Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0
• измерение удовлетворенности потребителей;
• измерение эффективности (время и стоимость) сервисного обслуживания;
• выявление возможностей изменения и улучшения процесса;
• сопоставление возможностей усовершенствования процессов со стратегическими целями и соответствующая приоритизация;
• реализация возможностей усовершенствования процессов в проекте будущей версии процесса, успешное и эффективное ее внедрение в эксплуатацию;
• измерение возврата от инвестиций во все вышеперечисленное.
Каждая из этих способностей реализуется путем исполнения одного или нескольких процессов управления, составляющих дисциплину BPM. Как и вспомогательные бизнес-процессы, ни один из них не добавляет ценности для клиентов автоцентра непосредственно, но они нужны для оптимизации эффективности и результативности в создании ценности.
Внедрение BPM в масштабе корпорации или даже в масштабе входящей в нее организации с десятками и сотнями тысяч взаимосвязанных бизнес-процессов, которые должны управляться совместно, как правило, сопряжено с инвестициями в развитие специализированных способностей, которые позволяют это делать. В ходе обсуждения цикла управления бизнес-процессом мы применили цикл PDCA к управлению единичным бизнес-процессом. Чтобы комплексно управлять с его помощью всеми основными, вспомогательными и управляющими бизнес-процессами, необходимо понимать, какими специализированными способностями в области процессного управления должна обладать корпорация. За эти способности может отвечать одна бизнес-функция (например, Центр компетенции) или совокупность специализированных ролей в нескольких бизнес-функциях.
Комплексное управление бизнес-процессами на стадии «Планирование» цикла PDCA требует способности осуществлять планирование и описание процессов.
• Стратегическое планирование, обеспечивающее соответствие стратегических целей требованиям рынка, а также соответствие между результирующей стратегией и способностями, процессами, функциями и технологиями.
• Корпоративная архитектура (включающая как минимум бизнес-архитектуру, информационную архитектуру, архитектуру приложений и технологическую архитектуру), заботящаяся о том, чтобы критически важные компоненты организации были идентифицированы, а связи между ними – оптимизированы.
• Планирование трансформаций, реализующее стратегию организации в ее архитектуре и в конечном итоге – в оптимальных и реализуемых будущих версиях процессов и пошаговых планах их достижения.
Комплексное управление бизнес-процессами на стадии «Действие» цикла PDCA требует способности осуществлять детальное проектирование, разработку и внедрение процессов. Например:
• управление портфелем проектов для упорядочивания, инициирования и управления большими портфелями бизнес– и IТ-ориентированных инициатив, вытекающих из планирования трансформаций;
• управление проектами для управления отдельными бизнес– и IТ-ориентированными инициативами, входящими в портфель проектов;
• управление организационными изменениями как в рамках подготовки, так и в ходе проведения изменений в организации, для непрерывного мониторинга и оценки готовности организации к изменениям.
Комплексное управление бизнес-процессами на стадии «Проверка» цикла PDCA требует способности осуществлять мониторинг и отчетность по эффективности. Например:
• мониторинг эффективности для оценки в реальном или близком к реальному времени эффективности процессов и их влияния на создание ценности для потребителя, а также для сбора данных в интересах будущих бизнес-преобразований и инициатив в рамках непрерывного совершенствования;
• отчетность по эффективности как предоставление информации об эффективности процессов и информации для принятия решений в нужное время и с нужным уровнем детализации для каждой из ролей на всех уровнях организации, от высшего руководства до рядовых сотрудников.
Совместное управление бизнес-процессами на стадии «Корректировка» цикла PDCA требует способности осуществлять реагирование на изменения и непрерывное совершенствование. Например:
• анализ бизнес-процессов для оценки соответствия эффективности процесса и создаваемой им ценности ожиданиям потребителя, а также для выявления потенциальных проблем и возможностей усовершенствования;
• реагирование на изменения, включая выявление проблем эффективности (как кратко-, так и долгосрочных) и возможностей усовершенствования, оценку, приоритизацию и реализацию усовершенствований.
2.10. Развитие способностей, относящихся к управлению бизнес-процессами предприятия, следует шкале уровней процессной зрелости
Как было упомянуто выше, широкомасштабное внедрение BPM требует огромного числа собственных бизнес-способностей, достигших определенной степени зрелости. Многие организации, приступив к BPM, обнаруживают, что они уже обладают этими способностями на той или иной степени зрелости. В этих условиях продвижение по пути внедрения BPM становится упражнением по связыванию этих уже существующих способностей воедино на основе процессно-ориентированной организации и процессного мышления.
Есть организации, которые прибегают к BPM из-за того, что находятся в таком состоянии упадка и хаоса, что им просто необходимо что-то делать, чтобы оставаться коммерчески жизнеспособными. В этих организациях таких способностей не существует, поэтому они особенно часто сталкиваются с обескураживающей задачей – выяснить, как и когда организация должна приобрести эти способности. Многие организации, внедряющие BPM, пришли к выводу, что в этом может помочь позиционирование организации на графике уровней процессной зрелости. Это дает понимание того, какие способности необходимо нарастить, чтобы продвинуться по этой шкале.
Как и в случае с жизненными циклами бизнес-процессов, литература по BPM изобилует моделями зрелости бизнес-процессов в диапазоне от очень простых до очень сложных. Мы воспользуемся очень простым графиком (рис. 2.10), который поможет разобраться, как организации развивают собственные бизнес-способности, добиваясь большей зрелости BPM.
Анализируя состояние своих бизнес-процессов по шкале Хаотичные – описанные – контролируемые – интегрированные – проактивно управляемые[39], организация может определить к какому уровню они относятся (поодиночке или в совокупности), и в соответствии с этим решить, на развитие каких собственных бизнес-способностей следует направить ресурсы.
2.10.1. Стадия хаотичных процессов
Организации на этой стадии очень слабо представляют (или совсем не представляют), что такое сквозные кросс-функциональные процессы и как создается ценность для потребителя. Хотя у организации могут быть фрагментарные описания деятельности (например, в виде стандартных операционных процедур, тренинговых или адаптационных материалов), они относятся к разрозненным функциональным подразделениям и не привязаны осмысленным образом к вышестоящему бизнес-процессу, а метод изложения страдает непоследовательностью. Таблица 2.1 ниже суммирует проблемы, с которыми обычно сталкиваются организации, стоящие на нижней ступени процессной зрелости, и основные стимулы инвестировать в BPM для таких организаций.
Таблица 2.1
2.10.2. Переход от хаотичных к описанным процессам
Организации, продвигающиеся по шкале процессной зрелости от хаотичных процессов к описанным, инвестируют в развитие способностей, обеспечивающих планирование и описание процессов и детальное проектирование, разработку и внедрение процессов.
В области планирования и описания процессов (шаг «Планирование» цикла PDCA) обычно наблюдается следующее.
• Возросшее понимание того, что такое бизнес-процесс, как он связан с созданием ценности для потребителя и с процедурами операционного уровня.
• Возросшее понимание того, как проекты усовершенствования бизнес-процессов и обеспечивающие их IТ-инициативы реализуют стратегию организации.
• Возросшее понимание того, как организационная структура и информационные технологии поддерживают исполнение бизнес-процессов, и, как следствие, более качественные требования к организационным изменениям и IТ-проектам.
• Появление бизнес-архитектора, бизнес-аналитика и процессного аналитика как ролей, отдельных от роли системного аналитика, сфокусированного только на IТ.
