Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать
Тот "факт", что русские не способны к самодисциплине – это просто поиск оправдания. Например, многие говорят: "Для моей работы тайм-менеджмент не подходит. У меня все время звонки и посетители. Сама планировать свое рабочее время я не могу". Это ошибочное мнение. Все рабочее время никогда не планируется, даже в Америке, но какую-то его часть можно расписать при любой работе. Наш народ рассуждает: мы такие восточные, креативные. На самом деле все креативные, и американцы тоже. Почему тогда они первые,
5-16
а мы – 125-е? Самоорганизация необходима любому человеку в любой стране, другое дело, что ее не стоит доводить до крайности. Контекстное планирование изначально более гибкое, ориентированное на изменения обстановки. Оно дает возможность учесть неожиданности. Детально разработана система самомотивации, поскольку отечественному характеру сложно преодолевать себя и приниматься за неприятные, но необходимые задачи. Нужно только определить, какой тип тайм-менеджмента вам больше подходит: активный или реактивный.
При активном тайм-менеджменте сотрудник может самостоятельно планировать основную часть своего времени. Как уже говорилось, в этом случае нужно составлять список дел и задач примерно на 60 % рабочего времени (при восьмичасовом рабочем дне это примерно четыре с половиной или пять часов). На форс-мажорные обстоятельства, непредвиденные звонки и визиты необходимо оставить не менее 20 % времени (примерно полтора часа). Остальное время (также 20 %) отводится на получение новой информации, обучение и развитие. Это время может использоваться ежедневно или накапливаться, как в своеобразном банке времени, чтобы один раз в месяц или два посетить двухдневный семинар или тренинг. При реактивном тайм-менеджменте сотрудник по большей части не может самостоятельно планировать свое время, поэтому нужно определить, сколько рабочего времени действительно необходимо отвести на выполнение дел, которые зависят от обстоятельств, а сколько времени можно спланировать. Составьте свою формулу. Например, 70:20:10, где 70 % времени не расписано, 20 % – планируемое время, 10 % – получение новой информации и обучение. Могут быть и другие варианты: 50:30:20 или 80:10:10. Даже если вы по объективным причинам не можете планировать все свое рабочее время, не отказывайтесь от тайм-менеджмента совсем. Найдите свою формулу, выбирая цифры в соответствии со своей занятостью.
экономим время
Вы наверняка не задумывались, сколько времени тратите на пустые разговоры, на задания, выполнение которых не входит в ваши обязанности, или просто на поиски нужной в данный момент бумаги. Подсчитайте, и полученный результат может неприятно удивить. Теперь умножьте его на количество рабочих дней, и вы поймете, почему до сих пор, к примеру, не стали начальником, почему вас не ценят и не платят столько, сколько положено сотрудникам соответствующей позиции, или почему вы хотите поменять место работы. При этом время – потрясающий капитал, который дан каждому от рождения.
Сегодня любые процессы можно ускорить благодаря, например, компьютеру. Представьте себе, как хорошо было бы озвучить монитору задание, которое дало вам руководство, и по прошествии нескольких секунд получить на экране необходимый ответ с нужными данными, обоснованиями и выкладками, а потом прийти к шефу, отрапортовать и получить похвалу. Когда-нибудь, возможно, так и будет, но пока ваше рабочее место потому и существует, что без вас как специалиста в организации не обойтись. Всему свое время, мы живем здесь и сейчас. Недаром поэт советской поры Александр Куш-нер сказал: "Времена не выбирают, в них живут и умирают". Разберемся, чего нам не хватает, чтобы успешно управлять своим рабочим временем. На это потребуется время, но это выгодное вложение, которое впоследствии окупится.
Спокойно подумайте, как сэкономить на работе уходящие секунды, минуты, часы. Например, почему для пустой беседы вы способны все бросить, а для выполнения важного задания – нет. Правильно – потому что праздная болтовня не требует от вас усилий, а дело нуждается в особой концентрации внимания. Позже поговорим об этом подробнее, а сейчас разложим по полочкам все "за" и "против".
Начнем с того, что необходимо уметь отделять первоочередное от второстепенного, срочное – от того, что может
подождать. Выполнили важное задание – рассыпайтесь в словесных фейерверках, если вам это необходимо. Однако у нас всегда наоборот. Существует еще одна неприятная проблема: вы не можете заставить себя сесть и сделать. Определите, в чем загвоздка: не знаете, как приступить к заданию, не понимаете, как его выполнить за столь короткий срок, жалеете, что вообще ввязались в это дело, вам просто лень или страшно. Допустим, вам поручили то, чего никто еще в вашем отделе не делал. Ничего принципиально нового, но страшновато. "Вдруг я не справлюсь?" – думаете вы и откладываете дело на неопределенный срок. Не совсем подходящий выход. Начните с вопроса, который задавал себе по утрам мастер эпатажа Сальвадор Дали: "Что еще сегодня сделает этот гений?" Конечно, он имел в виду себя. Или напишите большими буквами: "Лучший сотрудник в области решения сложных (грандиозных, масштабных, самых ответственных) задач" и положите перед собой. Этот настраивающий маневр обязательно подтолкнет вас к действию, а в процессе поймете и все остальное, что вас беспокоит. Например, можно ли справиться с заданием в столь ограниченный срок. Главное, чтобы вас никто и ничто не отвлекало. Следующий шаг к успеху – научиться говорить "нет" искушениям и соблазнам, а также похитителям вашего рабочего времени. "Время – деньги", как написал еще в 1748 году известный ученый и политический деятель Бенджамин Франклин в своем сочинении "Молодому купцу", но мы об этом постулате почему-то забываем, когда дело касается выполнения служебных обязанностей. Одна моя знакомая бизнес-леди, большая умница, человек увлекающийся и очень коммуникабельный, вынуждена основное время работать дома. Раньше в ее офис уже к двенадцати часам дня подтягивались друзья и мешали ей работать: "Лена, что ты все сидишь за бумагами? Поехали обедать в новый ресторан! Не пойти ли нам в бутик?" Вместо того чтобы отказать доброжелателям, женщина упускала выгодные контракты, те отслеживала уже имеющиеся и в результате теря-
ла большие деньги. В удручающем положении дел она был виновата сама: не умела сказать "нет", когда это было нужно. Делать это, как уже говорилось, большое искусство. Если вы относитесь к категории людей, которые не умеют отказывать, усвойте следующие основные правила.
Как говорят психологи, не вешайте на себя обезьян: если вас попросили что-то сделать, а вы очень заняты, не берите на себя обязательств. Так и скажите: "Ничего обещать пока не могу".
