Ольга Энговатова - 500 советов секретарю
Приведем примеры некоторых из них:
Благодарим Вас за письмо…
Считаем целесообразным, обратить Ваше внимание…
Пользуясь предоставленной возможностью…
Обращаемся к Вам с убедительной просьбой…
Приносим извинения за несвоевременный ответ…
Направляем Вам…
К сожалению, мы вынуждены отказаться…
Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма…
В ответ на Ваше письмо напоминаем…
Согласно контракту…
В соответствии с…
В порядке оказания методической (консультативной, технической, научной, технологической, проектной и т. п.) помощи просим Вас…
Настоящим сообщаем, что….
Мы сделаем все возможное, чтобы…
Сообщите, пожалуйста, если Вам потребуется дальнейшая информация или помощь…
Мы очень надеемся, что Вы придете к положительному решению относительно…
Пожалуйста, сообщите…
Благодарим за приглашение посетить офис Вашей фирмы и за возможность познакомиться с ее персоналом…
Мы выражаем свои искренние и глубокие соболезнования в связи с …
Оплату гарантируем по получении счета.
Мы рады предложить Вам…
Фирма оставляет за собой право…
Приносим извинения за…
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причине…
Мы были бы очень признательны, если бы Вы прислали нам…
Приглашаем Вас…
С наилучшими пожеланиями…
Кроме традиционных языковых формул, в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул.
СОВЕТ: имейте в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего их партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.
Entrenous (редко en) – между нами, т. е. просьба не разглашать содержание послания (пример: Оставляю все это entre nous).
Cito – срочно, пишется либо в конце распоряжения, либо в начале текста, отдельным абзацем.
Dixit -окончательное решение (аналогично фразе – «судья сказал»). Пишется отдельным абзацем перед текстом решения.
Notabene (NB) – очень важно. Пишется либо на полях у абзаца, где изложен важный материал, либо перед ним отдельным абзацем.
Nota nota bene (NNB) – весьма важно. Пишется аналогично.
Status quo (редко SQ, произносится «статус кво») – существующее на настоящий момент состояние дел (пример: Мы хотим сохранить status quo наших отношениях).
Postscriptum (PS) – после написанного. Пишется отдельным абзацем перед дописываемым текстом.
Postpostscriptum (PPS) – после, после написанного. Пишется только после текста PS таким же порядком. В современной переписке употребляется крайне редко.
О'кеу (ОК, произносится «О кей») – соответствует понятиям: «да», «хорошо», «согласен». Американизм. Может использоваться в публичных выступлениях, в разговоре. Употребление в текстах документов неприемлемо и считается дурным тоном, хотя и встречается на практике.
Allright – (произносится «олл райт») – соответствует понятиям «все хорошо», «все нормально». Американизм английского происхождения. Допустим только в устной речи и в частной переписке.
Подводя итоги: для секретаря умение и талант написания делового текста, точного и убедительного и вместе с тем краткого и емкого является важнейшим профессиональным качеством.
3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи
Правила телеграфной связи
В древности сообщения на большие расстояния передавали барабанным боем, дымовыми сигналами и другими столь же примитивными средствами. Посылая сообщение, человек был вынужден полагаться на гонцов – пеших, конных или переправляющихся на судах. Связь эта была медленной и ненадежной. Так продолжалось до конца XVIII в., когда был изобретен первый телеграф.
Секретарю, несмотря на появление факса и электронной почты, достаточно часто приходится отправлять телеграммы, так как корреспондент, которому нужно что-то срочно сообщить, может не иметь факсимильного аппарата или электронной почты. Кроме того, факс – это лишь факсимильная копия документа, и он так же, как и электронный документ, без электронно-цифровой подписи юридической силы не имеет.
Составление текста телеграммы, а также ее отправку руководитель часто поручает секретарю. Поэтому секретарь должен хорошо знать общий порядок составления, оформления и отправки этого вида документов.
Под телеграммой понимается вид документа, определяемый способами передачи информации по каналам телеграфной связи. Подавляющая часть телеграмм относится к информационно-справочной документации с перепиской, содержащей срочную информацию для принятия решения, передача которой по почте не обеспечивала своевременность ее получения.
Требования к составлению и оформлению телеграмм, передаваемых для отправки, установлены «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 14.01.2002 г. № 12. В этих правилах телеграмма определена как «краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи».
В зависимости от местонахождения автора телеграммы и адресата телеграммы делятся на телеграммы внутренние и международные.
Правила гарантируют пользователям право на тайну телеграфных сообщений. В правилах оговаривается язык взаимодействия работников телеграфной связи и подающих телеграммы. На территории Российской Федерации – это русский язык и дополнительно, по усмотрению оператора связи, родные языки народов Российской Федерации.
Телеграммы делятся на категории и виды. Возможна подача телеграмм следующих категорий срочности (в порядке уменьшения срока прохождения телеграммы):
1) «телеграмма-письмо» (с отметкой «телеграмма-письмо»);
2) «обыкновенная» (без отметки);
3) «срочная» (с отметкой «срочная»).
В большинстве организаций применяются обыкновенная (простая) и срочная телеграммы. Однако в служебной переписке выделяются и такие категории телеграмм: Президенту РФ, в Правительство РФ, «правительственная» и т. д.
По видам различают телеграммы:
1) с уведомлением о вручении телеграфом и с уведомлением о вручении телеграфом срочное (с отметками «уведомление телеграфом» или «уведомление телеграфом срочное» соответственно);
2) с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой «вручить (дата)»);
3) с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой «почтой заказное»);
4) с доставкой на художественном бланке «люкс» (с отметкой «люкс»);
5) заверенная оператором связи (с отметкой «заверенная»).
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между столицами республик, краевыми, областными центрами, а также внутри любого населенного пункта, имеющего телеграфную связь, должны составлять:
1) для телеграмм категории «срочная» – не более 3 ч;
2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 6 ч.
Сроки прохождения телеграмм, передаваемых между любыми населенными пунктами, имеющими телеграфную связь, должны составлять:
1) для телеграмм категории «срочная» – не более 5 ч;
2) для телеграмм категории «обыкновенная» – не более 10 ч;
3) для телеграмм категории «телеграмма-письмо» – не более 24 ч.
Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в передаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.
Передаваемая телеграмма должна содержать адрес (т. е. куда) и наименование адресата (т. е. кому) (если адресатом является гражданин – фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо – наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация – наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя (по его желанию), отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.
Составляется телеграмма в следующей последовательности:
1) отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);
2) отметка о виде телеграммы;
3) адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;
4) текст телеграммы;
