Андрей Жалевич - Мудрость лидера
Правило 35. Количество докладов и отчетов увеличивается, но объем содержащихся в них знаний не остается тем же самым; поэтому все ваши диаграммы и презентации должны строиться с учетом этого. Это значит, что вы должны быть способны подготовить такой набор слайдов, который можно будет перетасовывать от одной презентации к другой.
Правило 36. Ничего не скрывайте от тех должностных лиц, которым будут направлены доклады. Их репутация и ваша – на одной линии. Не скрывайте ваши бородавки и прыщи. Никаких оправданий – устанавливайте только факты.
Правило 37. Внешние проверки обычно проводятся в самые жесткие сроки. Поэтому поддерживайте актуальные наборы деловых и технических данных для того, чтобы иметь возможность быстро реагировать на запросы проверяющих.
Правило 38. Никогда не обрывайте ваших подчиненных публично, при посторонних, не отменяйте свои принятые ранее решения о порученной работе. Даже если вы принимаете решение об изменениях, никогда не принимайте на себя ответственность без ваших подчиненных.
Правило 39. Отчеты пишутся не для того, кто их составляет, а для того, кому они предназначены. Если тот, для кого отчет предназначен, не узнает из него ничего нового, то такой отчет неудачен.
Правило 40. Оптимальное количество участников совещания не должно превышать шесть человек. Совещания с большим количеством участников полезны только как информационные (исследования в области научного менеджмента показали, что при количестве участников более 12 человек совещания часто проходят впустую).
Правило 41. Количество отчетов обычно связано со степенью понимания дела руководством (то есть чем меньше руководитель знает и понимает дело, тем больше отчетов он требует). В таких случаях необходимо удостовериться, что данные подготовлены в расчете на среднего человека, немного понимающего рассматриваемые проблемы. Представляйте данные просто и не пытайтесь потрясти ничей интеллект.
Правило 42. Руководители, которые при подготовке отчетов полагаются только на бумаги, часто терпят неудачи.
Правило 43. Документы не оставляют место знаниям. Разница между тем, что отражено в документах, которые составляли на основе определенных представлений о том, что происходит, и действительным состоянием дел может быть велика. Документы обычно статичны и быстро устаревают.
Правило 44. Если вы регулярно представляете месячные отчеты, это еще не дает оснований для того, чтобы опустить что-нибудь в годовом отчете. Если бы руководство исчерпывающе знало и понимало ежемесячные отчеты, оно не нуждалось бы в годовых.
Правило 45. Сокращения (аббревиатуры) – это головная боль. В каждом проекте их могут быть тысячи. Это позволяет рассчитывать на то, что высшие руководители знают сотни таких сокращений. Используйте сокращения в презентациях осторожно, если только вы не ставите своей целью запутать всех.
Правило 46. Помните, что часто проще составить дурацкую бумагу, чем доказать, что она не нужна. Боритесь с необходимостью составления ненужных документов только тогда, когда это действительно может сэкономить значительные силы и время.
Контракты и субподрядчики
Правило 47. Руководитель проекта – не управляющий работами субподрядчиков, он должен быть движущей силой контрактов. В вопросах, связанных с оплатой, государственные служащие обязаны удостовериться, что субподрядчик на хорошем счету, то есть в состоянии выполнить работу к нужному сроку с нужным качеством. В таком случае субподрядчики не допускают провалов, НАСА получает нужный результат, и поэтому поддержка контрактов должна быть эффективной. Именно поэтому не имеющие высокой репутации субподрядчики неприемлемы для руководителей государственных проектов, так как это значит, что работы не будут выполнены.
Правило 48. Оплата контрактов – хороший инструмент, позволяющий дисциплинировать как субподрядчика, так и государственного заказчика. Это характеризует статус проекта, так же как квалификацию менеджеров обеих сторон. Для оценки состояния контрактов следует использовать систему количественной оценки управления проектом. Последовательно демонстрируемые неважные показатели проекта требуют вмешательства высшего руководства для того, чтобы выявить их причину. Последовательно демонстрируемые хорошие показатели, совместимые с системой оценки хода проекта, говорят о хорошем уровне управления проектом. Но если система показателей оценки контрактов не соответствует системе оценки проекта, высшее руководство обязано выяснить, почему это происходит.
Правило 49. Моральный уровень персонала подрядчика важен для руководителя государственного проекта. Точно так же, как вы не хотели бы купить изготовленный злыми и невнимательными служащими автомобиль, вы не захотите покупать аппаратуру комплекса управления полетом у немотивированных людей. Вы должны играть активную роль в мотивации всего вовлеченного в проект персонала.
Правило 50. Быть в дружеских отношениях с субподрядчиком прекрасно, но дружеские отношения с субподрядчиком – подвергают опасности вашу объективность.
Правило 51. Помните, что ваш субподрядчик имеет тенденцию к прямым отношениям с вашим персоналом. Каждый ваш служащий стоит по крайней мере одного человека на контракт в год.
Правило 52. Субподрядчики имеют тенденцию соизмерять правительственного партнера со своими усилиями в проекте. Если они будут относиться к вам пренебрежительно, они будут использовать в вашем проекте из своих специалистов и служащих самых слабых.
Правило 53. Субподрядчики обычно хорошо относятся к заказчику, который уделяет внимание их работе, но плохо – к тем из заказчиков, которые пытаются непрерывно контролировать их деятельность. Основное правило здесь звучит так: клиент всегда прав, но затраты возрастут, если заказчик всегда будет настаивать на том, чтобы все делалось в соответствии с его представлениями, вместо того, как это запланировал субподрядчик. Основное правило выглядит так: никогда не изменяйте планы субподрядчика, если только они не совсем плохи и не вызовут значительного роста расходов (лучшее – враг хорошего).
Правило 54. По отношению к слабому руководителю проекта в промышленности есть только одно хорошее решение – избавиться от него как можно быстрее. Можно сказать, что основная задача руководителя проекта в промышленности – доставлять удовольствие заказчику. Убедитесь, что те, кто работает с вами, понимает, что выполнить работу в срок, в рамках бюджета и с высоким качеством, – значит доставить вам удовольствие.
Инженеры и ученые
Правило 55. Переделки в инженерных работах – обычное явление. Эта работа по своему характеру часто напоминает разгадывание загадок или блуждание в лабиринте. Старайтесь добиваться применения как можно более простых инженерных решений.
Правило 56. Первые признаки проблем в области инжиниринга – отставание от графика и отклонение кривой нарастания затрат. Инженеры узнают о том, что они находятся в центре проблем, последними. Они рождены оптимистами.
Правило 57. В проекте может использоваться много ресурсов. Существует пять или десять системных инженеров, включая всех субподрядчиков и разработчиков. Это мощные ресурсы против имеющихся у вас проблем.
Правило 58. Многие менеджеры только на том основании, что в их проектах ученые подчинены им, забывают о том, что ученые и их заказчики имеют во много раз более легкий доступ к высшему руководству, чем сами эти менеджеры.
Правило 59. Большинство ученых ведут себя очень рационально, пока вы не подвергаете опасности их шансы на проведение их эксперимента. Они будут продолжать работать с вами, если будут уверены, что вы говорите им правду. Это относится и к сокращению их планов.
Аппаратное обеспечение
Правило 60. В космическом бизнесе практически нет случаев возврата запущенных ранее блоков. Люди, которые создают некий блок, не могут видеть запущенный ранее предыдущий блок. Вероятны небольшие изменения (возможно, даже большие изменения), вероятны изменения среды, в которой предстоит работать блоку, испытывающий блок персонал в большинстве случаев не будет понимать принцип работы блока или испытываемого оборудования.
Правило 61. Большая часть оборудования изготавливается не так, как планировал конструктор. Это связано с размещением оборудования, плохим пониманием конструктивных решений или с плохим пониманием спецификации оборудования.
Компьютеры и программное обеспечение
Правило 62. Не применять современные технологии, в том числе и компьютерные системы, – большая ошибка. Но забывать о том, что компьютеры только моделируют мышление, – еще большая ошибка.
