Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности
В 1974 году, когда вместе со своей небольшой семьей я отправился на Запад, я не осознавал, что ключ к свободе и покою — понимание механизмов жизни и их применение. Тогда я не знал, что внутренний переход к новому восприятию не только позволит мне понять, от чего зависят мои результаты, но и даст огромную власть над собственной судьбой.
Мне и в голову не приходило, что если я буду слеп к своим личным системам, то смогу совершить ошибку всей моей жизни, причем в самый неподходящий момент. И я не осознавал небольшой, но очень распространенной проблемы: незначительные потери эффективности накапливаются и ведут к краху. Логичная мысль о том, что бурлящий механизм жизни будет мне подконтролен, стоит мне только обратить все свое внимание на его составные части, меня не посещала.
Тогда я не понимал, что покой и процветание приходят только после того, как налажен механизм.
Регулировка настроения
На Западе 10% взрослого населения — алкоголики, 70% потребляют в избыточном количестве кофеин, 25% курят, больше 10% принимают антидепрессанты. А если учесть другие законные и незаконные препараты, можно сказать, что в бесконечном поиске идеального душевного состояния 98% из нас употребляют по крайней мере одно психотропное вещество (а многие сразу несколько, например кофе утром и алкоголь по вечерам). Согласно классическому западному принципу химической регулировки настроения, одно наркотическое вещество снижает негативное воздействие другого.
Дефицит систем
Что же случилось в Вудстоке с точки зрения системы? Правильно функционировала только система музыкального оформления. Техники были мастерами своего дела, оборудование работало отлично, на сцене выступали музыканты (соответственно, правильно функционировал и механизм транспортного обслуживания — всех участников концерта доставляли на вертолете). Сработало и место проведения фестиваля (ферма Ясгура).
Какие же системы не сработали? Продажа билетов была организована неправильно: уже в первый день фестиваля весь забор вокруг фермы снесли — катастрофа для промоутеров. Санитарные системы оказались перегружены. Потребуйся защита правоохранительных органов, началась бы настоящая неразбериха, потому что, кроме небольшой группы охранников, не было никакой полиции. Конечно, мало кто был подготовлен физически, даже на элементарном уровне. Усложняло ситуацию и то, что употребление наркотиков мешало рационально мыслить. Хаос охватил все и вся, сдерживаемый разве что чистой случайностью.
Один день мира и музыки? Да, все верно. Два дня? Хорошо, возможно, наркотики поддержали спокойствие, но ситуация быстро ухудшалась. Три дня? Ого-го! В этот момент люди начали массово уезжать. А если бы все длилось четыре дня? Для тех убежденных фанатов, которые могли там остаться, все обернулось бы отвратительной, ужасной трагедией. Именно благодаря любви и доброй воле людей этот фестиваль просуществовал некоторое время. Но так недолго, что не может служить примером идеальной жизни. Слов «Я люблю тебя, брат» надолго не хватит.
Мощное и грубое напоминание от парней из NASA
Космический челнок — возможно, самый сложный из созданных человеком механизмов, а его запуск — ярчайшая демонстрация системного управления. Каждый раз при трансляции этого события по телевидению я наблюдал за ним в прямом эфире.
Летом 2011 года программа запуска шаттлов была закрыта, но до сих пор можно анализировать точность обратного отсчета на основании тысяч одновременных автоматических процессов контроля под четким руководством множества инженеров и технологов. Шаттлы были запущены, при этом задействовались десятки тысяч высокоточных процессов, независимых и взаимосвязанных, в космосе и на Земле.
В общей сложности шаттлы запускались в космос 135 раз, и лишь дважды попытки завершались провалом. И все же, учитывая невероятную сложность затеи и человеческую склонность к ошибкам, напрашивается вопрос: почему же провалов не было гораздо больше?
Как и бесчисленные мелкие неудачи, эти две трагедии дали инженерам ту информацию, которая помогла предотвратить будущие провалы. Со временем вероятность неудач снижалась, а шаттл становился совершеннее. Каждый запуск космического челнока прославлял человеческие возможности и ярко демонстрировал красоту бесчисленных систем, из которых состоит наша жизнь.
ГЛАВА 2
Ничто не соответствует ожиданиям
Король Артур (Грэм Чепмен), отрубив Черному рыцарю обе руки: «Посмотри, тупой ублюдок. У тебя больше нет рук!»
Черный рыцарь (Джон Клиз): «Да есть!.. Это просто рана!»
«Монти Пайтон и священный Грааль»[15]
Я привожу компанию Centratel в пример потому, что это понятная система, состоящая из подсистем. Это закрытая система систем, которая объясняет простые причинно-следственные связи. Когда я привожу примеры из собственного бизнеса, учитывайте, что мои советы применимы и в личной жизни.
О Centratel в общих чертах
В течение пятнадцати лет Centratel боролась за выживание, постоянно находясь на грани катастрофы. Почему же эта система начала процветать только на шестнадцатый год своего существования? Да, прекрасный штат сотрудников, целевой маркетинг и высокое качество продукта сыграли важную роль, но не они стали причиной резкого изменения курса. Они были побочным эффектом. Причиной изменений стало открытие и применение простого принципа: руководство должно сосредоточиться на процессах совершенствования работы, а не на ее выполнении или решении внезапно возникших проблем. Высококачественные товары, стабильный состав сотрудников и прибыльность — результат работы качественных систем, лежащих в основе бизнеса, а не наоборот.
Centratel — национальная телефонная справочная служба (ТСС). В качестве аутсорсера выступают операторы телефонной связи (ОТС), которые обрабатывают входящие звонки (от абонентов) для различных компаний (клиентов). По сути, диспетчерский центр 911 — не что иное, как телефонная служба, принимающая сообщения абонентов, а затем передающая их непосредственно клиенту. К клиентам относятся лечебные и ветеринарные клиники, приюты для престарелых и медицинская помощь на дому, похоронные бюро, коммунальные службы, компании по управлению собственностью, службы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, высокотехнологичные компании и прочие. Они должны обеспечивать своим клиентам или пациентам круглосуточную связь без выходных и праздников. Но поскольку они сами не могут принимать звонки круглосуточно, то обращаются к телефонной службе, которая отслеживает и обрабатывает звонки в нерабочее время. Многие компании прибегают к услугам ТСС и в рабочее время, когда входящий трафик слишком велик, компания очень маленькая или не имеет собственного офиса.
В Centratel работают одновременно до двенадцати операторов (в зависимости от трафика), отвечая на звонки последовательно. Звонки поступают в произвольном порядке от одного из тысяч абонентов. Иногда, когда трафик очень интенсивный, нет времени передохнуть. Один звонок — от нервного мужчины, чья жена едет в больницу рожать, другой — от паникующего владельца заболевшей лошади, третий — от жильца, который случайно закрылся в квартире. В общем, вы поняли.
Наши операторы принимают сообщения, вносят их в базу данных, а затем передают клиенту самыми разными способами: на пейджер, по мобильному телефону, на голосовой ящик, по электронной почте или факсу. Это сложный процесс, в котором одновременно задействовано множество человеческих и механических систем. Взаимодействие между абонентом, клиентом и оператором непрерывно и практически всегда оперативно. Каждый из наших клиентов предоставляет уникальные четкие инструкции по обработке входящих вызовов и сообщений. В работе любой телефонной службы вероятность ошибки очень велика. Без четких системных инструкций и профессиональных сотрудников она превращается в рассадник хаоса. И это еще мягко сказано.
Отрасль телефонных справочных служб возникла одновременно с появлением первых телефонов. Как тогда, так и сейчас работа ТСС — безостановочный, безотказный процесс. Это порождает еще одну проблему: внеурочную работу, поскольку операторы отвечают на звонки в любое время дня и ночи. Это нелегкий способ заработать на жизнь, особенно для тех, кто обрабатывает звонки в нерабочее время или в выходные. Опытные операторы постепенно переходят на работу в дневную смену, а новичкам приходится завоевывать признание, трудясь в напряженном режиме до тех пор, пока они не смогут перейти на более удобный график: благодаря росту компании и отсеву персонала постоянно образуются более удобные «окна». В любом случае оплата и соцпакет в Centratel очень хорошие, практически вдвое больше средних по отрасли.
Это удивительная сфера деятельности, но сейчас она в состоянии упадка. В 1975 году общее число телефонных справочных служб в США составляло более 20 тысяч, большинство из них были небольшими семейными компаниями. На сегодняшний момент выжили только крупные — осталось не больше двух тысяч. Как и общее количество населения, число клиентов ТСС заметно снизилось. Потенциальные клиенты освоили смартфоны, голосовую почту, интернет. Тем не менее еще существуют компании, которым для обработки входящих вызовов нужен реальный человек. В ближайшем будущем целевой рынок не исчезнет.
