Стивен Кови - 7 навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера
Учитывая характер ваших отношений с Агентством, вы позвоните туда утром, чтобы иметь возможность справиться со всеми проблемами, которые могут вскрыться в ходе разговора. Перепоручить этот звонок кому-то будет трудно, поскольку вы имеете дело с другой организацией, которая может иметь культуру Квадрата I, кроме того, переговорить хотели именно с вами, а не с вашим помощником.
Являясь членом правления своей организации, вы можете попытаться напрямую воздействовать на ее культуру, но ваш Круг Влияния, возможно, еще недостаточно широк, чтобы реально повлиять на культуру ФАМ, поэтому вы просто подчиняетесь их требованиям. Если в ходе телефонного разговора обнаружится, что проблема имеет устойчивый, хронический характер, то вы можете подойти к ее решению с позиций Квадрата II, чтобы предотвратить возникновение подобных проблем в будущем. Это снова потребует значительной проактивности, направленной на то, чтобы использовать возможность изменить характер взаимоотношений с ФАМ или провести работу по предотвращению проблем.
Обед с генеральным директоромВы можете рассматривать совместный обед с генеральным директором как редкую возможность обсудить в неформальной обстановке некоторые перспективные вопросы из Квадрата II. Для этого утром вам может потребоваться от тридцати до шестидесяти минут, чтобы хорошенько подготовиться, или вы можете решить воспользоваться этим случаем для налаживания хорошего социального взаимодействия, и — даже не имея никакого плана — просто внимательно слушать. Любой из этих вариантов может предоставить прекрасную возможность для строительства ваших отношений с генеральным директором.
Подготовка сметы расходов на рекламуПо поводу этого пункта вашего графика вы можете вызвать двух-трех своих коллег, наиболее тесно связанных с подготовкой сметы на рекламу, и попросить их подготовить свои рекомендации в виде «готового документа» (чтобы вам его осталось только подписать) или в виде двух-трех хорошо продуманных вариантов предложений с их обоснованием, из которых вы могли бы выбрать наиболее подходящее. Это может занять один час рабочего времени в течение дня: наметить желаемые результаты, основные правила, определить ресурсы и отчетность, оговорить последствия. Однако, посвятив один час этой работе, вы ознакомитесь с мнениями заинтересованных людей, которые могут иметь разные точки зрения. Если вы не применяли такой метод работы раньше, то может потребоваться больше времени, чтобы объяснить людям, что он означает: что такое «готовый документ», как добиваться синергии, используя различия, что подразумевается под хорошо продуманными вариантами предложений и под их обоснованием.
«Входящие» документы и корреспонденцияВместо того, чтобы погрузиться во входящие документы, лучше потратить некоторое время, от получаса до часа, начав обучать своего секретаря, чтобы он или она могли постепенно научиться работать как с входящей документацией, так и с корреспонденцией, которая в нашем списке значится под номером пятым. Этот процесс обучения может продлиться недели и даже месяцы, пока ваш секретарь или помощник не станет по-настоящему ориентированным на результат, а не на методы.
Вы можете обучить секретаря просматривать всю корреспонденцию и входящие документы, анализировать их и самостоятельно решать как можно большую их часть. Вопросы, с которыми он не может уверенно справиться, должны быть тщательно систематизированы, приоритезированы и переданы вам с рекомендациями или пометками для вашей дальнейшей работы с ними. При таком подходе ваш секретарь или помощник сможет через пару месяцев обрабатывать 80–90 % входящих бумаг и корреспонденции, часто даже лучше, чем вы могли это сделать сами, просто потому, что вы сосредоточены на возможностях Квадрата II, а не погружены в проблемы Квадрата I.
Менеджер по продажам и итоги прошлого месяцаВозможный подход к этому пункту с позиции Квадрата II заключается в том, чтобы проанализировать свои отношения с менеджером по продажам и существующее между вами соглашение об исполнении с тем, чтобы убедиться используется ли в них принцип Квадрата II. Это упражнение не дает вам конкретных рекомендаций о том, что вы должны говорить менеджеру по продажам, но, благодаря ему, вы можете к проблеме из Квадрата I применить одновременно подход Квадрата II — для воздействия на хронические корни проблемы, — и подход Квадрата I, нацеленный на решение сиюминутных задач.
Возможно, вы могли бы научить своего секретаря решать подобные дела без вашего участия, доводя до вас только ту информацию, которая должна согласовываться с вами. Это может потребовать определенной работы, относящейся к Квадрату II, с менеджером по продажам и другими вашими подчиненными, направленной на то, чтобы они поняли, что ваша главная функция — лидерство, а не управление. Благодаря этому они могут начать осознавать, что с вашим секретарем они могут решать проблемы успешней, чем с вами, и предоставить вам возможность заниматься лидерством — делами из Квадрата II.
Если вы чувствуете, что менеджер по продажам может быть обижен тем, что ему придется иметь дело с секретарем, то вам нужно начать с создания таких взаимоотношений с ним, чтобы у него постепенно сформировалось доверие к подходу Квадрата II, требующему вашего обоюдного участия и более выгодного для вас обоих.
Просмотр медицинских журналовЧтение медицинских журналов — это деятельность, относящаяся к Квадрату II, которую вы можете захотеть отложить на «потом». Но от того, насколько вы в курсе последних публикаций, в значительной мере зависят ваши профессиональная компетентность и уверенность. Поэтому вы можете принять решение о включении этого вопроса в повестку дня совещания с вашими сотрудниками и предложить им ввести в традицию регулярное чтение медицинских журналов. Члены коллектива могли бы изучать разные журналы, а затем на следующих собраниях рассказывать другим о прочитанном. Помимо этого они могли бы обеспечивать своих коллег ключевыми, которые должен прочитать и понимать каждый.
Подготовка к совещанию с торговыми представителями, назначенному на следующий месяцВ отношении этого пункта возможный подход Квадрата II может состоять в том, чтобы поручить небольшой группе ваших подчиненных провести анализ нужд торговых представителей. Вы можете дать им задание представить вам «готовый документ», содержащий их рекомендации, в строго определенный срок, — через неделю или десять дней, — так чтобы у вас было достаточно времени для его изучения и использования в своей подготовке. Для этого им может потребоваться провести интервьюирование всех торговых представителей, чтобы выявить их реальные заботы и потребности, или же они могут провести выборочной опрос некоторых торговых представителей, составить на его основе повестку дня предстоящего совещания и заблаговременно разослать ее всем участникам, чтобы они успели подготовиться к совещанию и могли активно в нем участвовать.
Вместо того, чтобы самому готовить это собрание, вы можете поручить это небольшой группе людей, представляющих различные точки зрения и владеющих разными аспектами проблем торговли. Дайте им возможность творческого и конструктивного взаимодействия и попросите представить вам итоговые рекомендации. Если это им в новинку, вы можете потратить часть времени, чтобы проинструктировать, воодушевить их, показать, для чего вы используете именно такой подход и чем он выгоден для них. Делая это, вы начинаете обучать своих подчиненных мыслить на перспективу, быть ответственными за подготовку «готового документа» или достижение других коллективных результатов, творчески взаимодействовать друг с другом на взаимозависимой основе и качественно выполнять работу к намеченному сроку.
Препарат «Х» и контроль качестваТеперь обратимся к пункту, связанному с препаратом «X», который не прошел контроль на качество. Подход Квадрата II в данном случае может заключаться в изучение этой проблемы с целью понять, имеет ли она хронический, устойчивый характер. Если это так, можно поручить сотрудникам провести ее тщательный анализ и предоставить вам соответствующие рекомендации или же просто принять меры на основе того, что они выяснили, и доложить вам о результатах.
* * *Конечный результат этого рабочего дня, проведенного в Квадрате II, состоит в том, что вы большую часть своего времени занимались делегированием полномочий, обучением, подготовкой к выступлению на правлении, сделали один телефонный звонок и успешно провели деловой обед. Применяя такой подход, связанный с долгосрочными вкладами в РС, вы уже через несколько недель или месяцев не будете сталкиваться с необходимостью составлять график решения горящих проблем из Квадрата I.
