Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания
Парадигма изменения подхода к электронной почте заключается в следующем. Ваша электронная почта – это не просто груда писем, в реальности по каждому из писем необходимо принять решение. В главе, посвященной правилу 1, мы говорили о том, что одной из самых острых проблем работников умственного труда в XXI в. стало количество решений, которые приходится принимать в течение дня. Занимаясь удалением, перемещением писем, чтением и подготовкой ответов на письма, мы расходуем энергию, которая достойна лучшего применения.
«Побеждать без битвы» позволяет автоматизация. Цель – автоматизировать максимально возможное количество принимаемых решений и избавить мозг от растрачивания энергии на рутинные, бесполезные и ненужные вещи.
Одним из самых действенных путей автоматизации работы с входящими письмами является изучение правил или функций фильтрации в почтовой программе. Фильтры позволяют автоматически направлять многие электронные письма туда, куда нужно, еще до того, как они попадут в ваш почтовый ящик.
Например, можно настроить правила так, чтобы автоматически:
• Удалять спам, который пробился через соответствующие фильтры.
• Удалять несущественные электронные письма, которые вас не касаются.
• Определять список адресов, в которые направляются копии писем, и выбирать функцию «Ответить всем».
• Выделять письма таких людей, как руководитель, супруга, ключевые члены команды и т. д.
• Перемещать ключевые документы, отраслевые журналы и т. п. в специальные папки для последующего изучения.
• Перемещать несрочные письма от определенных групп людей (например, незнакомых) в специальную папку для последующего изучения.
• Пересылать определенные электронные письма, например отчеты, другим адресатам.
• Настроить функцию автоматического ответа определенным отправителям для уведомления их о том, что вас нет на месте, или о сроке вашего ответа.
• Помещать копии определенных писем в несколько папок.
Конечно, не следует забывать о корпоративном порядке обработки и удаления электронных писем. Однако, уделив некоторое время из квадрата 2 на выработку правил, вы впоследствии сэкономите тысячи часов. Скажем, вы получаете 100 электронных писем в день. Сколько среди них важных? Предположим, что:
• Три десятка (30 %) очень важны и требуют немедленного внимания.
• Четыре десятка (40 %) важны, но не требуют немедленных действий (отчеты, рассылки, сообщения о состоянии проекта и т. д.).
• Три десятка (30 %) – поглотители времени и не нужны вам (спам и прочие несущественные послания).
Предположим также, что на принятие решения о том, как поступить с каждым из писем, вам нужно в среднем 15 секунд. Это означает, что вы тратите 25 минут каждый день только на сортировку почты. В итоге за пятидневную рабочую неделю выходит более двух часов.
Но вернемся к реальности. Фактически, глядя на каждое письмо, вы загружаете мозг вопросами, читаете и перечитываете, а иногда отвечаете. Нередко вы переходите к следующему письму, отодвигая принятие решения и/или действия по предыдущему. В результате со временем ящик переполняется письмами, ожидающими решения или действия, и становится источником стресса.
Введение правил, позволяющих безжалостно отсекать 30 % писем, которые не имеют значения для вас, автоматически управлять 40 % важных, но не срочных писем и выделять 30 % действительно важных писем, дает возможность изменить работу с электронной почтой.
Прежде всего вы перестанете видеть значительную часть писем в результате их автоматического удаления или архивирования. Это позволит высвободить немалую долю тех двух часов в неделю, что раньше уходили на простую сортировку почты.
Вы также сможете быстро переключать внимание на сообщения, которые, скорее всего, важны, поскольку установленные правила помогут легко идентифицировать их.
Один из наших клиентов рассказал, что после применения базового приема 1 при работе с электронной почтой он отправился в отпуск на несколько дней и перестал заглядывать в ящик. Вернувшись на рабочее место, он сел за компьютер и, затаив дыхание, открыл почтовую программу и нажал на кнопку «Получить». То, что случилось потом, стало для него неожиданностью. В папке «Входящие» появились 300 писем, и тут же 80 из них исчезли благодаря установленным правилам. На разбор этих 80 сообщений могла бы уйти куча времени, но принятые ранее решения избавили его от лишней траты ментальной энергии. Так наш клиент получил возможность посвятить свое внимание тому, что было действительно важным.
Мы рекомендуем выделить для проверки электронной почты в течение дня блок времени, т. е. создать временную зону квадрата 2. Это позволяет проверять почту раз в пару часов, а не каждые две минуты. Исследования показывают, что с каждым отвлечением от работы нужно все больше и больше времени для включения в нее. Следуя нашей рекомендации, вы сможете сконцентрироваться на работе, а когда наступает естественный перерыв, проверять, не пришло ли что-либо важное, вместо того чтобы отвлекаться на каждое из трех десятков писем в процессе работы.
Не все могут создавать временные зоны для работы с электронной почтой. Некоторые считают, что «если я понадобился боссу, значит я ему действительно нужен». Большинство устройств и программ позволяют выделять сообщения тех, кому необходимо ответить. Как вы предпочитаете выделять письма босса, супруги или делового партнера – цветом, звуковым сигналом или большим ярлыком? Создайте такое правило и сможете полностью сконцентрироваться на текущей работе, не опасаясь, что пропустите сообщение от важного для вас человека.
Не гонитесь за количеством людей в списке приоритетов. Выберите двух-трех, которым действительно нужно отвечать без промедления. В противном случае вы получите хаос звонков и сигналов и снова будете отвлекаться и прерываться.
Подумайте, насколько полно вы используете возможности своей почтовой программы, чтобы побеждать без битвы. Можете оказаться, что:
• У вас нет никаких правил, и вы даже не знали, что их можно установить.
• Вы установили несколько правил и больше их не обновляли.
• Вы установили несколько правил, но понимаете, что можно автоматизировать обработку значительно большего количества писем.
• У вас много правил и вы активно их обновляете, экономя массу времени, внимания и энергии. Вы прямо-таки почтовый ниндзя.
Такой подход не требует значительных усилий. Потратив всего полчаса из времени, отведенного для квадрата 2, вы можете создать набор необходимых правил. Они окупят себя за день-другой, а дальше вы будете получать чистую экономию времени, внимания и энергии.
После создания системы правил или фильтров поддерживайте ее в актуальном состоянии. Не прекращайте сортировать новые сообщения по квадратам. Ищите шаблоны для автоматизации и возможности для расстановки приоритетов. Обнаружив их, не жалейте минуту-другую на создание правила, позвольте программе выполнять сортировку автоматически.
Если ваш почтовый ящик находится в полном беспорядке и переполнен сотнями (а то и тысячами!) электронных писем, и вы не знаете с чего начать, прочитайте раздел «Как очистить почтовый ящик: помощь в серьезных случаях» настоящей главы.
Оптимизация подхода
Как уже говорилось, мы сконцентрировались на электронной почте, поскольку эта проблема касается всех, кто работает в организациях. Однако принцип «побеждать без битвы» можно применять не только к электронной почте.
• Вы можете использовать функции своего телефона, чтобы присвоить один рингтон нескольким важнейшим для вас контактам и другой – всем остальным. Это позволит дифференцировать СМС-сообщения и звонки и отвечать на них соответствующим образом. Кроме того, можно сделать так, чтобы звонки с определенных номеров сразу перенаправлялись на голосовую почту. Вы сами решаете, чьи звонки и в каких случаях могут отрывать вас от работы. Это позволяет сохранять концентрацию и не отвлекаться от текущей важной задачи.
• Если у вас есть, кому переадресовывать задачи, то это можно считать еще одной формой автоматизации. Разве вы принимаете решения по мелочам, если это может сделать кто-то из вашей команды и освободить вас для более важных вопросов? Потратив какое-то время на обучение этого человека работе с вопросами, которые иначе свалятся на вас, вы сможете автоматически удалять их из своего почтового ящика и, кроме того, будете способствовать профессиональному росту коллег.
• Если у вас есть помощник, то такой подход также может оказаться полезным. Чем больше вы будете доверять ему в профессиональном плане, тем меньше вам придется заниматься этими вопросами, как минимум он может структурировать и организовать их. При передаче полномочий автоматически появляется человек, отвечающий за определенные вопросы, которые иначе отнимали бы ваше время и внимание.
