пока не закончится дискуссия. Наконец, предложение в целом ставят на голосование.
Можно также предложить поправку к поправке, но эта громоздкая процедура только затуманивает вопрос и сбивает с толку присутствующих. Самый лучший способ справиться с такой ситуацией — временно забыть о первоначальном предложении, рассматривать первую поправку как само предложение, а вторую поправку как поправку к нему. Если вторая внесена, то первая соответственно меняет формулировку, и эту новую версию тогда рассматривают в связи с первоначальным предложением.
В парламенте и всех политических обществах, ведущих дебаты, предложение голосуют сначала, а поправки потом.
Когда председатель считает, что проблема обсуждена всесторонне и всем дали возможность высказаться, он спросит присутствующих, хотят ли они теперь поставить вопрос на голосование. Если получит утвердительный ответ, то сочтет необходимым ответить тому, кто выдвинул предложение, после чего встанет и скажет: «Вопрос в том, придерживается ли это собрание мнения, что.» Задав вопрос, он сделает паузу и затем добавит: «Все те, кто поддерживает, скажите «да»». Когда голоса стихнут, он добавит: «Все, кто против, скажите «нет»».
Оценив все «за» и «против», председатель объявит: «Думаю, что большинство «за»» или «большинство «против»» — в зависимости от того, как сложится ситуация. Если мнение председателя не оспаривают, тогда предложение принято. Иначе ему придется призвать к голосованию поднятием рук. В таком случае председатель обычно назначает одного счетчика голосов «за» и другого — «против», и, когда голоса подсчитаны, он объявит результат голосования.
Нет необходимости ждать, когда председатель закроет заседание. На самом деле любой может закрыть его разными способами. Существует также много тактических действий, к которым прибегают, чтобы избежать голосования, предпринятого по особому предложению, и все эти уловки можно изучить в множестве книг, касающихся этого предмета.
КОМИТЕТЫ
Существует по меньшей мере пять видов комитетов:
• Исполнительный комитет, который несет ответственность за действительное управление организацией.
