Том ДеМарко - Deadline. Роман об управлении проектами
— Надо было заранее написать и объявить повестку заседания, — расстроено заключил Гулливер. — Простите меня, пожалуйста. Больше этого не повторится.
— Не надо так огорчаться, ведь ничего страшного не случилось, — мягко обратился к нему доктор Виннипег. — В начале больших проектов такие накладки случаются довольно часто. Кроме того, на первых собраниях обычно выяснятся, кто участвует в проекте, кто за что отвечает… в любом случае, сегодня у вас собралось бы слишком много народу. Даже если бы вы опубликовали повестку заседания заранее.
— Конечно. Но в таком случае им не пришлось бы сидеть здесь так долго, — резонно заметил молодой руководитель проекта.
— Точно. Как только все собравшиеся поймут, кто чем будет заниматься, они смогут уйти, как только закончат обсуждать интересующие их пункты повестки. Но чтобы они действительно могли спокойно уйти и вернуться к повседневным делам, вы должны гарантировать им одну вещь. Догадываетесь, какую?
Гулливер задумался на минутку:
— Думаю, они захотят, чтобы я проводил совещание строго согласно повестке, без изменений.
— Молодец! Если все будут уверены, что вы не собираетесь на ходу изменять повестку, тогда они смогут покинуть собрание, не опасаясь пропустить что-то важное. — Доктор Виннипег обернулся к присутствующим: — Что скажете?
Все громко выразили свое одобрение так, как это было принято в Моровии — постучав костяшками пальцев по столу.
— Вот и замечательно. Значит, теперь каждое собрание будет проводиться строго по заранее объявленной повестке. Кроме того, совещания должны быть короче. Для этого лучше посвящать каждое собрание определенному вопросу, решать который будут не все участники проекта, а только те, которых это непосредственно касается. Таким образом, на собрании будет присутствовать гораздо меньше людей, а остальные могут спокойно пропускать это собрание, потому что повестка их не касается. Ничего сложного, правда?
— Ничего, — подтвердил Гулливер Менендес.
— Конечно, такие меры помогут проводить собрания быстрее и эффективнее. Однако и это еще не все. Иногда повестка покажется всем достаточно интересной или же в ней будут какие-нибудь невероятно важные вопросы. Тогда на совещание опять придут все. И что вы будете делать в таких случаях?
— Э-э… не знаю.
— Я бы предложил вам перед началом каждого заседания проводить небольшую церемонию. Если это станет правилом, то все собрания будут настолько короткими, насколько это только возможно. Более того, на них будут обсуждаться только те вопросы, которые интересны собравшимся. Попробуем прямо сейчас? — неожиданно обратился доктор Виннипег ко всем. В ответ послышались одобрительные возгласы. Все явно заинтересовались.
Доктор Виннипег попросил Гулливера встать и вывел его на середину комнаты.
— Итак, церемония делится на пять частей. Шаг первый: Гулливер, вы должны выразить и логически обосновать желание, чтобы кто-то покинул заседание. Далее вся группа выражает согласие. В-третьих, Гулливер выбирает по меньшей мере одного человека, чья работа настолько важна для проекта, что ему лучше покинуть совещание. Четвертый шаг: этот человек просит остающихся за время его отсутствия решить определенные вопросы. Пятый и последний шаг: группа выражает согласие и человек уходит.
— Хорошо, — кивнул Гулливер.
— Начнем же. Первый шаг — посмотрите на количество собравшихся и выразите желание отослать кого-то. Вперед.
— Хм, — Гулливер обвел взглядом помещение. — Похоже, нас сегодня слишком много собралось, вам не кажется? И я… гхм, я хотел бы попросить кого-нибудь уйти, чтобы группа стала поменьше.
— Теперь следующий шаг — группа выражает свое одобрение.
В зале послышался смех: «Давай, Гулливер! Давно пора!» «Меня, меня, выбери меня», — шутливо крикнул кто-то с другой стороны стола. Доктор Виннипег жестом попросил внимания.
— Хорошо. Шаг третий: Гулливер выбирает, кого нужно отпустить, и…
Гулливер не долго думая указал на одного из своих помощников
— Ты, Конрад. Давай, выметайся.
— Ох! — вырвалось у доктора Виннипега. — Осторожнее, так можно незаслуженно обидеть человека. Запомните, вы должны отпустить с собрания того, чья работа превыше всего, потому что за время отсутствия он может сделать что-то гораздо более важное для проекта. Это — единственная причина, и все должны твердо знать, что ваше решение основывается только на ней. А теперь скажите, пожалуйста, только честно: как вы считаете, кто напрасно теряет время?
— Ах, вот оно что… — Гулливер подошел к одному из испанских консультантов, возле которого сидели один из программистов и работник моронийского аэропорта, ответственный за строительство новой сигнальной башни. — Вот эти трое. Они могли бы сейчас обсуждать втроем ключевые вопросы составления протоколов. Их время просто бесценно.
Гулливер на всякий случай оглянулся, ища поддержки доктора Виннипега. Тот улыбнулся и кивнул.
— Итак, я отпускаю вас с собрания.
— Очень хорошо, — подхватил консультант. — Теперь указанные Гулливером сотрудники должны встать и объявить свою просьбу остающимся на собрании коллегам.
Все трое дружно поднялись, и один, посмотрев на остальных, сказал:
— Думаю, я могу говорить от лица всей нашей маленькой группы. Мы бы очень хотели, чтобы в наше отсутствие вы договорились, кто будет исполнять обязанности посредника между проектом и Европейской комиссией по воздушным перевозкам, а также назначили бы рабочую группу, которая будет заниматься вопросами, связанными с пересечением воздушного пространства Моровии. Еще что-нибудь? — он посмотрел на своих коллег. Те покачали головами и стали собирать бумаги.
— Последняя часть церемонии, — напомнил доктор Виннипег. — Вы выражаете согласие, а они уходят.
По комнате пронесся дробный стук костяшек пальцев о стол. Все были согласны.
— Вот и все. Каждому проекту нужна своя церемония или ритуал. Ведь каждый проект — это живое существо, социологический организм. Не забывайте каждый раз выполнять все шаги, пока церемония не станет для вас естественным атрибутом любого совещания, — сказал напоследок доктор Виннипег и сел на место рядом с мистером Томпкинсом.
Гулливер продолжал стоять посреди комнаты. Помолчав немного, он наконец заговорил:
— Принимая во внимание все то, что мы с вами сейчас узнали, мне остается только распустить совещание. Уверяю вас, вы узнаете повестку дня следующего собрания заранее, и она будет тщательно продумана, — он опять помолчал. — Я просто хочу дождаться тех троих. Сейчас они вернутся, и я всех отпущу.
— О, не думаю, что ты их дождешься, — под общий смех произнес мистер Томпкинс. — Они уже давно занялись своими делами.
Вечером того же дня мистер Томпкинс вез доктора Виннипега в аэропорт.
— Что ж, — сказал он, когда они высадились из такси, — все было просто замечательно. Я узнал о том, что такое проекты-зомби, и о том, как уменьшать количество людей на собраниях. Уже много лет подряд я читаю ваши книги, но видеть, как вы работаете на месте, — совсем другое дело. И примите отдельную благодарность за решение проблемы с сердитым руководителем. Вы приняли единственно правильное решение. Меня только немного смущает тот факт, что я не додумался до этого сам.
— Для меня работать с вами было настоящим удовольствием.
— Но скажите, почему он был так зол на своих коллег? Почему он вдруг стал позволять себе кричать на них, ругать в присутствии других? Вы поняли, в чем причина такого поведения?
— О, да. Это как раз совсем несложно установить. Я знал ответ еще до того, как встретился с ним.
Объявили приглашение на посадку. Мистер Томпкинс кивнул стюардессе и жестом попросил чуть-чугь подождать.
— Очень хотелось бы узнать, что это было, до того, как вы покинете нас.
— Страх, Вебстер, — ответил доктор Виннипег. — Бедняга был просто до смерти напуган. Он боялся не справиться с задачей, боялся подвести вас, подвести свою команду, свою страну, наконец.
— Так он злился, потому что был напуган?!
— Не совсем так. Он злился, потому что был напуган. Страх в нашем обществе почему-то нельзя демонстрировать. А вот злость можно. Но когда ты испытываешь сильную эмоциональную перегрузку, тебе просто необходимо выплеснуть свои чувства. Именно поэтому люди, испытывающие страх, чаще всего демонстрируют на людях злость и презрительное отношение к другим. Злость становится суррогатным воплощением страха. Конечно, в вопросах поведения детей, семейных проблем, ссор между друзьями и так далее, все не так просто, но когда речь идет о бизнесе, о поведении на работе — это правило срабатывает на сто процентов.
Из записной книжки мистера Томпкинса
Проблемы социологии
1. Собрания должны быть небольшими. Для этого нужно сделать так, чтобы люди не боялись пропускать ненужные им собрания. Самый простой способ — заранее опубликовать повестку дня, а потом всегда строго ее придерживаться.
