Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках
15. Обеспечьте сотруднику доступ к любой необходимой информации.
16. Избегайте того, чтобы без веских причин вмешиваться в рабочий процесс и тем самым «перечеркивать»
делегирование.
17. Вместе с тем придайте сотруднику уверенность в том, что в случае возникновения трудностей и проблем он всегда может попросить у вас совета и поддержки.
18. Потребуйте от сотрудника отчета через установленные промежутки времени о том, как продвигается дело.
19. Контролируйте конечные результаты порученного дела и немедленно информируйте сотрудника о результатах контроля.
20. Конструктивно хвалите успехи и критикуйте недостатки и неудачи в работе. Позволяйте сотруднику либо представлять в высших инстанциях порученную ему задачу как его работу, либо соучаствовать в ее представлении на соответствующем уровне.
6 блоков вспомогательных вопросовСледующий формуляр с 6 блоками вспомогательных вопросов вы можете использовать при выдаче конкретного поручения.
Что? Что вообще надо сделать? _______________ Какие частичные задачи надо выполнить в отдельности? _______________ Каким должен быть конечный результат? _______________ Какие отклонения от него могут быть приняты во внимание? _______________ Каких трудностей следует ожидать? _______________ Кто? Кто больше всех подходит для выполнения этой задачи или деятельности? _______________ Кто должен помогать при выполнении? _______________ Почему? Какой цели служит данная задача или деятельность? _______________ Что произойдет, если работа будет полностью или частично не выполнена? _______________ Как? Как надо подходить к выполнению задачи? _______________ Какие методы и способы следует применить? _______________ На какие предписания и инструкции надо обратить внимание? _______________ Какие инстанции и подразделения надлежит проинформировать? _______________ Какими могут быть затраты? _______________ С помощью чего? Какие вспомогательные средства должны быть использованы? _______________ Чем должен быть оснащен сотрудник? _______________ Какие документы могут понадобиться? _______________ Когда? Когда нужно (следует) начать работу? _______________ Когда работа должна быть окончена? _______________ Какие промежуточные сроки должны быть соблюдены? _______________ Когда сотруднику следовало бы проинформировать меня как руководителя о ходе работы? _______________ Когда я должен проконтролировать и, если потребуется, вмешаться в рабочий процесс? _______________ Контроль за поручениямиЗаведите реестр поручений, чтобы контролировать сроки и ход выполнения задач.
Предлагается следующий образец:
Наименование _______________________ Дата заполнения _______________________ Срок завершения проекта _______________________ Описание проекта _______________________ Цель и намеченный результат _______________________Приоритет Конкретные задачи Время на исполнение Кому поручено Начато Срок промежуточного контроля Окончено Отметка о выполнении А Б В
3.6. Резюме
— Успешно работать - значит точно и хорошо выполнять нужные задачи.
— Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов.
— Для целесообразного и эффективного выполнения ваших задач безусловно необходимо, чтобы вы лично установили их очередность.
— Установление приоритетов помогает вам:
- планомерно вести дела;
- выполнять срочную работу к установленному времени;
- регулировать перерывы в работе; проверять степень срочности;
- определять альтернативные решения, например с помощью вспомогательных вопросов; учитывать возможности делегирования.
— ваши личные приобретения:
- вы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент);
- избегаете ненужных конфликтов со своими целями; избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;
- избегаете «переделывания» уже сделанного; избегаете ненужного стресса.
— Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рациональному использованию временигласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени.
— К немногочисленным «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь.
— С помощью анализа АБВ вы обеспечиваете упорядочение задач по их значимостии ориентацию результатов работы на достижение нужного эффекта.
— Отдавайте себе отчет в том, что вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного(основное правило эффективной организации труда)!
Задачи А Задачи Б Задачи В Весьма важные Важные Менее важные 15% всех задач 20% всех задач 65% всех задач 65% общей значимости 20% общей значимости 15% общей значимости Выполнять самому, не перепоручать Частично поручать Поручать, сокращать, вычеркивать— Важную задачу редко бывает необходимо выполнить сегодня или на этой неделе, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу.
— Освобождайтесь от «тирании» спешности:
Никогда не допускайте того, чтобы важные дела становились срочными!
Старайтесь срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать!
— Работайте последовательно в соответствии с принципом Эйзенхауэра и не бойтесь «менее срочные/менее важные» дела переправлять либо в архив, либо в корзину.
— Делегированиемназывается поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности.
— Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет шансы сотрудникам Для раскрытия своих способностей (мотивация).
— Делегирование в равной степени выгодно и для руководителя, и для подчиненных.
— Успешное делегирование предполагает:
- готовность делегировать (желание);
- способность делегировать (возможность).
— Кто неэффективно делегирует, тот осуществляет неэффективный менеджмент.
— Делегируйте под контролем также средне- и долгосрочные задачи из вашей сферы деятельности,
— Ежедневно делегируйте как можно чаще и как можно больше — насколько позволяют рабочая ситуация и потенциал сотрудников.
— Делегируйте не только своим подчиненным, но и другим подразделениям и сервисным службам,
— 6 основных вспомогательных вопросов по делегированию способствуют оперативному принятию решений:
- Что должно быть сделано?
- Кто должен это сделать?
- Почему он должен это сделать?
- Как он должен это сделать?
- С помощью чего он должен это сделать?
- Когда он должен это сделать?
— Эффективное делегирование предполагает соответствующую организацию труда: планируйте делегирование своих задач и следите за их выполнением и соблюдением сроков с помощью листка контроля.
