Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать
могли бы делегировать, и поглотители. Например:
• 9:10 – села работать, зашла в Интернет почитать новости (по гл.);
9:20 – выпила кофе (погл.);
9:30 – начала писать отчет (долгоср.);
• 9:45 – зашла Тома, обсудили вчерашние действия шефа, поговорили о международном положении дел (погл.);
Щ 11:15 – вернулась к работе (долгоср.).
Посчитайте, сколько времени вы потратили на отдельные категории. Теперь – самое интересное. Ежедневно отмечайте эти показатели на графике: по горизонтали – дни недели, по вертикали – ваш показатель в часах или минутах.
Психология человека такова, что как только вы начнете фиксировать количественные показатели, они сами собой начнут изменяться в лучшую сторону: время на поглотители будет уменьшаться, время на выполнение важных задач – увеличиваться. Изменения показателей на графике будут стимулировать вас к тому, чтобы постоянно улучшать показатель затрат времени на главное.
Разберемся с показателями, для отслеживания которых не нужна полная картина дня. Это могут быть:
• количество времени на выполнение приоритетной задачи;
• количество времени на отдых;
• количество времени на неформальное общение с коллегами в рабочее время;
• количество времени на задержки в офисе после окончания рабочего дня.
Наверняка вы догадались, что первые два показателя требуют постоянного увеличения, два последних – уменьшения. Для их фиксации не нужен постоянный хронометраж – достаточно в течение дня записать только время работы, например, над приоритетной задачей. В конце дня это время суммируется и отражается в графике.
Оптимальное количество показателей – два-три; когда какой-то из них будет доведен до нужного значения, его можно далее не отслеживать и заменить другим.
Показатели могут быть любыми – в зависимости от вашей деятельности. Главное – понять, чего вы хотите от своего времени, какую часть жизни нужно оптимизировать, и выразить это количественно.
Типичный поглотитель времени
Вы уже знакомы с распространенными поглотителями времени. Теперь рассмотрим самый типичный, который крадет время у большинства из нас, – поездки в общественном транспорте или на автомобиле. Такая потеря времени особенно сказывается на жителях больших городов, где пробки, столпотворение в метро, в автобусах и маршрутках. Дорога на работу или домой может перестать быть мучительной. Предлагаю вашему вниманию несколько способов заполнения времени нахождения в транспорте.
В качестве пассажира – читайте, если находитесь за рулем – слушайте аудиокниги. Главное, чтобы исходящая информация была не первой попавшейся. В общественном транспорте, в самолетах и поездах можно наблюдать людей в деловых костюмах, изнывающих от безделья, и это люди, которые говорят, что они круглые сутки работают, а работы
все прибавляется, и что у них нет времени та развлечения и чтение литературы,
Находясь за рулем, можно слушать аудиокниги. Художественной литературы в таком формате – множество, книг по бизнесу несколько меньше, но достаточно. Аудиокниги помогут нетолько в автомобиле, но и в переполненном общественном транспорте, когда читать обычную книгу затруднительно.
Александр Любищев, но книге Даниила Гранина "Эта странная жизнь": "Какие преимущества дает чтение в дороге? Во-первых, не чувствуешь неудобств в дороге, легко с ними миришься; во-вторых, нервная система находится в лучшем состоянии, чем в других условиях.
Для трамваев у меня, как и в основной работе, не одна книжка, а две или три. Если едешь с какого-либо конечного пункта (например, в Ленинграде), то можно сидеть, следовательно, можно не только читать, но и писать. Когда же едешь в переполненном трамвае, а иногда и висишь, то тут нужна небольшая книжечка и более легкая для чтения. Сейчас в Ленинграде много народу читает в трамваях".
Отдыхайте, если действительно отдыхаете. Решение расслабиться и отдохнуть – также не менее полезное и эффективное использование личного времени, чем чтение полезной литературы. Однако это решение должно быть сознательным, и отдых должен быть спокойным и полноценным. Отключитесь от всех проблем, включите плеер или цифровой диктофон с хорошей музыкой.
Выбирайте нестандартные маршруты и время. Как правило, мы ездим по одним и тем же маршрутам в одно и то же время. Попробуйте выехать на полчаса раньше обычного, выберите другой маршрут- пойдите нестандартным путем. Успешные люди часто его выбирают, потому и успевают то, чего не успевают другие. Транспорта это тоже касается.
Учитесь. Например, учите иностранный язык. Носите с собой небольшой разговорник: с одной стороны иностранное выражение или слово, с другой – русский перевод. Во время
ходьбы обдумывайте прочитанное, например, на рекламных щитах: "Что, если на этот рекламный щит посмотреть с точки зрения теории позиционирования?"
Думайте. Не раз приходилось слышать от людей: "В транспорте я думаю". Наверняка иногда этим заняты и вы. Не тешьте себя иллюзиями. При отсутствии конкретной темы для размышления это происходит без особого участия мозговых извилин, а следовательно, без пользы. Гораздо лучше иметь конкретную тему для обдумывания в транспорте. Во время размышлений обязательно нужно делать пометки в блокноте, чтобы не потерять ценные идеи.
Беседуйте по телефону. Если вы едете в собственном автомобиле, такси или маршрутке, можно использовать это время для деловых звонков. Для этого удобно иметь список необходимых номеров на бумаге или в карманном компьютере. За полчаса езды можно решить уйму вопросов, в том числе и не очень приятных, и не тратить на это рабочее время.
как найти время на тайм-менеджмент
В завершение беседы о резервах времени найдем его для тайм-менеджмента. Вот некоторые правила.
• Используйте любые отходы времени. Например, в пробке на дороге или во время ходьбы продумайте свои планы на ближайшие несколько лет. При желании запишите их на диктофон (обычно он есть в мобильном телефоне), чтобы ничего не упустить. В приемной директора используйте 15 минут ожидания и перепишите планы в ежедневник.
• Создайте четкую систему повышения эффективности временных затрат. Вы не считаете утренние правила личной гигиены обременительными – это давно вошло в привычку. То же самое в управлении временем: лучше заниматься каким-то делом 15 минут ежедневно, чем подолгу, но нерегулярно. Например, ежедневно – небольшая уборка
на рабочем столе или в шкафу с одеждой, разбор почты, анализ задач с ближайшим сроком выполнения и т. д. Еженедельно – внедрение новой техники управления временем: провели общий хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов и т. д. Ежеквартально проводите так называемую дисциплинарную неделю: живем правильно, никаких поблажек себе и полчаса в день на тайм-менеджмент. Название недели придумал тренер по легкой атлетике. Одну неделю в квартал его ученики полностью соблюдали все диеты и жесткие графики тренировок, а в остальное время жили в облегченном режиме. Таким образом, был создан хороший баланс отдыха и напряжения.
