Алексей Андреев - Магия предпринимательства. Русские традиции делоуправления
Блаженство Управляющего
При наличии хороших помощников, знающих свое дело, на долю Управляющего остаются самые общие и самые тонкие дела. Те, что не вмещаются в среднюю струю отлаженного производства. Те, которыми помощники на поставленном предприятии не могут позволить себе заниматься, поскольку это отвлечет их от отлаженной работы.
Какие? Определенно не скажешь, потому что это дела, возникающие ситуативно, случайно, не учтенные в должностных обязанностях. Это дела, где нужно иметь полностью свободные мозги, чтобы их разрешать. Скажем, связи с нагрянувшими государственными органами или выслушивание неожиданных жалоб работников.
Однако, как это уже рассказывалось раньше, на все, что повторяется хоть с какой-то регулярностью, должна быть заведена особая служба, хотя бы в виде дополнительной служебной обязанности у одного из работников. Управляющий ни в коем случае не должен быть перегружен работой, потому что, как мы уже говорили, его главная задача — ничего не делать. Он — стрелка компаса, перст, указующий всем дорогу в сторону блаженства.
Повторю еще раз. Главная забота хорошего Управляющего — это блаженствовать в безделье. Как старейшина рода — самый старый дед в семье — Управляющий должен, условно говоря, валяться на печи или греться на завалинке.
И если предприятие это себе позволит, то очень скоро его Управляющий станет восприимчив к нарушениям блаженства, потому что блаженство нарушается тогда, когда Управляющему приходится что-то делать самому. А это значит, что дело не делает кто-то, кто должен был его делать.
Это означает, что есть помехи, или пора находить помощника, кто будет делать это дело.
Вся работа Управляющего должна заключаться в том, чтобы читать газеты и отчеты писцов о состоянии дел предприятия. Ну и, соответственно, ставить свою подпись под некоторыми из отчетов, в знак того, что читал и тем дозволяет работать дальше.
Государственная система контроля за работой предприятий прекрасно продумала, как держать Управляющего в курсе всех дел. Иначе говоря, он должен подписывать такое количество разных бумажек (значит, и читать их), что никогда не останется неосведомленным о делах на предприятии.
Как это ни кажется странным на первый взгляд, но если Управляющий ограничивается блаженным бездельем, чтением бумаг и подыскиванием помощников для устранения беспокойств, это даст для предприятия гораздо больше, чем если он будет всюду лезть, всех отменять, лишать власти и убивать творчество.
Лучше найти хороших помощников, чем делать все самому. Конечно, вкалывая сам, ты экономишь на дополнительных зарплатах, зато во много раз проигрываешь на обороте. Каждый отдел — это самостоятельное предприятие, которое само себя обрабатывает, отдавая часть прибыли в общее накопление. Вообще-то, можно даже разделить разросшееся предприятие на ряд специализированных фирм — бывших отделов, которые будут друг друга обрабатывать.
Это означает, что основные помощники Управляющего, возглавляющие отдельные службы, по сути, тоже являются Управляющими, а их службы могут рассматриваться полноценными малыми мирами, вложенными в мир большого предприятия.
Если увидеть отделы как в общем-то самостоятельные предприятия-миры, появляется возможность сделать их внутреннюю жизнь насыщенно-творческой. Это дело Управляющего и отладки — психотехников. А начинать это надо с видения всего цельно, как взаимоотношения сообществ внутри общества или народа.
Глава 3
Управляющие
Итак, управление — это одна из трех божественных задач, которую может решать человек в своей жизни.
Работать Управляющим значит править по правилам. Править же — это делать правильным, исправлять.
Правила — это договоры, ставшие обычаем, чтобы хранить неизменными первоначала. Записывает их, как уже говорилось, Управляющий. Я называю правила договорами, хотя в жизни о правилах редко договариваются в собственном смысле этого слова. В подавляющем большинстве случаев нас просто вынуждают принять правила, угрожая изгойством. То есть изгнанием из мира своих.
Когда дело касается предприятия, все так же, хотя и выглядит по-другому. С тобой договариваются, как кажется, и заключают трудовые соглашения на исполнение определенных обязанностей, что равносильно занятию места. И тебя никто не имеет права заставить что-то делать, о чем с тобой не договаривались.
На самом деле выбора у тебя нет. Ты или принимаешь место, как оно есть, или изгоняешься из предприятия, как из сообщества или мира, так же как и в случае отказа соблюдать должностные обязанности.
Поэтому оказывается, что управление идет не в соответствии с волей Управляющего, а в соответствии с правилами, заложенными в должностные обязанности мест, созданных Руководителями в соответствии с образами этих мест, сотворенных Начальником.
Получается, что работа Управляющего, после того как предприятие сотворено, воплощено и проверено, заключается, в первую очередь, в надзоре за тем, чтобы выполнялись должностные обязанности мест. То есть в делопроизводстве.
Глава 4
Делопроизводство и писцы
Как я уже говорил ранее, делопроизводство предприятия делится на две части — общее делопроизводство и бухгалтерию. Пока поговорим об общем делопроизводстве.
Сутью делопроизводства является производство «дел». Делами же обычно называются папки с надписью «Дело» на обложке. Поэтому надо отрешиться от излишней значимости этого названия и понять, что делопроизводство — это правильное описание предприятия и дел, которые в нем делаются.
Попросту говоря, делопроизводители — это писцы, а главный делопроизводитель предприятия — это управляющий писцовым отделом.
Это позволяет сразу же определить его должностные обязанности. Что должен делать управляющий писцовым отделом? Как кажется, то же самое, что и Управляющий всем предприятием, — ничего, блаженствовать в безделье на своей писцовой печке! Неверно.
Не забывайте, что задача и цель жизни главного делопроизводителя, как и всякого генсека, — захватить однажды место Управляющего, окончательно выпихнув того в храм, на творческие дела.
Поэтому он должен крутиться как белка в колесе и вкалывать как проклятый. Без этого, без того, чтобы люди увидели, что он действительно стал Управляющим, ему это место не занять. А если и займет как-то нечестно, то сам же и будет наказан тем, что схватил ношу не по плечу. Тяжела шапка Мономаха.
Чтобы однажды начать блаженствовать и ничего не делать, нужно, чтобы дело шло без тебя. Этого можно достичь, только если за тебя работают помощники. А для этого их нужно обучить.
Значит, Главный делопроизводитель предприятия — всегда заведующий учебной мастерской делопроизводства в Школе производственного обучения. Даже если такой Школы на вашем предприятии нет!
Вот такая хитрая шутка это блаженное безделье Управляющих. Такое простое дело, как ничего не делать, требует немалого труда по своему устроению. Для того, чтобы все дело за тебя делали твои работники, нужно не только научить их, как делать это дело, но и разбить всю работу на участки в соответствии с частями предприятия и определить должностные обязанности работников. Причем не только писцов, но и всех работников вообще!
Описание работы предприятия имеет хоть какой-то смысл, только если описывается работа жилы, то есть описывается то, как протекает и перерабатывается сила. А это значит, что описание должно обеспечивать работников образами действия, а потом, следуя за исполнением работниками их должностных обязанностей, оно должно постоянно вносить уточнения в образ всего предприятия.
Попросту говоря, для предприятия делопроизводство нужно, только если оно полезно для работы. И в этом смысле делопроизводство — чрезвычайно важный отдел. Можно сказать, что оно — инструментальный цех предприятия, потому что его задача: вслед за Руководителем описать жилу и то, как работают все рабочие места. Должностные обязанности — это самые главные инструменты предприятия. Хорошо прописанные должностные обязанности, мастыры — это золотой фонд предприятия.
Обеспечить неуязвимость предприятия перед государством, а также описать жилу с помощью должностных обязанностей всех мест — главное дело делопроизводства.
И получается, что работа писцового отдела разбивается на следующие части.
1. Сначала нужно выложить внешнюю границу предприятия с помощью всех необходимых законодательных актов и ведомственных предписаний.
2. Затем вложить в эти границы описание предприятия как жилы. То есть описать все устроение и добавить к нему все изменения в устроении, введенные за последнее время.
3. Следующий шаг — понять, как это устроение работает, то есть как оно пропускает силу. «Понять» тут означает прописать вводную часть должностных обязанностей предприятия, где рассказывается, ради чего работники должны работать на своих местах, а по сути, описывается взаимодействие между участками, отделами и цехами. Поэтому называется это так: «Вводная часть к должностным обязанностям. Взаимодействие цехов и участков».
