Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
Выясняя истинные цели проекта:
• подробно расспросите заинтересованных людей, чего они хотят и ожидают от проекта;
• внимательно выслушайте все доводы во избежание неясностей и противоречий;
• попросите людей ясно излагать все детали и не допускать неопределенностей;
• сверяйте полученную информацию со сведениями из других источников.
Проверьте, выполнен ли вашей организацией сравнительный анализ затрат и результатов выполнения проекта. Сравнительный анализ затрат и результатов — это сопоставление средств, необходимых для выполнения проекта, последующего внедрения и сопровождения, с ожидаемыми выгодами от его реализации (подробнее в главе 1).
Анализ затрат и результатов представляет собой документ, на основании которого принимается решение о разработке проекта. Он служит важным источником информации о действительных целях и назначении проекта.
Как убедиться в том, что проект отвечает поставленным целямДаже если задачи проекта изложены документально, трудно быть до конца уверенным, что проект будет полностью соответствовать требованиям. Иногда целесообразно заказать специальное исследование возможностей выполнения проекта и подготовить официальный документ с их анализом, выводами и заключениями.
Не исключено, что ваш проект — результат "коллективного творчества" или чьего-то "озарения". В этом случае угодить замыслам "творцов" будет труднее. Однако не стоит из-за этого сразу отвергать проект. Просто более тщательно проанализируйте его шансы на успех и способы их повышения. При необходимости проведите официальный анализ возможностей проекта.
Если придете к заключению, что проект нереален, обсудите свои выводы с людьми, принимающими решение. Обоснуйте, почему вы считаете, что от проекта следует отказаться. (В главе 14 более подробно обсуждаются риски в сфере управления.)
Определите другие работы, имеющие отношение к вашему проектуВыясните, существуют ли другие начатые или планируемые проекты, которые:
• имеют схожее назначение;
• обеспечивают своими результатами работы вашего проекта;
• будут использовать результаты вашего проекта;
• используют те же ресурсы, что и ваш проект.
Насколько важен ваш проект для организацииУспех вашего проекта во многом определяется степенью его важности для организации. При недостатке ресурсов все средства обычно направляются на выполнение тех работ, которые принесут максимальную выгоду. Поэтому вы должны учитывать следующие моменты.
Какое место занимает ваш проект среди приоритетов организации.
• Изучите источники информации.
• Перспективный план. Общее направление планируемых работ, специфические задачи и отдельные предложения в перспективе на 1–5 лет.
• Годовой бюджет. Подробный план предполагаемых расходов (фондов) на следующий год.
• План ассигнований на капиталовложения. Подробный список расходов сверх установленного минимума на покупку оснащения и оборудования, их ремонт и обновление на предстоящий год.
Ежегодная оценка деловых и профессиональных качеств управленческого персонала. Какие выполненные задачи и достижения были отмечены годовыми премиями.
Кроме того, выясните, какие обязательства по проекту даны внешним заказчикам или высшему руководству.
Что вы можете сделать для того, чтобы проект вошел в число приоритетных работ организации. Если ваш проект не упоминается особо в вышеперечисленных документах, то почему другие должны считать его приоритетным?
Обсудите с сотрудниками все "за" и "против" целесообразности выполнения проекта для организации. Если коллеги искренне считают, что фирма не получит ничего нового от реализации вашего проекта, а вы не видите путей его модификации, чтобы сделать выгодным, то лучше вовремя от него отказаться и не тратить драгоценные ресурсы и время.
Если же коллеги признают важность этой работы, то ваша задача — всеми силами поддерживать такую точку зрения.
Трудности в поиске информацииСбор информации, на основе которой принимается решение по проекту, связан с определенными трудностями. Этот вопрос может обсуждаться "в кулуарах" без оформления каких-либо документов. Информация может быть весьма противоречивой. Поэтому обратите внимание на несколько советов.
• Используйте все возможные источники.
• По возможности черпайте сведения из первоисточников. Различайте первичный источник информации и вторичный источник информации. Вторичным источником будет некое лицо, пересказывающее информацию, полученную из первичного источника.
Например, план-отчет на предстоящий год, в который включен ваш проект — это первичный источник информации, а тот, кто о нем вам рассказывает, — уже вторичный.
Чем больше вторичных источников отделяет вас от первичного, тем больше вероятность искажений.
• Письменные источники информации всегда предпочтительнее. Изучайте протоколы совещаний, корреспонденцию, отчеты о других проектах, перспективные планы, маркетинговые исследования, технико-экономические обоснования и другие документы, имеющие отношение к проекту.
• Обсудите проект с несколькими людьми, чтобы подтвердить полученные сведения. Люди по-разному оценивают одни и те же ситуации. Сравните их мнения и выявите противоречия.
• На собрание по проекту возьмите с собой кого-нибудь из коллег. Затем обменяйтесь с ним мнениями и сравните полученную на совещании информацию.
• Записывайте все, что услышите на совещании. Покажите свои записи и выводы тем, кто присутствовал на встрече. Это позволит вам убедиться, что вы все поняли правильно, а записи послужат документальным подтверждением принятых соглашений.
• С людьми, принимающими решения по проекту, планируйте встретиться как минимум дважды. После первой встречи дайте им время обдумать ваши идеи и предложения. На второй встрече можно обсудить возникшие вопросы и устранить все неясности.
• По возможности сопоставьте информацию, полученную на совещаниях, с информацией из письменных источников. Очень важно сравнить индивидуальное восприятие и мнение коллег с задокументированными фактическими данными. Обсудите с сотрудниками все выявленные противоречия.
