Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать
У каждого дня должен быть план.
Как уже говорилось, правильных ответов в тайм-менеджменте не существует. Для одного правильно одно, другому
же это совершенно не подходит. Однако одна непреложная истина тайм.-менеджмента такова: план дня должен быть.
Признайтесь, такое бывало не раз: десять входящих электронных писем, пять наклеек на мониторе, двадцать пять напоминаний в уме и крестики на руках. Это – не план дня. План дня должен быть в одном месте и обязательно в письменном виде. На каком носителе – не принципиально, главное, чтобы вам было удобно.
Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Именно для таких ситуаций необходимы планы. Вы ведь не планируете утренний душ или чистку зубов. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз хороший способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах.
В первую очередь нужно помнить о том, что план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Даже если вы уверены, что у вас отменная память, не стоит чрезмерно полагаться на нее: материализуйте список задач на день. Голова человека не способна удерживать слишком много информации одновременно, поэтому обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. На это уйдет всего несколько минут, но даст возможность контролировать и управлять делами, позволит ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты. Не спешите думать, что вы уже умеете это делать: труднее всего даются самые простые вещи. Внимательно понаблюдайте за собой и не стесняйтесь оттачивать простые навыки планирования.
Классический тайм-менеджмент жестко регламентирует: планировать рабочий день лучше вечером, но мне кажется, у этого вчера есть как свои плюсы, так и минусы. Рассмотрим их.
Планирование дня с вечера хорошо закрывает прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с четкой картины предстоящих дел. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.
Планирование дня с утра хорошо сочетается с согласованием (или подтверждением) времени встреч с клиентами или партнерами по бизнесу, распределением поручений и необходимой информации среди подчиненных и т. д.
В любом случае к плану не стоит относиться как к закону. Он должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется совсем немного: в общей сложности минут 10 в течение дня, а экономия при грамотном планировании составит часы, а иногда и недели, освобожденные от ненужной работы.
При необходимости много передвигаться по офису или по городу желательно, чтобы план дня был мобильным, то есть занесен в небольшой ежедневник либо распечатан.
При планировании дня вы сталкиваетесь с тремя типами задач:
• жесткие встречи – привязанные к конкретному моменту времени (пресс-конференция в 12:00);
• гибкие задачи – не привязанные к определенному времени (уточнить время начала пресс-конференции); "гибкие" не означает необязательные и не имеющие срока исполнения – у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать;
• бюджетируемые – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого момента исполнения, но которые требуют большого ресурса времени (подготовиться к пресс-конференции (три часа)).
Такая классификация поможет вам оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование.
Алгоритм планирования дня следующий (табл. 8.1). Таблица 8.1. Страница ен-шднош-шка с обзором дня
На свободном пространстве (в ежедневниках – справа от сетки времени) составьте полный список задач, не привязанных к определенному моменту. Выделите ярким маркером две-три приоритетные и выполнение гибких задач начинайте именно с них. В сетке времени запланируйте встречи, привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих большого ресурса времени, забронируйте его в ежедневнике. Время между жесткими встречами в течение дня заполняйте начиная с выполнения задач, отмеченных цветом.
Должно получиться следующее: слева – жесткие встречи, причем не просто списком, а с привязкой к сетке времени. Справа – список гибких задач, наиболее приоритетные из них выделены. Для двух из трех приоритетных задач забронировано время. Благодаря наглядности левой части плана сразу заметны участки времени, в которые можно выполнять забронированные задачи. При этом хорошо видно, достаточно ли на них времени.
Обратите внимание: в этом плане дня много свободного места, не нужно расписывать по времени все задачи. Благо-
даря этому план без потерь готов изменяться. При появлении нового задания просто допишите его в гибкий список, оцените приоритетность и запустите в работу.
опоздала – не спеши
Рассмотрим такой элемент плана дня, как график жестких встреч, привязанных к конкретному времени.
Как бы ни была непредсказуема жизнь, по тому, пунктуальны вы или нет, люди будут судить о том, насколько организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем свои обязательства. Во избежание опозданий при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на дорогу (особенно актуально в больших городах – нужен дополнительный резерв на пробки); на второстепенные дела (вошла в приемную, подготовилась, посмотрела в зеркало), на организационные нестыковки (бабушка на вахте, вписывающая ваши паспортные данные в книгу, не пропускает через вертушку, путаница в переулках или адресах).
Многие не умеют реально оценивать ситуацию и время на решение тех или иных задач. Человеку кажется, что он справится за три дня, а уходит неделя. Часто время со среды до понедельника оценивается в шесть дней, на самом же деле в распоряжении только два с половиной рабочих дня. Хуже всего русский человек ориентируется в затратах времени на второстепенные дела – вообще не отводит на них ни минуты. Здесь как раз уместен принцип: умножь бюджет проекта на два, длительность на три, и получишь реальные цифры. Аналогично поступайте при планировании встреч. К первоначальным оценкам времени прибавляйте еще хотя бы 20 % . Всегда закладывать резервы – принцип очень простой, но редко используемый на практике. Об этом говорит и очередной рецепт успеха системы тайм-менеджмента: не планировать более 60 % рабочего дня, оставляя 40 % времени в качестве
резерва. Например, в одной из московских компаний этот принцип реализовали следующим образом.
После каждых двух часов запланированных встреч была так называемая зеленая зона, на которую секретари ничего не планируют. В это время у сотрудников есть возможность просмотреть бизнес-планы или навести порядок на столе. В результате, если у кого-то затянулась встреча, самое худшее, что может произойти, – сдвинется следующая встреча, а дальше удар брала на себя зеленая зона. Менеджеры и руководители отделов были очень довольны: большинство деловых встреч начиналось вовремя, появилось время на обед и накапливающиеся мелкие дела.
