Е. Всяких - Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов
♦ как выявить «пробелы» и «избыточные» элементы в организационной и технологической структурах организации;
♦ соотнесение затрат с активностями (Activity-based costing) (как по бизнес-процессам, каналам продаж и заказчикам распределяется прибыль?);
♦ статистика соотношений качественно-количественных показателей между различными бизнес-процессами;
♦ общая стоимость владения (сколько стоит этот процесс?);
♦ возврат инвестиций (R0I) (будет ли достигнут возврат инвестиций в данный бизнес-процесс и когда?) и т. д.
Очевидно, что при декларировании ожидаемых эффектов от проекта внедрения модели бизнес-архитектуры необходимо тщательно учитывать факторы инвестиций и времени для полномасштабного охвата всего предприятия. При определении этапности и полноты внедрения модели бизнес-архитектуры необходимо учитывать, что чем более жесткие временные и регламентные ограничения накладываются на начальных этапах промышленного развертывания, тем больше будет сопротивление по ее использованию у персонала организации. По этой причине необходим поиск оптимального компромисса между сроками достижения потенциальных преимуществ и требуемыми для этого усилиями (затратами) [4].
Концепция успешного преодоления естественного консерватизма среды внедрения не должна основываться на «силовом» варианте продвижения идеальной модели бизнес-архитектуры. Ее основным «лозунгом» является предложение гибкого механизма консолидации и управления знаниями о процессах в целевой деятельности организации, который может обеспечить оперативный поиск оптимальных вариантов адаптации предприятия под динамично меняющиеся внешние условия рынка.
Достижение максимальных эффектов от внедрения новой управленческой культуры возможно в том случае, если она распространяется не только на само предприятие, но и на взаимодействующие организации, которые так или иначе участвуют в процессах ее деятельности и изменения. Например, компании, занимающиеся созданием специализированных информационных систем для предприятия. В новых условиях уже недостаточно, чтобы они представляли в «традиционном» варианте проектную и пользовательскую документацию по создаваемой (модернизируемой) информационной системе. Необходимо обязательное дополнительное представление разработанной системы в терминах корпоративной модели бизнес-архитектуры, в которой четко фиксируются место, роль, финансово-экономические показатели автоматизированных технологий.
По сути дела, «новая» культура создает либо дополняет существующий на предприятии профиль стандартов по документированию состояния и изменения в организации ключевых элементов бизнес-процессов.
Второй составной частью постпроектных работ является обеспечение постоянной актуальности и достоверности используемых моделей бизнес-процессов и их ключевых элементов. Этот процесс является наиболее динамичным, что обусловлено действием следующих основных объективных факторов:
♦ частыми изменениями в самой организации, связанными с оптимизацией ее деятельности – развитием правовой базы, технологии, кадров, информационных потоков, внедрением новых информационных систем и т. д.;
♦ изменениями внешней среды (в первую очередь рынка) и соответственно взаимодействующих с предприятием объектов;
♦ изменениями в методологии оценки состояния и качества деятельности предприятия;
♦ необходимостью детализации бизнес-модели.
Можно привести следующие базовые примеры, характеризующие динамику изменения показателей, влияющих на деятельность информационных систем, и как результат динамику изменения модели бизнес-архитектуры, в которой ИТ-компонента является ключевой:
♦ глобализация бизнеса, связанная с необходимостью объединения разноплановых процессов, данных, ресурсов;
♦ динамика слияний и поглощений бизнес-структур, приводящая к неизбежной интеграции различных информационных систем, объединению ИТ-служб и слиянию различных корпоративных культур. Последнее является наиболее трудно прогнозируемым и сложным;
♦ высокие темпы снижения срока жизни программных продуктов: за 2–3 года наблюдается изменение рынка информационных технологий в среднем на 80 %.
В условиях декларации непрерывности процесса реинжинирга бизнес-процессов предприятия, претендующего на постоянное лидерство, модель бизнес-архитектуры также должна адекватно изменяться.
Менее активными, чем изменения внутренней структуры предприятия и внешней среды, являются изменения проектных решений модели бизнес-архитектуры. Вместе с тем, с точки зрения финансовых и организационных ресурсов, их необходимо планировать и учитывать на предприятии. Данные изменения касаются версионности инструментальной среды моделирования, равно как и появления качественно новых программных продуктов, открывающих более широкие возможности для моделирования деятельности предприятия. Изменения в проектных решениях могут быть также обусловлены внедрением новых методологий оценки и оптимизации деятельности предприятия.
Поддержка в актуальном состоянии бизнес-моделей является самостоятельным важным условием их активного использования. Это требует привлечения качественного ресурса не только на обновление контента модели бизнес-архитектуры, но и на обеспечение многопользовательского режима работы, включая администрирование, управление изменениями в базе моделей и т. д. Очевидно, что объемы затрат на поддержку будут определяться как масштабом предприятия с точки зрения количества реализуемых бизнес-процессов, так и сложностью (разветвленностью) ее организационной структуры.
Принципиально организационное решение по технической поддержке модели бизнес-архитектуры может быть двух типов:
♦ формирование внутри компании необходимых компетенций;
♦ привлечение сторонней компании (вполне возможно, компании – разработчика комплекса моделей).
Выбор решения определяется экономической целесообразностью либо какими-либо другими критериями заказчика и в дальнейшем в данной книге не рассматривается. На наш взгляд, очень важным моментом, на который необходимо обратить внимание, является исключение периода «бесхозности» разработанной модели бизнес-архитектуры предприятия, когда пользователи остаются «один на один» с базой моделей без качественной консультативной и общесистемной помощи.
Как следует из вышеизложенного, работа по обеспечению технической поддержки является многоплановой, объемной и требующей соответствующих финансовых и организационных ресурсов. Игнорирование данной работы, по сути дела, может перечеркнуть все ранее осуществленные инвестиции на проект по моделированию по причине либо потери актуальности, либо нарушения работы системы.
Одной из принципиально важных задач является оценка (прогнозирование) затрат на масштабное внедрение и сопровождение бизнес-архитектуры предприятия (обновление и поддержание ее в актуальном состоянии). Во многом данные затраты определяются характером деятельности организации, а также планируемыми масштабами преобразований и модернизации. Эти обстоятельства диктуют глубину и степень «прогрессивной» детализации проработки архитектуры и ее поддержания в актуальном состоянии после завершения проекта. Соответственно, данные условия определяют и те ресурсы, которые необходимы для инвестиций в развитие и поддержку бизнес-архитектуры.
Применительно к задаче обеспечения поддержки и развития модели бизнес-архитектуры можно выделить следующие базовые направления:
♦ управление контентом модели бизнес-архитектуры;
♦ управление программно-аппаратной платформой.
При том что деятельность в обоих направлениях должна быть синхронизирована для получения требуемых эффектов, каждое из них требует использования специализированных подходов для своей реализации.
В состав задач по управлению контентом модели бизнес-архитектуры входят:
♦ поддержка бизнес-моделей в актуальном состоянии в соответствии с изменениями бизнес-процессов организации;
♦ поддержка актуальности компонент окружения бизнес-моделей;
♦ дополнение модели бизнес-архитектуры новыми бизнес-процессами;
♦ изменение уровней детализации бизнес-процессов;
♦ изменение структуры представления модели;
♦ совершенствование методологии анализа бизнес-процессов и т. д.
Характерной особенностью контента модели бизнес-архитектуры является разнородность охватываемых направлений. В нее могут входить бизнес-модели для основных и обеспечивающих процессов. Кроме того, в рамках каждого из выделенных типов процессов могут присутствовать несколько бизнес-направлений, которые являются уникальными и требующими для своего понимания соответствующих компетенций. Уровень разнородности контента становится еще более понятным, если учесть, что значимая модель практически каждого конкретного бизнес-процесса обязательно увязывается с вопросами нормативно-правовой регламентации, информационно-технологического и кадрового обеспечения.
