Ольга Энговатова - 500 советов секретарю
Задача первичной обработки поступившей корреспонденции – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется акт, который присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.
СОВЕТ: даже в случае получения документа с поврежденной упаковкой не рекомендуется прекращать или замедлять обработку поступающих документов.
После вскрытия корреспонденции конверт следует сохранять только в случаях:
1) если на документе отсутствует дата;
2) если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т. п.);
3) если адрес отправителя есть только на конверте;
4) если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;
5) при желании взыскать с корреспондента доплату почтовому ведомству.
В остальных случаях конверты уничтожаются.
Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом; скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.
Регистрационные штампы принято ставить на первом листе документа в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года; телеграмм (при большом их количестве) – в течение месяца.
Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е., иметь точные данные объема этой части документооборота.
Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.
Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразны перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.
На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».
Если документ присылается повторно (об этом указано на документе), то целесообразно установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа. Предложения, заявления и жалобы граждан положено всегда проверять на повторность.
Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.
Уже в процессе первоначальной обработки проводится предварительное рассмотрение документов без детального ознакомления с их содержанием. Часть документов отделяется и направляется для исполнения непосредственно в структурные подразделения; письма, жалобы и заявления граждан после регистрации поступают на рассмотрение руководству или в структурное подразделение. Документы с надписью «Лично» или в адрес профсоюзной организации сразу направляются по назначению.
Таким образом, главная цель предварительного рассмотрения – отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности учреждения, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации.
При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов но назначению. Обычно этим занимается секретарь (секретарь-референт).
При предварительном рассмотрении документов проставляются или фамилия исполнителя, или условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.
При диспетчеризации поступивших документов учитываются:
1) важность содержания;
2) вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д.;
3) сложность и новизна поставленных вопросов;
4) авторство, т. е., общественное положение лица, автора документа, место учреждения отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа.
Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. Секретарь руководителя по мере поступления к нему документов от руководителей заполняет специальную информационную форму (лист, экранный формат), в которую вносит сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается их противоречие друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.
Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. В ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но должны обязательно отмечаться в регистрационной карте.
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.
Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.
Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается для подшивки в дело.
