Елена Вос - Настоящая леди. Правила хорошего тона и стиля
В бытовой ситуации многим часто не хватает смелости на отказ близким людям. Если вас просят о помощи однажды и просьба легко выполнима — постарайтесь не отказывать и помочь, однако если просьбы повторяются слишком часто, требуют много времени и мешают вашему графику, то придется научиться отказывать. В этом случае отказ должен прозвучать грамотно: спокойным тоном, с объяснением причин и даже вежливым извинением. «Извини, я не смогу тебе помочь в этот раз, у меня другие планы, я занята и не смогу отложить встречу». На дальнейшие выпады: «С кем это ты собралась встречаться и что может быть важнее…» — допустимо кратко пояснить, что вы готовы выполнить просьбу в другое время.
Решив отказать и начав объяснение, не соглашайтесь на компромисс или определите условия: «Я помогу тебе, но это последний раз. В следующий раз тебе придется попросить кого-то другого». Если вы хорошо знакомы с ситуацией, постарайтесь предложить альтернативный вариант, например подсказать, кто мог бы выполнить просьбу вместо вас. включая официальные службы. Например: «Вызови такси, я не успею за тобой приехать».
В случае отказа другу или близкому человеку отказ не должен стать обидой. Объяснение причин отказа поможет сгладить негатив. Отказ желательно не начинать с фраз: «Ну вот опять», или «Ты меня об этом уже просила», лучше начать фразу с положительного восприятия: «Мне приятно, что ты мне доверяешь и просишь о помощи (услуге), однако…» Воздержитесь от категорических форм и обобщений «Никогда», «Вечно ты придумаешь…»
Руководству и коллегам
Особой формой отказа является отказ руководству или коллегам по работе. Особенно если, придя на новое рабочее место, в начале карьеры или занимая в прошлом другую должность, вы соглашались выполнять дополнительные функции. Руководители и коллеги часто не стесняются нагружать сотрудников дополнительной работой, выражая ее в виде производственных просьб, несмотря на официальный перечень функций, определенный штатным расписанием или договором. Здесь существуют свои правила отказа.
Во-первых, необходимо определиться — насколько решительно вы настроены отказать. Если просьбы подруги-коллеги вам попросту надоели, то в худшем случае ваш отказ омрачит вашу дружбу, если же намеками о переработке вам докучает начальник-самодур, готовый уволить вас в случае отказа, оцените, насколько сможет навредить вам отказ.
Во-вторых, выбирайте метод борьбы. Объяснением отказа может стать ссылка на Трудовой кодекс («Я пересмотрела договор, это не входит в мои обязанности»), занятость («Извините, но сегодня я должна закончить свой отчет»), предупреждение («Я сделаю, но в следующий раз, я надеюсь, вы попросите другого сотрудника»), изменение манеры поведения («Да, я всегда соглашалась на выполнение этого задания, но теперь у меня появились новые обязанности и я не успею вам помочь»). Отказ желательно сопроводить дружелюбной улыбкой.
Первое впечатление
Подготовка к встрече
Умение правильно себя представить и сформировать о себе желаемое мнение может стать началом приятного и плодотворного общения. Собираясь на встречу, свидание, собеседование или в гости, мы готовы познакомиться, а порой и добиться определенных целей в общении.
Поэтому сформированное в первые минуты встречи мнение станет залогом будущего успеха и базой для развития отношений. Особенность первого впечатления заключается в том. что за одну минуту о себе надо заявить так, чтобы с вами захотелось пообщаться вновь. По мнению специалистов, первое восприятие считается устойчивым и доминирующим, даже если оно сложилось неверно и формируется быстрее, чем за одну минуту.
Готовясь к встрече, стоит учитывать критерии, по которым в обществе принято оценивать людей, — внешний вид, социальный статус, эмоционально-психологический образ. Известно, что базовыми составляющими первого впечатления являются визуальное, слуховое и словесное восприятие, а именно: внешний вид. манера поведения и разговора. Чтобы добиться результата, необходимо быть правильно одетым, соответствовать ожидаемым или необходимым нормам
поведения и овладеть базовыми правилами общения. На создание итогового образа должны работать все составляющие элементы. Если один из них не соответствует концепции — это вызовет недоверие собеседника и дисгармонию в восприятии.
Не стесняйтесь репетировать и продумывать встречу. Проиграйте перед зеркалом момент вашего появления — как вы будете выглядеть, чем будут заняты руки.
Порой против нас работают даже мелочи. Например, деловая папка в правой руке, которую надо протянуть для рукопожатия, может смазать момент знакомства созданной паузой, а сумочка-клатч помешает нести подаренный букет. Стоит обратить внимание и на момент представления — как вы появитесь в кабинете или зале, кто сможет сказать о вас несколько приятных слов.
Умение подобрать нужное к случаю слово и непосредственность в общении часто приобретается в процессе тренировки или с опытом. Тренируйте ролевую модель поведения: выучите без запинки имя того, с кем вам предстоит общаться, чтобы преодолеть первые секунды стеснения и неловкости, заучите короткую представительную речь: «Добрый день, Ольга Борисовна, меня зовут Светлана, спасибо, что пригласили меня на собеседование». Будьте осведомлены и информированы. Для общения с будущим работодателем поможет профессиональная информация о фирме, для светского бала — знание правил этикета.
Дресс-код, опрятный внешний вид. жесты и мимика формируют 60 % восприятия. Чтобы не ошибиться, обратите особое внимание на критерии и правила данного общества. Эталоны и стереотипы особенно ярко выражены в деловых и высокопоставленных кругах. Соответствие принятым нормам поможет легче наладить контакт и стать членом группы.
Узнайте заранее о месте вашей встречи — сможете ли вы легко припарковаться, как часто ходит общественный транспорт, к какому выходу лучше подойти. Если в здании существует пропускная система — увеличьте время на дорогу. Сумочку с необходимыми документами и бумагами лучше собрать заранее. В последний момент вы рискуете что-нибудь забыть. Запишите самые важные моменты встречи (имена, даты, названия) в записную книжку и возьмите ее с собой.
Попытка не удалась
Даже при самой тщательной подготовке хорошее первое впечатление произвести удается не всегда. Случайные факторы и независящие от вас обстоятельства играют немаловажную роль. Если первая встреча прошло не так. как вы хотели, не стоит отказываться от попытки изменить ситуацию. Несмотря на устойчивость первого впечатления, его можно изменить в процессе общения.
В редких случаях ситуация позволяет изменить возникшее мнение быстро. Конечно, не стоит возвращаться в кабинет, когда аудиенция окончена, так же как и маячить перед носом не обратившего на вас внимания партнера. Однако вовремя принесенные извинения за неосторожность наладят контакт и позволят продолжить общение.
В большинстве случаев для исправления ошибки требуется время или подходящий случай. Позволительно самой обратиться к нужному лицу спустя короткое время. Например, если во время собеседования вы не смогли объяснить важный момент, перезвоните и объясните причину, ошибку на свидании также стоит постараться исправить. Иногда налаживанию контакта может помочь письмо или открытка.
Правило 10 слов
По мнению ученых, в нашем распоряжении есть лишь 30 секунд и 10 слов, чтобы произвести впечатление и завоевать симпатию собеседника. 10 слов — объем информации, воспринимаемой собеседником в момент представления. Для представления стоит выбрать наиболее важную информацию, однако пренебрегать возможностью использовать все 10 слов не стоит.
Непрактично ограничивать первую фразу словами: «Здравствуйте, я Анна», эта информация необходима и позволит к вам обратиться, но неоригинальна и недостаточна. В зависимости от ситуации слова приветствия желательно дополнить комплиментом в адрес собеседника или его поступка (вы читали книгу известного автора или очарованы организацией вечера), информацией о себе («Я так долго жила в Лондоне и совсем отвыкла от шумных вечеринок») или о ситуации («Сейчас такой напряженный период, но вы смогли уделить мне время, спасибо»). Это даст возможность завязать и продолжить разговор, создаст соответствующее настроение и взаимопонимание.
Не рекомендуется обрушиваться на нового собеседника с вопросами, особенно личного или финансового характера.
Не забудьте поблагодарить занятого, делового человека за уделенное время и назначенную встречу.
Не стоит забывать о важности визитной карточки и возможности обменяться координатами. Даже если время следующей встречи назначить не удастся, у вас появится возможность напомнить о себе.
