Барри Томас - MBA в кармане: Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления
Планирование времени не является самоцелью. Это — средство достижения цели. Оно должно быть привязано к постановке и достижению целей и, благодаря этому, становится рычагом, помогающим индивидууму и тем, кто с ним работает, добиваться действительно высоких результатов.
Как вы оцениваете свое умение планировать время? Вы:
(1)
Записали цели, ведущие к успеху?
ДА/НЕТ
(2)
Согласовываете эти цели с начальником в случаях, когда он/она имеет к ним отношение?
ДА/НЕТ
(3)
Производите впечатление человека, который хорошо организован, является настоящим профессионалом в своем деле и при этом находит время для общения с людьми?
ДА/НЕТ
(4)
Уделяете достаточно времени работе над важными проектами?
ДА/НЕТ
(5)
Имеете репутацию человека, который всегда укладывается в сроки?
ДА/НЕТ
(6)
Спрашиваете своего секретаря, какую работу она могла бы сделать вместо вас?
ДА/НЕТ
(7)
Иногда работаете вне офиса, чтобы сконцентрироваться на каком-то конкретном деле?
ДА/НЕТ
(8)
Быстро отвечаете на письма?
ДА/НЕТ
(9)
Обычно «возвращаете» телефонные звонки (т.е. перезваниваете тому, кто вам звонил) достаточно оперативно?
ДА/НЕТ
(10)
В достаточной степени используете оргтехнику и офисное оборудование для экономии своего времени?
ДА/НЕТ
(11)
Cознательно решаете не делать определенную работу до тех пор, пока кто-нибудь не выразит недовольство?
ДА/НЕТ
(12)
Ежедневно составляете список дел и телефонных звонков, которые необходимо или желательно сделать сегодня?
ДА/НЕТ
(13)
Часто берете работу домой или приходите в офис в выходные?
ДА/НЕТ
(14)
Считаете, что лучше сделать работу самому, чем обучить кого-то, кто сделает это за вас?
ДА/НЕТ
(15)
Позволяете людям, заглянувшим поболтать, тратить впустую ваше время?
ДА/НЕТ
(16)
Каждое утро сами вскрываете почтовую корреспонденцию?
ДА/НЕТ
(17)
Полностью пишете текст писем и других документов, которые затем печатает ваш секретарь?
ДА/НЕТ
(18)
Тратите время на работу, которую ваш подчиненный мог бы сделать так же хорошо, как и вы?
ДА/НЕТ
(19)
Сами договариваетесь о деловых встречах?
ДА/НЕТ
(20)
Впустую тратите время, раскладывая бумаги по файлам либо разыскивая нужную папку или документ?
ДА/НЕТ
(21)
Иногда уходите домой с ощущением, что весь день вас отвлекали, прерывали, мешали работать?
ДА/НЕТ
(22)
Отвечаете на телефонные звонки во время неформальных совещаний?
ДА/НЕТ
(23)
Тратите слишком много времени на бесполезные совещания?
ДА/НЕТ
(24)
Довольно часто опаздываете на совещания?
ДА/НЕТ
(25)
Тратите много времени, выслушивая упреки в нарушении сроков и упрекая в этом других?
ДА/НЕТ
(26)
Слишком требовательны по отношению к себе?
ДА/НЕТ
(27)
Соглашаетесь, если вас просят сделать что-либо, тогда как имело бы больше смысла, если бы это сделал кто-то другой?
ДА/НЕТ
Чтобы получить рейтинг менеджера, «эффективного на все 100%», вам нужно было ответить «ДА» на вопросы с 1-го по 12-й и «НЕТ» на вопросы с 13-го по 27-й. А как ответили вы? Есть необходимость в совершенствовании?
Концентрация на результатах/ благоприятных возможностях
При использовании методов планирования времени очень важно быть ориентированным на результат, т. е. выделять ключевые цели и оценивать важнейшие благоприятные возможности, как показано ниже.
Ключевые результаты, которые должны быть достигнуты (указываются в порядке важности):
(1)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(2)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(3) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(4) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(5) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
Основные благоприятные возможности, которые должны быть использованы (указываются в порядке важности):
(1) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(2) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(3)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(4) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(5) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
Использование календаря-ежедневника
для планирования времени
Хитрость состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день.
(1) Отметьте в ежедневнике важные даты года:
• регулярные совещания;
• заранее известные события (например, ежегодное общее собрание акционеров, отраслевая конференция, торговые ярмарки, подготовка бюджета);
• праздники;
• семейные даты;
• важнейшие дела (например, рабочая группа по стратегии, поездка в Восточную Азию, посещение клиентов).
(2) Спланируйте предстоящий месяц и:
• подсчитайте, сколько нераспланированных дней осталось в вашем распоряжении;
• внизу пометьте второстепенные дела;
• оставьте один день в неделю свободным от встреч;
• оставьте резерв времени для важнейших задач.
(3) Спланируйте следующую неделю:
• культивируйте традиции (например, коллективный обед в офисе по пятницам).
(4) Планируйте каждый день с первой минуты и:
• культивируйте традиции;
• установите определенные часы для «управления путем обхода» или для «открытых дверей»;
• выделите время для секретаря;
• составьте перечень дел и телефонных звонков, ранжируйте их;
• подключите секретаря к их последовательному выполнению;
• составляйте список ежедневно повторяющихся дел;
• помните, что «стресс» можно уменьшить, если планировать время, затрачиваемое на решение тех или иных задач.
Как планировать каждый день
• Планируйте каждый день с самого утра, а лучше — накануне вечером.
• Составьте список дел, определите время выполнения каждого из них и установите приоритеты.
• Выделите ключевые задачи и обеспечьте их выполнение.
• Не будьте слишком амбициозны — не перегружайте день делами, которые могут подождать.
