Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать
Используйте голосовую почту на рабочем и мобильном телефонах. Во-первых, это существенно сократит уровень шума в комнате, во-вторых, позволит людям сохранять
концентрацию, так как они не будут отвлекаться на звонки. Голосовую почту можно проверять на перекурах или в кофе-паузах, убивая сразу двух зайцев.
В случае если вы руководите отделом и ваше рабочее место находится в одном помещении с подчиненными, сядьте так, чтобы видеть их мониторы. Скоро вы заметите, насколько после этого возросло количество времени, которое сотрудники уделяют работе, и соответственно сократилось время, уделяемое развлекательным интернет-сайтам и компьютерным играм. Лучше всего расставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам. Во-первых, это обеспечит достаточное количество рабочего пространства, во-вторых, позволит свободно передвигаться и, в-третьих, поможет вам все видеть. При этом лучше объявить, что все хобби в Интернете остаются на вечер – сотрудники имеют право на личную жизнь.
Поднимите свой авторитет – защищайте подчиненных от бюрократов, попыток вовлечь их в бесконечные совещания или менять им мебель в середине рабочего дня – от любых действий, которые могут помешать им работать. Сами тоже им не мешайте. По статистике, 80 % рабочего времени руководитель проводит, общаясь со своими сотрудниками, партнерами и т. д. Задумайтесь, насколько эффективно это общение. Возможно, на решение мелких проблем можно было затратить меньше времени, и оно бы осталось на что-то важное и давно задуманное. Рабочий день приобретает угрожающие временные размеры, и мы испытываем дефицит времени. Наше время съедают поглотители времени. В списке, приведенном ниже, дан перечень наиболее распространенных причин временных потерь.
Поглотители времени таковы.
Нечеткая постановка цели.
• Отсутствие приоритетов в делах.
• Попытки слишком много сделать за один раз.
• Отсутствие представления о предстоящих задачах.
• Неверное планирование дня.
• Беспорядок на рабочем месте.
Чрезмерное чтение (любой литературы, даже новой).
• Досье (банк данных).
• Недостаток мотивации.
• Отвлекающие телефонные разговоры.
• Поиски записей, адресов, номеров телефонов.
• Недостаток кооперации.
• Незапланированные посетители.
• Неспособность сказать "нет".
• Неполная или запоздалая информация.
• Отсутствие самодисциплины.
• Неумение довести дело до конца.
• Отвлекающие внешние факторы.
• Затяжные совещания.
• Недостаточная подготовка к беседам.
• Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
• Разговоры на личные темы.
• Излишняя коммуникабельность. Избыточные деловые записи. Синдром откладывания.
• Желание знать все, то есть сплетни.
• Длительное ожидание. Спешка и нетерпение.
Редкое делегирование полномочий (лучше сделаю сама).
Недостаточный контроль за выполнением ваших поручений.
Отметьте те из них, с которыми сталкиваетесь чаще других, и начинайте бороться с ними уже сейчас.
Хронометраж
Сначала рассмотрим общий метод борьбы с любыми поглотителями времени – хронометраж. Затем остановимся на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени позволяют исследовать расходование вашего личного времени, а главное, понять, на что именно вы его тратите.
Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой небольшой ежедневник или блокнот – то, что вам будет удобно носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. С самого утра фиксируйте в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и записывайте все дела с точностью до 5-10 минут. Записи могут выглядеть примерно так:
• 9:10 - села работать, зашла в Интернет почитать новости; 9:20 - выпила кофе;
• 9:30 - начала писать отчет;
• 9:45 – зашла Тома, обсудили вчерашние действия шефа, поговорили о международном положении дел;
11:15 - вернулась к работе.
Гарантирую, что сначала вы будете забывать про хронометраж. Не паникуйте и не бросайте. Просто начните снова – с того момента, когда вспомнили о нем. В считанные дни выработается привычка.
Не стоит фиксировать мелкие отвлекающие дела. Не записывайте действия длительностью менее пяти минут. Ко-
роткие перерывы можно отмечать на полях. В конце дня подсчитайте их количество, умножьте на две-три минуты, и вы получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных воров времени.
Вы получили картину своего среднестатистического дня. Теперь вы знаете, на что тратите время. Вести такой учет желательно три-четыре недели. Затем полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал, чтобы контролировать ситуацию и вовремя исправлять ошибки.
Сам процесс учета, еще до анализа полученных результатов, чрезвычайно полезен. У вас выработается чувство времени, которое всегда подскажет вам, когда время расходуется неэффективно. При обнаружении траты времени впустую не волнуйтесь, не спешите принимать меры, лучше найдите у себя резервы времени: как бы хорошо ни было организовано время, его резервы есть всегда.
измерение данных
У руководителей есть поговорка: хочешь управлять – измерь. Вспомнив разговор об управлении собой как автономной компанией, можно догадаться, что этот принцип можно применить к себе лично. Воспользуйтесь количественными измерителями, если вы хотите повысить эффективность использования времени и снизить его расход на поглотители.
Для выработки некоторых измерителей потребуются данные хронометража, другие можно применять и без него.
Поговорим о первых. С помощью хронометража можно получить ответы на следующие вопросы. • какое количество (или процент) времени тратится на долгосрочные, наиболее важные проекты (как правило, это около 20-30 % рабочего времени; желательно довести эту цифру до 60-70 %);
• сколько времени тратится на задачи, которые можно делегировать, но почему-то я этого не делаю (этот показатель не должен превышать 10 %);
какой процент времени уходит на поглотители (показатель часто доходит до 50 % (!), через несколько недель хронометража его удается снизить до 10-20 %). Вечером в созданной на основе хронометража картине дня
отметьте наиболее важные долгосрочные дела, те, которые
могли бы делегировать, и поглотители. Например:
• 9:10 – села работать, зашла в Интернет почитать новости (по гл.);
9:20 – выпила кофе (погл.);
9:30 – начала писать отчет (долгоср.);
• 9:45 – зашла Тома, обсудили вчерашние действия шефа, поговорили о международном положении дел (погл.);
