Лина Риннэ - Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания
На самом деле не важно, какая система используется, если она удобна и вы следуете основным принципам организации информации. Главное, чтобы это помогало концентрироваться на квадрате 2.
Оценка своей основной четверки
Шерри, например, не пожалела времени, чтобы понять, как организована ее основная четверка. Вот что у нее получилось:
• События. Она записывает личные дела в маленьком бумажном ежедневнике, который носит в сумочке, а план производственных дел ведет в корпоративной информационной системе. Это противоречит «правилу одного» и может быть причиной дублирования записей и даже пропуска важных производственных дел при планировании дел из квадрата 2 на неделю, учитывая, что доступ к системе есть только на работе. Бывает, что важные производственные дела включаются в бумажный ежедневник, а поскольку она не любит записывать дважды, информация в обоих календарях является неполной.
• Задачи. Шерри записывает задачи в бумажном органайзере. Это соответствует «правилу одного», но она не может воспользоваться преимуществами цифрового управления задачами.
• Контакты. У нее две группы контактов. Одна – это номера в ее телефоне, а другая – корпоративный список контактов в компьютере. Поскольку эти системы не синхронизированы, Шерри часто дублирует или хранит устаревшую информацию о рабочих контактах в телефоне.
• Заметки/документы. Она ведет заметки в бумажной записной книжке, а документы хранит в компьютере. Ей нравится такая организация информации.
Поразмыслив, Шерри создала интегрированную систему, которая позволяет лучше управлять основной четверкой. Она сделала следующее:
• События. После разговора с сотрудниками ИТ-департамента Шерри поняла, как настроить телефон, чтобы иметь доступ и к рабочей, и к личной информации. Это позволяло видеть полный календарь в любом месте и избавляло от дублирования. Она перенесла личный календарь в онлайн-сервис и получила интегрированное представление информации.
• Задачи. Она нашла онлайновый сервис для управления задачами с простыми приложениями, позволяющими держать все задачи в электронном виде и просматривать их в едином формате. Шерри по-прежнему ведет рабочие и личные задачи раздельно, но просматривает их в одной программе. Это полностью соответствует «правилу одного».
• Контакты. Шерри использовала для объединения групп контактов тот же способ, что и для календарей. Список личных контактов уже был в телефоне, поэтому она просто удалила дублирующие записи.
• Заметки/документы. Поскольку ей нравится делать заметки на бумаге, а подходящего электронного решения не нашлось, Шерри ведет записи практически так же, как и раньше. Личные записи она держит в записной книжке, а более объемные документы – в компьютере.
Теперь ее система выглядит так:
Всего пара изменений сделали систему Шерри для управления основной четверкой намного более интегрированной. «Правило одного» позволило синхронизировать события и задачи в мобильном телефоне и ноутбуке. В результате критически важная информация для всех ролей стала постоянно доступной для Шерри. У нее нет планшета, но она хочет приобрести его к своему дню рождения. Когда он появится, она с помощью всего нескольких настроек сможет получать всю необходимую информацию. По мнению Джулии Моргенстерн, специалиста по управлению временем, главное – «не жалеть времени на оценку того, что у вас есть, и определение постоянного места для каждого объекта»{30}.
Планирование битвы: Карта процесса планирования дел из квадрата 2™
Имея надежную систему организации основной четверки, переходите к карте процесса планирования дел из квадрата 2. Эта карта наглядно демонстрирует, как то, что вы уже знаете, взаимодействует друг с другом и помогает побеждать в повседневной битве с потоком информации. Она показывает, как с помощью технологий поддерживать концентрацию внимания и энергии на важных делах из квадрата 2.
Базовая версия карты процесса планирования дел из квадрата 2 выглядит следующим образом.
Вертикальный ряд в середине показывает, как ваши роли и цели из квадрата 2 поддерживают планирование дел из квадрата 2 на неделю и на день и помогают принять решение. Если бы этим все ограничивалось и жизнь шла согласно плану, то больше ничего бы не требовалось.
Однако слева есть стрелка, которая представляет бесконечный поток входящей информации, задач, дел и того, что требует времени, внимания и энергии. С ней также связаны большие возможности и необходимость принимать важные решения.
Вертикальный ряд и поток входящей информации встречаются в момент принятия решения там, где идет сражение за наше внимание и энергию. Именно в этот момент мы останавливаемся, анализируем ситуацию и принимаем решение о том, что среди электронных писем, СМС, сообщений, телефонных звонков, людей и дел действительно важно, и таким образом защищаем приоритеты квадрата 2 от всего менее значимого.
Если входящий объект не является важным, то он относится к квадрату 3 или 4 и направляется по нижней стрелке в мусорную корзину. Поскольку мы не хотим тратить драгоценное время, внимание и энергию на объекты такого рода, они отбрасываются.
Если входящий объект важен, то он относится к квадрату 1 или 2 и может вводиться в вашу систему управления основной четверкой!
• Если это событие или задача требуют от вас действий, то их следует включить либо в календарь как событие, либо в перечень главных задач.
• Если это информация, не требующая действий, но полезная в будущем (контакт или заметка/документ), то ее следует записать в соответствующем месте на бумажном или электронном носителе.
Поскольку у нас есть система управления основной четверкой и совершенно ясно, где хранятся материалы, мы можем запрашивать их в любой момент для планирования дел из квадрата 2 на неделю и на день. Таким образом во время планирования дел из квадрата 2 мы получаем такую организацию важнейшей информации, которая помогает включать большие камни в график. Эта самоподдерживающаяся система организации и планирования повышает нашу способность дифференцировать вещи в момент принятия решения и не терять важное из виду в повседневной битве за наше время, внимание и энергию.
Три базовых приема
Теперь, когда вы понимаете принцип карты процесса планирования дел из квадрата 2, мы добавим к ее нижней части еще три элемента. Это три «базовых приема», которые помогают более эффективно использовать технологии для управления входящей информацией и организации основной четверки.
Термин базовый прием также заимствован из боевых искусств, а именно из американского кемпо{31}. Он обозначает базовое движение или принцип, который после тщательной отработки может использоваться в разных ситуациях с небольшими изменениями. Идея в том, что, овладев одним принципом, вы получаете в свое распоряжение тысячу движений. Как выразился японский мастер фехтования Миямото Мусаси, «через одну вещь вы познаете 10 000 вещей».
Здесь действует правило 80/20 – всего несколько идей приносят львиную долю выдающихся результатов. Мы выбрали такие три базовые приема для карты процесса планирования дел из квадрата 2, которые при их освоении и правильном применении значительно повышают шансы на победу.
Мы будем рассматривать эти приемы на примере одного из самых значительных источников входящей информации в современных условиях – электронной почты. В итоге, овладев базовыми приемами, вы сможете применять их к различным каналам поставки информации, включая СМС, социальные сети, мессенджеры и даже реальных людей.
Базовый прием 1: Побеждать без битвы
На карте процесса планирования дел из квадрата 2 этот прием располагается между бесконечным потоком входящей информации и принятием решения.
В наше время каждый день пересылаются более 196 млрд электронных писем. За обычный рабочий день человек отправляет и получает в среднем 121 письмо, и по оценкам это число будет только расти{32}. В такой ситуации крайне важно не допустить превращения входящей почты в головную боль и сделать ее чрезвычайно полезным инструментом повышения эффективности.
Парадигма изменения подхода к электронной почте заключается в следующем. Ваша электронная почта – это не просто груда писем, в реальности по каждому из писем необходимо принять решение. В главе, посвященной правилу 1, мы говорили о том, что одной из самых острых проблем работников умственного труда в XXI в. стало количество решений, которые приходится принимать в течение дня. Занимаясь удалением, перемещением писем, чтением и подготовкой ответов на письма, мы расходуем энергию, которая достойна лучшего применения.
