Сэм Карпентер - Системность во всем: универсальная технология повышения эффективности
Обслуживание и надежность на 99,9%
Электроэнергия вырабатывается энергетической установкой, а затем по линиям электропередачи поставляется конечному потребителю. Это долгая и опасная дорога по многочисленным электростанциям и пересеченной местности. Экстремальные погодные условия и вандализм ставят под угрозу доставку электричества. Но когда я работал в коммунальной службе в отделе анализа статистики, то обнаружил интересный факт: за последние семь лет длительность перебоев в подаче электроэнергии на потребителя в год составляла в среднем 73 минуты. Вот это да! Всего в году 525 600 минут, а значит, любой потребитель электроэнергии может рассчитывать на устойчивую подачу электричества на 99,9%. Знакомо?
Линии электропередачи тянутся на сотни километров в неблагоприятной среде, а само электричество характеризуется переменным высоким напряжением и постоянно стремится «сбежать» из проводов. Как же удается энергетикам добиваться поразительного уровня надежности? Благодаря тому, что они рассматривают сеть как закрытую механическую систему, которую надо постоянно поддерживать в рабочем состоянии. Нельзя относиться к ней как к совокупности столбов, проводов и оборудования, которые заслуживают внимания только в случае поломки. Сотрудники энергетических компаний начинают с создания и установки функциональной машины, а потом системно работают с ней.
В любой жизненной ситуации, чтобы избежать ошибок в системе и гарантировать максимальную эффективность, необходимо регулярно проводить обслуживание: менять автомобильное масло, устраивать собрания сотрудников, поливать цветы, водить жену в ресторан, играть в мяч с детьми, выдавать премию лучшим сотрудникам, постоянно встречаться с клиентами, вести учет, заниматься спортом. Однако для тех, кто погряз в хаосе, невыполнение этих важных и неизбежных обязанностей грозит обратиться катастрофой. Карьера, брак, дружба, техника, игры, дом, здоровье нуждаются в обслуживании. Однако часто люди забывают об этом из-за проблем, лени, а особенно из-за незнания того, как работают системы в реальном механическом мире. Без регулярного обслуживания внешние факторы (да, именно вредные внешние факторы) будут постепенно сводить на нет эффективность всех процессов. Работу точно настроенных систем необходимо поддерживать на должном уровне.
Особое чувство удовлетворения приносит мне обслуживание системы личной жизни: ее реорганизацией я занимаюсь дома по полчаса в день. Возможно, это самая простая система. Это краткий период, отведенный на строго определенные цели: полчаса на реорганизацию жизни. Это свободное время для наведения порядка: в кабинете, шкафу, гараже или электронной почте. Иногда я провожу его на свежем воздухе, подстригая кусты. Я привожу в порядок собственную жизнь. Это «противоядие» от коварной суматохи, причем как в физической реальности, так и в сознании.
Чтение (желательно книг или журналов, а не информации с экрана компьютера) — еще одна форма обслуживания моих систем. Ежедневно я читаю минимум час, обычно больше. Это своего рода терапия, позволяющая устранить нервотрепку, вызванную повседневными проблемами. В фильме «Джо против вулкана» у героя Тома Хэнкса обнаружили несуществующую болезнь под названием «облако в голове». Это идеальное описание моего умственного состояния, когда я несколько дней подряд не читаю.
Следить на расстоянии
Мысленная визуализация электрической сети как аналогии всех систем жизни напоминает мне, что нужно быть не рабочим, а инженером-проектировщиком. Применяя такую аналогию в бизнесе или в жизни, вы вскоре обнаружите, что физическую работу выполняют другие, а вы автоматизируете или избавляетесь от ненужных систем. Вы будете создавать новые системы, совершенствовать существующие и руководить людьми, которые выполняют фактическую работу. Конечно, если вы человек искусства или творческая личность, этот план может не сработать. Однако независимо от рода вашей деятельности при применении системного подхода всегда есть пространство для маневров. Такой подход может кардинально изменить вашу жизнь (подробнее о работе и творческих аспектах рассказано в главе 19).
Вы начнете смотреть на свою жизнь со стороны. Чем больше времени вы будете заниматься осмыслением своей жизни, тем быстрее достигнете поставленных целей — и тем больше времени будете проводить, наблюдая за происходящим со стороны и сверху. Все действительно просто: нужно не попасть в сети работы. Отступите, взгляните на ситуацию со стороны и выделите системы в голове и на бумаге. Затем нужно определить, какие функции они должны выполнять, выявить их недостатки, а также влияние внешних переменных факторов. Далее надо совершенствовать системы, не забывая постоянно записывать все внесенные изменения. И поскольку эти системы-механизмы призваны функционировать без вашего постоянного участия, вы сможете отойти от дел и периодически (а не постоянно) следить за процессом и направлять его. Не успеете оглянуться — и все пойдет как по маслу!
Ко всем своим системам я подхожу с позиции инженера-проектировщика. Они предназначены для поддержания физической формы, общения с дальними родственниками, инвестирования, обслуживания компьютеров и даже восхождения в горы. Как только я обрел новое видение, я постоянно проводил аналогию с электроснабжением и убеждал себя, что должен быть инженером-проектировщиком. Но сейчас я уже не так часто думаю об этой аналогии, потому что усвоил системный образ мышления. В каждой жизненной ситуации я остаюсь инженером-проектировщиком.
Какова ваша аналогия? Может, это автомобиль, человеческое тело, самолет или корабль? Выберите для себя идеальную аналогию и применяйте ее в любой ситуации. Это возможно, поскольку все системы работают одинаково. Это не теория. Это механическая реальность.
Туалетная бумага
Этот пример граничит с абсурдом, но доказывает сразу два положения. Во-первых, восприятие системы у всех разное; во-вторых, оно прочно укореняется, как только становится понятной логика. В качестве примера системного мышления, рискуя неудачно сострить, возьмем за конечный результат оторванный кусок туалетной бумаги. Это необходимая вещь. Возможно, это единственная материальная вещь, которой каждый из нас пользуется ежедневно на протяжении всей своей сознательной жизни. Туалетная бумага — идеальный пример вездесущей системы.
Процесс закрепления туалетной бумаги на держателе представляет собой систему, которая развивается линейно, пока цель не достигнута. Шаг 1: подойдите к туалетному шкафчику. Шаг 2: откройте дверцу шкафа. Шаг 3: возьмите оттуда рулон туалетной бумаги. Шаг 4: снимите с рулона упаковку. Шаг 5: подойдите к держателю туалетной бумаги и т. д.
Спросите себя: как в данный момент в вашем доме или квартире размещен рулон туалетной бумаги на держателе — свободный конец спадает с верхней части рулона и его можно легко взять? Или он висит ближе к стене, так что вам неудобно добираться до него, чтобы оторвать кусок бумаги? Обычно бумага, спадающая с верхней части рулона, гораздо удобнее. Это оптимальный способ ее размещения на держателе. Смеха ради, исследуя человеческое поведение, я много лет вел своего рода статистику. Не считая гостиниц и мотелей, где профессиональным уборщикам говорят, как нужно вешать туалетную бумагу, соотношение этих способов размещения рулонов — 50 на 50, с небольшим перевесом первого. Значит, большинство людей не задумываются о том, как поместить рулон туалетной бумаги в держатель. (Или, что невероятно, одни люди целенаправленно вставляют рулон в держатель первым способом, а другие — вторым.)
При спадающем свободном конце бумаги с верхней части рулона взять бумагу гораздо проще. Почему же все не вставляют рулон в держатель таким способом каждый раз? Неужели один из этих методов сложнее? Вовсе нет. Для принятие решения требуется проанализировать ситуацию лишь один раз — нужно всего несколько секунд для разработки постоянной методики. Но большинство из нас не тратит время на обдумывание базовых процессов, даже таких простых. Да, глупый пример, но попробуйте забыть об этом и рассмотрите его как некий общий урок. Представьте, что, думая о процессе размещения рулона, вы отстраняетесь и смотрите на процесс со стороны. Вы управляете им, чтобы каждый раз при вытягивании туалетной бумаги достигать лучшего результата.
Этот пример преподносит нам еще один урок. Вы можете целенаправленно размещать рулон определенным способом, а можете, наоборот, осознанно решить не вставлять его в держатель тем или иным образом. Каким бы ни был ваш выбор, уверен, что впредь, помещая туалетную бумагу в держатель, вы будете думать об этой системе. Этот пример показывает, что в вашей голове не так много глубоко укоренившихся системных методик.
Добро пожаловать в мой мир. Во время написания этой книги я спросил руководство компании о том, как они размещают туалетную бумагу в держателе дома. Хором мне ответили: «Да ясно же! Чтобы бумага спадала сверху». При выполнении даже обыденных задач сотрудники Centratel интуитивно смотрят на все ситуации со стороны и сверху. Обучаясь и работая, они применяли логику системной методики, и эти принципы прочно укоренились в их сознании. Вам, как и сотрудникам Centratel, системное мышление поможет всегда замечать даже самые простые способы оптимизации процессов.
