Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
Что такое проектное задание
Проектное задание — это документально оформленное соглашение между заказчиками и исполнителями проекта, в котором оговариваются цели и задачи проекта, а также все условия и сроки выполнения работ по проекту. Проектное задание разрабатывается до начала фактических работ по проекту.
Документы, похожие на проектное задание, но не являющиеся таковымиВ организации может использоваться ряд документов, содержащих положения, аналогичные тем, что имеются в проектном задании. Пользуясь ими при подготовке плана проекта, следует отличать их от проектного задания. Вот эти документы.
• Доклад о рыночном спросе. Содержит официальный запрос на возможность разработки или модификации определенного продукта. Обычно он подготавливается отделом сбыта и маркетинга и может инициировать разработку проекта. Документ описывает только желаемый результат и не содержит оценки реализуемости. Он также не является обязательством к исполнению.
• Доклад о коммерческой целесообразности. Обоснование коммерческой целесообразности производства изделия, разработки системы, предложения услуг.
• Заказ на проектирование. Официальный заказ на выполнение проекта определенным подразделением внутри организации. Он обуславливает потребность и еще не является согласованным договором о выполнении проекта.
• Приказ о назначении. Письменное распоряжение высшего руководства, определяющее личность руководителя проекта и его полномочия.
• Описание проекта. Краткое изложение информации о проекте, еще называемое аннотацией или резюме проекта.
• Наряд-заказ. Описание работ, которые следует выполнить одному работнику или группе. Данный документ нацеливает на решение определенных задач проекта, а не на его общие цели.
• Договор. Юридическое соглашение с подрядчиком на проведение определенных работ. Термин "проектное задание" может фигурировать в данном документе, но это проект подрядчика.
Проектное задание включает следующую информацию.
• Назначение. Основание для разработки проекта, объем предполагаемых работ и общие подходы к реализации.
• Цель. Определяет результаты, которые следует получить.
• Ограничения. Технические, временные, финансовые и другие условия, ограничивающие возможность выполнения проекта.
• Допущения. Принятые условно как факты предположения, которые учитывались при обдумывании, планировании и выполнении проекта.
Проектное задание — это соглашение, скрепленное взаимными обязательствами. Вы и ваша команда берете обязательство получить определенный результат, а заказчик проекта обязуется считать проект полностью выполненным, если этот результат получен. Вы оговариваете с заказчиком все условия выполнения проекта, и если заказчик с ними согласен, он обеспечивает необходимую поддержку.
В процессе реализации проекта условия могут измениться. Если это может отразиться на проекте, необходимо все предполагаемые изменения согласовать с заказчиком. Он либо примет все ваши предложения, и работа будет продолжена, либо откажется от выполнения проекта.
Взгляд на картину в целом
Понимание ситуации и анализ процессов, обусловивших разработку проекта, поможет вам убедиться, что проект действительно отвечает поставленным целям. Таким образом, раздел "Назначение проекта" должен включать следующие положения.
• Основание — почему санкционирована разработка проекта.
• Объем работ — работы, которые необходимо выполнить.
• Стратегия — каким образом будут реализованы основные работы проекта.
Основания для выполнения проекта
На первый взгляд, причины, по которым вас назначают руководителем проекта (или вы сами беретесь его выполнить), очевидны — так решил ваш шеф. На самом деле вопрос заключается не в том, почему выбрали вас, а в том, почему решили выполнить именно этот проект. Вот что нужно выяснить в первую очередь. Постарайтесь ясно и кратко изложить основания для выполнения проекта.
Кто является инициаторомВначале определите, кто является автором идеи, которая привела к созданию проекта. Результаты проекта должны, как минимум, соответствовать ожиданиям этого лица.
Вам повезло, если автор — тот, кто назначил вас руководителем проекта. Но часто задача "спускается по служебной лестнице", и вам непросто определить, кто ее поставил. Еще хуже, когда первоначальный замысел, пройдя "по цепочке", умышленно или непреднамеренно искажается.
Определить автора идеи поможет такая последовательность действий.
1. Поинтересуйтесь у того, кто поручил вам проект, не он ли его инициатор.
2. Если не он, то спросите:
• от кого он получил это задание;
• есть ли еще люди, передающие "по цепочке" этот проект;
• кто автор идеи проекта.
3. Ведите расспросы "по цепочке", пока не доберетесь до автора.
4. Изучите документы, которые помогут определить автора идеи:
• протоколы заседаний подразделений и отделов вашей организации по вопросам планирования и финансов;
• корреспонденцию, в том числе электронную, относящуюся к данному проекту;
• отчеты о планировании и реализуемости проекта.
Изучение реализуемости проекта — это исследование, проведенное с целью выяснить возможность выполнения определенных работ и получения требуемых результатов.
5. Об авторе можно спросить и у тех, кто заинтересован в результатах проекта или будет поддерживать его по долгу службы.
Подробно запишите сведения об инициаторе проекта (его имя, должность и пр.). Не просто "отдел продаж заказал рекламные проспекты для продукта Альфа", а "Мэри Смит, менеджер по продажам в северном регионе, заказала рекламные проспекты для изделия Альфа".
В поисках инициатора проекта обращайте внимание на две категории людей, имеющих непосредственное отношение к проекту. Вам следует различать распорядителей и соисполнителей проекта (подробнее об этом см. в главе 7).
• Распорядители — это лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.
