Кейт Кинан - Эффективное общение
Если вам приходится передавать информацию разным людям при разных обстоятельствах, то и рассказ ваш будет всегда разным. Сравнив несколько вариантов одного и того же сообщения, вы заметите, что малейшая дополнительная или, напротив, упущенная деталь изменяет его. В письменном же источнике информация абсолютно одинакова для всех.
С другой стороны, если слова подобраны недостаточно тщательно, могут возникнуть разночтения. У бумаги, в отличие от живого рассказчика, нельзя спросить, что подразумевается под тем или иным словом или выражением, поэтому все, что не вполне понятно, может стать предметом дискуссии.
Читаем
Когда человек читает, его главная цель – выяснить, о чем идет речь, и понять смысл сообщения.
Читая, мы воспринимаем информацию избирательно, в соответствии со своими знаниями. Чтобы у людей не возникало сложностей с пониманием того, что вы написали, не следует забывать о таких немаловажных вещах:
• об основах языка, на котором вы пишете, орфографии и пунктуации, образных средствах речи;
• об уровне знаний, которыми может владеть читатель. Как правило, людям кое-что известно о предмете изложения, иначе чтение не представляло бы для них никакого интереса;
• о причинах, по которым человек берется за чтение: делает он это для удовольствия или ради интересов дела.
Читать бегло – значит поддерживать минимальную скорость, при которой читающий успевает предположить, что будет дальше. Незнакомая тема или необычный стиль изложения замедляют темп чтения, а вместе с ним, как правило, снижается и интерес читателя. Это может привести даже к тому, что человек бросит читать.
Простые правила правильного изложения
Если вы стремитесь обратить внимание людей именно на те мысли, которые хотели бы довести до их сознания, излагайте информацию коротко и ясно. Если интерпретация сообщения допускает двусмысленность, получатель может неправильно его истолковать и поступить в соответствии со своими ошибочными предположениями. В буквальном смысле – «прочитать между строк». Чтобы рассказ получился лаконичным и ясным, надо потратить на него достаточно много времени и усилий. Это хорошо иллюстрирует старая шутка: «P.S. Прошу прощения, что письмо получилось таким длинным – просто не было времени написать короткое».
Искусство письменной коммуникации заключается в умении заинтересовать читателя своим рассказом. Для этого вам нужно:
• записать свои мысли и оформить их. Это значит, что сначала надо просто изложить информацию на листе бумаги, а затем поработать над редактированием и шлифовкой основных мыслей;
• использовать отступы, подзаголовки, разделять текст на абзацы. Это действенная замена визуальных и голосовых сигналов. Благодаря подобным приемам можно подчеркнуть главное, заинтересовать читателя, заставить его продолжить чтение и упростить восприятие;
• разделять текст на смысловые части с заголовками, использовать шрифты разного размера и даже кратко изложить содержание. Структурирование текста помогает лучше в нем ориентироваться.
Устная речь обычно течет свободно. Выразить свои мысли письменно намного сложнее. К тому же по необъяснимым причинам люди склонны использовать на письме сложные слова, например «финансировать» вместо «заплатить», «производить» вместо «делать», «принимать участие» вместо «участвовать», «однако» вместо «но» и т. д. Это не только выглядит смешно, но и мешает читательскому восприятию.
Запомните: чем проще написано – тем понятнее.
Делаем выводы
Передавая информацию в письменной форме, никогда не забывайте об особенностях восприятия написанного текста. Правильное изложение значительно упрощает восприятие написанного: когда людям понятно, о чем идет речь, они с большей готовностью продолжают чтение.
Выразив свою мысль просто и доступно, вы завоюете интерес читателя и вызовете у него ощущение, что написанное вами, безусловно, заслуживает внимания. Можно рассчитывать на то, что ваше сообщение будет прочитано не один раз.
Спросите себя
Подумайте о письменной коммуникации и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Берете ли вы на себя труд написать что-то, если в этом есть необходимость?
▲ Просматриваете ли вы написанное несколько раз для того, чтобы сделать текст более легким для восприятия?
▲ Следите ли вы за четкостью и лаконичностью изложения?
▲ Стараетесь ли вы изложить информацию таким образом, чтобы можно было легко следить за вашей мыслью?
▲ Достаточно ли часто вы используете приемы привлечения внимания читателя, например заголовки, отступы и т. д.?
▲ Не усложняете ли вы свою речь, когда излагаете мысли в письменной форме?
Все получится, если…
• осознать преимущества письменного изложения информации;
• сначала записывать свои мысли, а потом облекать их в удобную для восприятия форму;
• понять, что чтение – процесс избирательного поиска данных;
• оформлять сообщение так, чтобы оно производило наибольший эффект;
• правильно подобрать стиль изложения, чтобы людям, читающим сообщение, было несложно его понять;
• избегать сложных слов и выражений, если их можно заменить простыми;
• стараться писать интересно.
Учимся уважать собеседника
Для того чтобы общение было как можно более эффективным, нужно постараться вызвать у собеседника интерес к себе. Ведь чаще всего, если человек не с вами, значит он против вас или в лучшем случае нейтрален.
Вы можете возразить, сказав, что в большинстве случаев просто констатируете факты. Но задумайтесь над тем, почему вы разговариваете именно с этим человеком, а не с кем-нибудь другим.
О чем бы вы ни говорили, вам хочется рассчитывать на то, что собеседник не оставит ваши слова без внимания и решит, что их стоило выслушать или прочитать. Чтобы добиться этого, дайте понять слушателю, что он для вас важен.
Как показать человеку, что он для вас важен
Ваше общение станет более результативным, если вы покажете своему собеседнику, что считаете его важным участником диалога. Это можно сделать следующим образом.
• Никогда не возражайте. Человек может придерживаться точки зрения, отличной от вашей. Признав, что его мнение имеет право на существование, и не пытаясь доказать, что оно ошибочно, вы сможете рассчитывать на то, что и ваша точка зрения будет внимательно рассмотрена. Можно сказать: «Ваша точка зрения очень интересна».
