Неизвестен Автор - Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
1.2. Организация и ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия (или на специально назначенных работников).
2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые исключен.
2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.
2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.
3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или поступившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".
3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следующие виды учета:
- учет подготовленных документов;
- учет входящих документов:
- инвентарный учет:
- номенклатура дел, журналов, картотек:
- учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.
3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов.
По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.
На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необходимо указать:
- количество отпечатанных экземпляров;
- фамилию исполнителя документа;
- фамилию машинистки или лица, печатавшего документ:
- дату.
Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению делопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
- наименование предприятия,
- входящий номер документа,
- дата регистрации,
- количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием:
- номера входящего документа;
- количества листов данного приложения.
3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вестись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготавливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:
- инвентарного номера;
- даты регистрации.
Штамп с инвентарным номером проставляется:
- на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и
титульного (первого) листа документа:
- на графических документах - над основной надписью.
3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются по общей номенклатуре дел предприятия.
В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "заголовок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым предоставлено право пользования делом.
Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела, журналы и картотеки с таким грифом.
При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.
Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" подшиваются в дела в соответствии с выпиской из номенклатуры после их исполнения. Все дела с таким грифом независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела.
Листы дела нумеруются. После закрытия дела прошиваются и опечатываются. В конце дела подшивается чистый лист, на котором сотрудником подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается заверительная надпись, в которой указывается сколько подшито документов в деле и на скольких листах.
3.3.5. Учет лиц, осведомленных в сведениях, составляющих коммерческую тайну предприятия, ведется в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в отдельном журнале или на карточках, имеющих соответствующие графы:
- фамилия, имя, отчество;
- должность;
- кто санкционировал допуск к "КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЕ":
- когда и т.д.
4.0. Правка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"
4.1. Отправка документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответствующие полномочия руководителем предприятия.
4.2. Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Возможно использование каналов Фельдъегерской службы.
При отправке документов заказными или ценными отправлениями на конвертах (пакетах) гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не проставляется. В этом случае рекомендуется использовать двойной конверт. На внутреннем конверте указывается гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" и номера документов, а на внешнем - адрес получателя.
