Ольга Энговатова - 500 советов секретарю
Представительская карточка. На этой карточке указывают фамилию, имя, отчество, полное название фирмы, должность, но не проставляют ни адрес, ни телефон. Карточку используют для специальных и представительских целей. Она облегчает общение. Но ее вручение механически не означает намерение владельца продолжать контакты с новым знакомым. Тактичный собеседник должен правильно оценить ситуацию и выбрать соответствующую линию поведения.
Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела с указанием адреса, телефона, телефакса (телекса) применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.
На визитках, предназначенных для личных контактов, пишут только имя, отчество, фамилию, иногда профессию. Их вручают исключительно в неофициальных случаях, посылают дамам. Деловым людям полезно иметь карточки для неслужебных ситуаций, дружеских, светских контактов, когда упоминание должности, подчеркивание официального статуса может быть не понято другими. Однако на таких карточках могут быть проставлены профессия, почетные, ученые звания.
Помимо представительских, личных, деловых, все большую популярность начинают завоевывать контактные карточки.
Основная функция контактной карточки – это передача координат для дальнейшего общения. Контактная карточка не была бы контактной, если бы не имела удобной формы обозначения даты и времени контактов и встреч. Поэтому, в отличие от классической визитки, оборотная сторона контактной карточки не пустует: здесь обозначены числа, месяцы и часы. Остается только отметить дату и время встречи, а также изложить суть контакта.
Контактная карточка годится и для повседневной, и для деловой жизни. Интерес к ней проявляют молодежь, работники сферы обслуживания. На отдыхе, в спортклубе деловые люди тоже используют контактную карточку, а не классическую визитку.
При проведении больших мероприятий типа симпозиумов, конференций их организаторы заказывают большие визитные карточки – бейджи, с указанием имени, фамилии, ученого звания, должности участников, названия организации, страны, которую они представляют. Бейджи прикалывают на левой стороне груди. Их носят только в здании, где проходит мероприятие.
Вручение визитки – только начало работы с ними. Секретарь все полученные визитки систематизирует с учетом сферы деятельности их владельцев, по организациям, по алфавиту и др. Удобны для хранения карточек специальные визитницы или визиткарды. Анализ визитных карточек может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца и его организации.
Визитные карточки, собранные и классифицированные на протяжении ряда лет, могут составить ценное досье, стать основой картотеки действующих или потенциальных партнеров, клиентов, различных «полезных» людей и организаций. Визитки могут лежать без движения в вашем текущем архиве, но в случае необходимости быть востребованы как информационная единица, как инструмент для восстановления знакомства. Профессиональному секретарю нужно понимать роль и значение визитных карточек, различать их виды и функциональное назначение, процедуры их использования, в том числе все этикетные моменты, а также знать все случаи, когда на присланные визитки следует дать ответ, и, как положено, не позднее чем через 24 ч после ее получения использовать при составлении списка поздравлений от имени фирмы и т. п. В приемной секретаря всегда должен быть запас представительских карточек своей фирмы и руководителя.
В общем, визитная карточка в том или ином воплощении завоевывает все большее пространство в нашей жизни как в бизнесе, так и в личных контактах. От визитной карточки в каком-то смысле зависит успех ее владельца.
Подводя итоги: следует отметить, что визитная карточка в деловой сфере служит для передачи информации, являясь подтверждением солидности и хорошей репутации фирмы и ее сотрудника.
4. Организация документооборота
4.1. Технологии документооборота
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что в свою очередь обусловлено организацией документооборота в учреждении (организации, предприятии).
Основные принципы организации документооборота: прохождение документов должно быть оперативным; каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов; порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Следоватеьно, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
СОВЕТ: для рациональной организации документооборота в организации ограничьте до минимума, а лучше исключите возвратные перемещения документов.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.
В документообороте выделяют 3 документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.
Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.
Входящий документопоток составляют:
1) документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и другое, содержащие директивные указания, разъяснения и иные сведения;
2) документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию различного рода запросы;
3) документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
4) жалобы и заявления граждан.
Как известно, в настоящее время параллельно применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными или неофициальными курьерами, пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются телефон, факсимильные аппараты, компьютеры. Если еще несколько лет назад подавляющее большинство поступающей документной информации обрабатывалось централизованно в специальном подразделении – экспедиции, и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы юридической силы корреспонденции. Поэтому четкая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота. Обработка корреспонденции достаточно традиционна и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным подразделением или должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.
Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т. е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться для внесения в регистрационные базы данных; нужно зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.
Задача первичной обработки поступившей корреспонденции – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется акт, который присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.
