Эллен Китцис - CIO новый лидер. Постановка задач и достижение целей
ИТ-руководство – дело непростое, поскольку реализовывать его приходится в условиях постоянных перемен – на рынке, в отрасли, в персонале, в технологии, буквально во всем, а это неизбежно влияет на то, как вы и ваши коллеги в руководстве компании думаете о перспективах компании и о путях ее развития. Тем не менее ИТ-руководство – это то, что каждый новых CIO-лидер должен создать, и эту проблему нельзя оставлять нерешенной или не проясненной.
Далее в этой главе мы обсудим различные формы руководства. Есть не один способ сделать это, и правильный выбор зависит от вашей компании и от способа ее работы. Давайте начнем с нескольких характеристик эффективного ИТ-руководства и того, как работает ИТ-руководство.
Шесть параметров эффективного ИТ-руководства
Есть много легенд и рассуждений о хорошем руководстве. Чтобы разобраться с тем, что же действительно отличает хорошее от среднего и плохого в ИТ-руководстве, мы сотрудничали с представителями 250 компаний в исследовании, проводимом вместе с центром исследований информационных систем
Sloan MIT. Проведя это исследование, мы поняли, что компании с эффективным ИТ-руководством, то есть такие, где подобное руководство позитивно влияет на достижение целей бизнеса, обладают шестью общими характеристиками [33] .
Четко различаемые бизнес-стратегии
Принимая во внимание все, что мы обсуждали до сих пор, неудивительно, что первая характеристика хорошего ИТ-руководства относится к бизнес-стратегии, а не к ИТ. Мы просили в каждой опрашиваемой компании расположить в порядке важности три такие понятия – операционную эффективность, близость к клиентам, лидерство в сфере продуктов или услуг и инноваций (глава 2) – по степени их влияния на бизнес-стратегию и действия компании. Обычно те компании, которые считают, что все в их деятельности одинаково важно, придают мало значения эффективному ИТ-руководству. Качественное ИТ-руководство обычно сочетается с четкими бизнес-стратегиями. Конкретная бизнес-стратегия позволяет определить нужное поведение во всех процессах менеджмента, включая и ИТ-руководство.
Четкие бизнес-цели для инвестиций в ИТ
Компании, которые фокусируют свое внимание на конкретных целях своих инвестиций в ИТ – таких, как повышение качества продукции, сокращение времени ее вывода на рынок или улучшение кооперации сотрудников – имеют и более эффективное ИТ-руководство. Концентрируя свою энергию на ограниченном количестве наиболее важных направлений, бизнес получает лучшие шансы для достижения хороших результатов. Хорошее руководство гарантирует, что бизнес-цели осознаны и ясны.
Участие руководителей компании в ИТ-руководстве
Это почти очевидно, но мы все же поговорим об этом еще раз. Вовлечение СЕО в работу имеет огромное позитивное влияние на все обсуждаемые проблемы. За ним по степени важности следует участие COO (Chief operation officer – директор по операционной деятельности), руководителей подразделений и CIO этих подразделений. Чуть менее важно участие CFO (Глава финансового департамента), но и оно позитивно влияет на работоспособность ИТ-руководства. Самый простой и эффективный способ обеспечить вовлечение руководства – это дать им полное представление о том, как работает ИТ-руководство. В процессе нашего исследования CIO отметили, что, в среднем, 39 % руководителей компаний могут четко описать ИТ-руководство своей компании. Чем выше этот процент, тем более эффективно действует руководство.
Стабильное ИТ-руководство с небольшими изменениями из года в год
Оказывается стабильность в процессе руководства очень важна. Большое число изменений не дает руководству компании вникнуть в процесс ИТ-руководства до конца. Если же руководство не поймет его, ИТ-руководство просто не будет работать (смотри предыдущую главку). В лучших руководствах делается не более одной перемены в год, а в худших – в среднем три перемены. Вывод прост и ясен: большое число перемен ухудшает функционирование компании (хотя перемены и неизбежны при смене стратегии компании).
Учет возражений
Компании с эффективным ИТ-руководством имеют продуманные пути работы с возражениями и разногласиями. Вспомните пример инвестиционного банка, с которым мы работали. Бизнес-подразделение хотело использовать новый продукт, в который входило программное обеспечение, не удовлетворяющее принятым в компании архитектурным нормам. Первое же предложение было отвергнуто инвестиционным комитетом из-за нестандартного ПО. Но в компании была принята система возражений, которой и воспользовалось бизнес-подразделение. В конце концов их инициатива была одобрена на той основе, что она была инновационной и сулила новые потенциальные источники доходов. ПО было тщательно проверено и вошло в число одобренных банком продуктов.
По мнению Петера Вайля из МП, «процесс возражений – это способ обучения для всей компании» [34] . Если у вас нет четкой процедуры учета возражений, вы можете упустить немало ценных возможностей. Но если процесс возражений известен и понятен всем сотрудникам, то он работает. Компании с таким процессом выглядят более прозрачными и честными; это в свою очередь приводит к уменьшению количества несанкционированных ИТ-решений или инвестиций. На это можно взглянуть и с другой точки зрения: если в вашей компании происходит много несанкционированных действий, значит ваше ИТ-руководство неэффективно или не подходит для вашей компании. (Не путайте эту проблему с излишне жестким и диктаторским ИТ-руководством, которое также не будет работать).
Формализация способов коммуникаций
Эффективное ИТ-руководство включает в себя использование формальных методов и механизмов коммуникаций, которые служат для усиления взаимоотношений между CIO и руководством компании. Эти формальные методы помогают усилить многие предыдущие характеристики хорошего руководства, такие как стабильность, участие руководства и процесс возражений.
После знакомства с этим списком характеристик вы можете задуматься о том, что является причиной, а что – следствием. На этот вопрос нельзя ответить точно; можно сказать лишь то, что эти характеристики идут рука об руку с хорошим руководством. Также как доверие может привести к хорошим и плохим результатам, эти характеристики и хорошее ИТ-руководство могут и усилить и ослабить друг друга. Хорошее руководство упрощает вовлечение руководства компании, а участие руководства не только усиливает процесс, но и помогает обеспечить качество результата, что в свою очередь расширяет участие руководства.
Три главных элемента ИТ-руководства
Мы надеемся, что предыдущий список помог вам отыскать хотя бы одну область, в которой ваше ИТ-руководство может быть улучшено. Первым шагом к этому улучшению должно стать создание ясной картины вашего руководства. На этом пути есть свои правила и терминология.
Любая система ИТ-руководства состоит из трех основных элементов, для описания которых используются специальные термины:
1. Сферы: различные ИТ-области, где предстоит принять решения.
2. Стили: кто принимает решения и кто вносит вклад в каждую из сфер.
3. Механизмы: организационные технологии и методики, которые используются для внедрения стилей руководства. Комитет – один из наиболее популярных механизмов.
Давайте познакомимся с каждым из этих компонентов руководства подробнее.
Сферы
Сферы – это главные пересечения между бизнесом и технологией, они представляют собой места принятия решения. Есть пять сфер.
ИТ-максимы: мы обсуждали максимы в главе 4. Поскольку ситуация в бизнесе постоянно меняется, ваши бизнес-максимы будут также меняться, требуя в свою очередь, изменения ИТ-максим. Очень важной частью ИТ-руководства является признание того, что создаваемые вами максимы должны меняться, и определение того, кто будет менять их и то, как эти люди будут делать это.
ИТ-архитектура: какие технические руководства и стандарты будут использоваться в вашей компании? ИТ-архитектура определяет выбор техники, которая помогает компании в достижении ее бизнес-целей.
Стратегии ИТ-инфраструктуры: как будет определяться степень и сущность общих для всей компании услуг? Стратегии ИТ-инфраструктуры описывают где, почему и как компания создает и поддерживает продуманный набор надежных общих услуг для удовлетворения бизнес-целей. Например, внедрение службы поддержки клиентов требует разработки и управления некоторых стандартных приложений во всех бизнес-подразделениях.
Потребности бизнес-приложений: какие приложения нужны? Есть такие бизнес-приложения, которые надо купить или создать самостоятельно, чтобы удовлетворить бизнес-потребности, включая и конкретные потребности бизнес-подразделений или департаментов.
ИТ-инвестиции и приоритеты: приоритеты крайне важны для инвестиций в ИТ. Они касаются того, как, сколько денег и куда надо вкладывать, как определить и одобрить бизнес-инициативы, основанные на ИТ, и как обеспечить ясную отчетность.
