Сергей Потапов - Как управлять проектами
• параллельно отрезку, фиксирующему точное время выполнения действий, отмечать отрезки «запаса времени», намечающие самые ранние сроки начала работ и критические сроки завершения.
Принципы составления диаграммы
При составлении диаграммы следует руководствоваться некоторыми принципами:
• важно, чтобы выполнение ключевых мероприятий и действий высокой степени важности не приходилось на один промежуток времени;
• необходимо оставлять запас времени в расчете на неблагоприятное течение обстоятельств для всего проекта и каждого его действия;
• если выполнение действия может состояться лишь после выполнения предыдущего, необходимо запланировать решение последнего на возможно более ранний период времени;
• распределение нагрузки на исполнителей проекта должно быть равномерным по времени. Если в начале работы член команды перегружен, а в конце не знает, чем заняться, это вина планировщика;
• действия, не требующие конкретных сроков разрешения, надо вносить в карту после определения пиков нагрузки и частично свободных дней; их можно запланировать на менее загруженное время.
Как выглядит диаграмма
Диаграмма Ганта оформляется в виде таблицы, содержание ее можно варьировать и дополнять важными для составителя графами.
...
Например:
1. Сведения о количестве дней или недель, отведенных на выполнение каждого действия.
2. Фамилия менеджера или название отдела, ответственного за выполнение действия.
3. Степень важности и своевременности выполнения каждого пункта плана.
Интеллект-карты Составление интеллект-карты является одним из самых эффективных способов предоставления информации по принципу «как думает мозг». Карта сочетает в себе элементы образности и логики, а значит, задействует оба полушария мозга.
...
Именно на привлечении и правою, и левого полушарий основывается эффективность карты.
Цели составления
Построение интеллект-карты позволяет:
• наглядно фиксировать на одном листе все действия, необходимые для работы над проектом: поскольку вся информация со держится в одном документе, ее составные части не теряются и всегда находятся перед глазами;
• включить в процесс планирования проекта оба полушария мозга применять данную технику на всех этапах работы над проектом и для разных целей: для решения возникающих проблем, выполнения текущих действий, организации рабочего времени;
• четко структурировать информацию по проекту, постоянно обновлять и менять данные, информировать членов команды о состоянии дел, не прилагая к процессу информирования дополнительных усилий;
• мотивировать себя и персонал на качественную работу, «программировать» мозг на удачное завершение проекта.
Последовательность действий при составлении
Для составления интеллект-карты необходимо:
• поместить в центр листа ключевой образ, который нес бы в себе информацию о главной цели проекта;
• нарисовать направления, по которым будет работать проект: веток должно быть немного, они должны давать представление об основных составляющих ключевого образа;
• «развить» центральные направления за счет дополнительный побегов, которые будут представлять собой все ассоциации, связанные с этим направлением;
• по необходимости продолжать развивать «побеги», не забывая иллюстрировать их ключевыми словами и ассоциативными рисунками;
• составить интеллект-карты на все этапы работы над проектом, постоянно обновлять сведения.
Принципы составления
При составлении интеллект-карты необходимо руководствоваться некоторыми принципами:
• интеллект-карта оформляется с помощью ключевых слов, символов и рисунков, а не привычных для нас лаконичных и сухих записей;
• для подключения правого полушария мозга образы, используемые в оформлении карты, должны быть мультисенсорными, они должны рождать зрительные, слуховые, вкусовые, кинестетические, обонятельные, осязательные и другие ощущения;
• для более отчетливого восприятия надписи должны состоять из одного или минимума слов, делаться печатными буквами;
• для лучшего запоминания рисунки должны быть цветными, для более успешного структурирования информации надписи могут помечаться цветными маркерами;
• чем больше родится образов, тем эффективнее работает карта.
Как выглядит интеллект-карта
...
По сравнению с диаграммой Ганта сетевой график содержит в себе больше информации, четче показывает взаимосвязь действий и влияние их друг на друга, и, соответственно, является более сложным и основательным.
Интеллект-карта чем-то напоминает генеалогическое древо, с той только разницей, что в центре располагается ключевой образ, от которого идут ветви-направления работы над проектом, подробнее структурирующиеся более мелкими побегами.
Сетевой график
Сетевое планирование прекрасно работает в условиях разработки масштабных проектов и проектов высокой степени сложности.
Преимущество сетевых графиков заключается в четком определении событий, от которых зависит судьба проекта, в конкретизации взаимосвязи между рабочими заданиями проекта.
...
К ритический путь – это самый длинный путь на сетевом графике.
Анализ критического пути
Анализ критического пути позволяет:
• прогнозировать оптимальную длительность реализации проекта;
• определить критические действия;
• отслеживать изменение обстоятельств в процессе мониторинга.
Цели составления
Построение сетевого графика позволяет:
• последовательно распределить очередность действий, вносить изменения, вызванные возникновением непредвиденных обстоятельств;
• выявить действия, которые больше всего влияют на весь процесс работы над проектом, запланировать обеспечение дополнительными ресурсами для усиления этих действий при возникновении осложнений;
• мотивировать сотрудников с помощью наглядной демонстрации взаимосвязи их работы с деятельностью других членов команды, производить мониторинг реализации проекта;
• установить точные даты начала и окончания работы над всем проектом и каждым его действием;
• выяснить, какие из действии имеют запас времени, а какие требуют точного соответствия запланированному на их реализацию сроку.
Последовательность действий при составлении
Для составления сетевого графика необходимо:
• определить основные действия, которые требуется решить в процессе реализации проекта;
• предварительно выстроить действия в логическую цепочку;
• представить эту цепочку графически, с использованием стрелок, указывающих последовательность действий;
• стрелки (действия) могут идти как последовательно, так и параллельно, они могут пересекаться, вытекать одна из другой, «перескакивать» через несколько промежуточных действий;
• в зависимости от потребностей составителя фиксировать либо не фиксировать время, отведенное на каждое действие в одном варианте график позволяет рассчитать дату начала и завершения действия, в другом – лишь проследить их последовательность и взаимозависимость.
Принципы составления
При составлении сетевого графика необходимо руководствоваться некоторыми условиями:
• действие, работа над которым не может начаться раньше, чем следует выполнить другое, графически изображается после предыдущего;
• при планировании времени необходимо оставлять резерв на случай возникновения непредвиденных осложнений;
• эффективность графика будет выше, если в его составлении примет участие как можно большее количество участников проекта;
• графическое изображение действий может идти как последовательно, так и параллельно, иметь от одного до нескольку уровней;
• каждое из действий можно обозначить буквенным или цифровым символом. Это создаст удобство в обозначении примечаний, классификации действий, дальнейшей работе с графиком;
• в узловые точки сети вносятся данные о самом позднем и самом раннем времени начала действия.
Как выглядит сетевой график
Внешний вид сетевого графика можно варьировать и дополнять важными для составителя деталями: указанием времени, отведенного на каждое действие, цифровыми или буквенными обозначениями действий. Сетевой график может быть простым и лаконичным.
