Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности
Это удивительная сфера деятельности, но сейчас она в состоянии упадка. В 1975 году общее число телефонных справочных служб в США составляло более 20 тысяч, большинство из них были небольшими семейными компаниями. На сегодняшний момент выжили только крупные — осталось не больше двух тысяч. Как и общее количество населения, число клиентов ТСС заметно снизилось. Потенциальные клиенты освоили смартфоны, голосовую почту, интернет. Тем не менее еще существуют компании, которым для обработки входящих вызовов нужен реальный человек. В ближайшем будущем целевой рынок не исчезнет.
Двадцать восемь лет назад я решил работать в отрасли телефонных служб по трем причинам (и они все еще дают хорошую пищу для размышлений тем, кто собирается заняться бизнесом).
Во-первых, меня привлекало то, что бизнес связан с людьми и коммуникацией между ними.
Во-вторых, я получал бы пассивный доход. При правильно организованном управлении мне не обязательно присутствовать на рабочем месте физически. Я не был знаком с этим бизнесом, но мне казалось, что зарабатывать деньги, не присутствуя в офисе лично, куда лучше работы врача, учителя, психолога, адвоката и ряда других специальностей, в которых центральным элементом становится конкретный человек.
В-третьих, доходы поступают непрерывно, потому что клиенты постоянно пользуются услугами и платят за них. При ежемесячной оплате не нужно будет каждый день думать о том, как бы заработать. Я считал, что, если мы будем предоставлять услуги высшего качества, а наши клиенты будут счастливы, деньги потекут рекой.
Так 1 декабря 1984 года, в возрасте тридцати пяти лет, я приобрел Girl Friday Telephone Answering Service, «умирающую» телефонную службу. Общая цена покупки составила 21 тыс. долларов, первый взнос был 5 тыс. долларов. В компании работали семь сотрудников, у нее было 140 клиентов и офис площадью чуть больше 37 м2. Став владельцем бизнеса, я сразу же изменил название, чтобы подчеркнуть, что настало время перемен. Я тогда кичливо и самоуверенно заявил, что однажды мы станем лучшей телефонной службой в США. Несмотря на такое показное хвастовство, я не имел ни малейшего представления, как достичь этой цели. (Мысленно возвращаясь в те времена и вспоминая, как я работал, могу назвать себя только нахальным и бестолковым.)
Но события разворачивались не так, как ожидалось. Мой новый бизнес оказался сплошным кошмаром. В этом хаосе мой собственный мир превратился в полную неразбериху. В течение года мы с женой развелись, но я продолжил работать по максимуму — мне нужно было обеспечивать двоих детей. Ситуацию осложнил экономический кризис, который больше затронул северо-запад США, не успевший оправиться от недавнего почти полного краха основной отрасли местной промышленности: заготовки леса. (К счастью для меня, ситуация в моем прекрасном родном Бенде вскоре изменилась: пробелы заполнил туризм.)
И хотя Centratel всегда работала на грани краха, она расширяла объемы. А вот прибыль никак не увеличивалась. Это было эпическое сражение, и спустя несколько лет мечта о «лучшей компании в США» скрылась в потоке постоянных проблем.
На протяжении пятнадцати лет я боролся с бесконечным хаосом, работая сутками (для меня уже нормой стала работа более 80 часов в неделю) и кое-как сводя концы с концами. Меня тошнило от такого напряжения, но я все равно продолжал в том же духе. Единственное, что могло меня остановить, — обморок от стресса и усталости. После пятнадцати лет бесконечного напряжения такой вариант развития событий становился более чем реальным.
А потом на меня неожиданно снизошло озарение. Все сдвинулось с мертвой точки. Новое видение оказало на меня огромное влияние, оно полностью изменило мое восприятие мира. Благодаря такому мини-прозрению я начал по-новому взаимодействовать с окружением, и тут же стало спокойнее. Компания Centratel усовершенствовалась, потому что я изучил ее тщательнее.
Сразу после своего прозрения я привлек в бизнес партнера — моего знакомого, хорошего человека, которого я всегда уважал. Он сказал, что слышал о моей компании и, по его мнению, у нее есть будущее. Я уже не был одинок. У меня появилась еще пара глаз и дополнительные средства (новый партнер купил пакет акций). Примечательно, что в тот момент, когда я начал углубляться в механизмы своего бизнеса и жизни в целом, в ней стали появляться странные знаки. Например, мой новый партнер был моим тезкой.
В следующих главах подробно описаны все мои «странствия и подвиги». Ищите параллели в собственной жизни.
Установка профилактических систем
Иногда мы устанавливаем систему, которая может и не действовать активно, но мы достигаем цели только благодаря ее существованию. Некоторые операторы Centratel в рабочее время сидят в интернете. С точки зрения безопасности и сосредоточенности это не очень хорошо. Отследить такие «похождения» по сайтам было невозможно. Разве что неожиданно выскочить из-за угла и поймать с поличным сотрудника, поспешно закрывающего окна, которые не имеют никакого отношения к Centratel.
Тогда мы установили специальное программное обеспечение, которое отслеживает и автоматически сохраняет все данные о работе в интернете. Оно решило проблему раз и навсегда. Отслеживали ли мы когда-нибудь при помощи этого ПО нарушения трудового режима? Да, когда мы без предупреждения установили такую программу, обнаружились нарушители. Сказали ли мы им что-то? Нет, этого не нужно было делать, потому что, объяви мы об установке такой программы и внеси ее в правила трудового распорядка, нарушители сразу изменили бы свое поведение. Изменились ли они? Да. Заметили ли мы систематические нарушения, постоянно проверяя ежемесячные данные? Нет.
В нашем обществе примерами таких профилактических систем могут служить допинг-контроль, полиция, армия и законы. Они определяют последствия ненадлежащего поведения, но в основном направлены на то, чтобы предотвратить нарушение. Только задумайтесь, сколько профилактических систем и механизмов встречается в вашей жизни: ремень безопасности в машине, который не только защищает от травм, но и напоминает о важности безопасного положения во время езды; периодическое техническое обслуживание компьютера; вежливое отношение как к близким, так и к посторонним. Проживая очередной день, задумайтесь, какие системы вы могли бы использовать, чтобы предотвратить возникновение проблем в будущем, пока все идет гладко.
ГЛАВА 3
Атака кротов
Гвен ДеМарко (Сигурни Уивер): «Они такие милые!»
Гай Флигман (Сэм Рокуэлл): «Конечно, сейчас они милые, но уже через секунду станут гадкими, уродливыми, и их будет уже миллион».
«В поисках галактики»[16]
Все телефонные службы предоставляют клиентам одну и ту же услугу, и моя свежеприобретенная ТСС не была исключением. В любое время дня и ночи наши операторы принимали входящие звонки. Когда звонили клиенты, операторы зачитывали им записанные вручную сообщения. Это было в середине 1980-х. В то время электронное редактирование текстов и компьютерные программы баз данных для малого бизнеса казались фантастикой. Наша компания скорее представляла собой небольшой семейный бизнес. За фиксированную ставку 35–45 долларов в месяц мы обрабатывали столько звонков, сколько мог отправить нам клиент. В дневное время работали два оператора, ночью и в выходные — один.
В течение пятнадцати лет я брал на себя ответственность за все сферы деятельности компании. С самого первого дня она напоминала сумасшедший дом: большинство клиентов пользовались тем, что мы работаем по фиксированным ставкам, и использовали наших операторов как своих сотрудников, работающих на полную ставку. Операторы были перегружены входящими звонками, поэтому качество услуг было отвратительным. Поначалу я мог только смотреть и удивляться. У меня не было ни малейшего представления о том, как работают внутренние механизмы телефонной службы. В первый день я даже не знал, как звонки перенаправляются к нам.
Когда я только купил этот бизнес, его совокупная валовая выручка составляла всего 5500 долларов в месяц. Этого было недостаточно, чтобы покрыть все расходы: зарплаты, аренду, стоимость звонков и многое другое. Не говоря уже о том, что на это я не мог ни прожить сам, ни тем более прокормить двоих детей. Бизнес был в моих руках всего два месяца, а крах уже казался близким (как и в последующие годы). Если бы мы продолжали в том же духе и не действовали решительно, полный провал был бы неизбежен. Но я нес ответственность за двух детей восьми и десяти лет и за весь свой штат сотрудников. Я должен был что-то немедленно предпринять. Сейчас мое безрассудство оказалось бы очень к месту.
И несмотря на то, что бизнес был в плачевном состоянии, у него явно имелись положительные стороны. Через пару недель основные проблемы стали понятны даже мне, человеку с нулевыми знаниями в этой сфере. Нужно было срочно исправлять главный, бросающийся в глаза недостаток: тарифные расценки для клиентов. Нам повезло, что наши тарифы были очень низкими: мы могли повысить их в несколько раз и при этом остаться конкурентоспособными.
