Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
Уточните у административного начальника кандидата в участники проекта, действительно ли он свободен на это время. Об этом следует договариваться с самого начала, чтобы:
• уменьшить вероятность того, что участник вашего проекта в последний момент неожиданно получит другое назначение;
• установить отношения с его начальником. В этом случае будет легче обратиться за помощью, если возникнут проблемы;
• выяснить, кто в их подразделении распоряжается выделением ресурсов, и обеспечить соответствующие обязательства.
Как с организационной, так и моральной точки зрения, нового участника проекта следует поставить в известность об этих соглашениях.
Будьте конкретны в определении требуемых результатов, отведенных сроков и предполагаемых трудозатратЧасто ваши надежды не оправдываются из-за неправильно понятых:
• требуемых результатов;
• установленных сроков;
• предполагаемых трудозатрат.
Конкретно указывайте, чего вы хотите, когда и сколько рабочего времени это займет согласно вашим расчетам.
Добивайтесь принятия обязательств!Добейтесь, чтобы каждый взял конкретные обязательства. Не доверяйте общим фразам и банальностям типа:
• "Я попытаюсь";
• "Сделаю в лучшем виде";
• "Можешь на меня положиться";
• "Ты же знаешь, я всегда работаю в полную силу";
• "Твой проект гениален".
Записывайте всеЗаписанная на бумаге договоренность приобретает значение:
• достигнутого соглашения;
• напоминания о данном обещании.
Письменное обязательство более серьезно, чем устное. Не все верны своему слову, но на бумаге оно становится официальным заявлением.
Подчеркивайте важность назначенияРасскажите работнику, какое место занимает порученная ему работа в общем плане проекта. Понимая ее значение, он гораздо охотнее будет прилагать усилия.
Сообщайте другим о данных вам обязательствахНе надо доводить до выяснения, чье положение выше. Если работник дорожит своей профессиональной репутацией, он будет о ней заботиться. И если о взятом обязательстве знают другие, то он постарается сделать все, чтобы его репутация не пострадала.
Согласуйте с работником график контроля за его работойОбсудите, когда и как будет осуществляться наблюдение за выполнением работы, для того чтобы:
• исполнитель видел, что доверенная ему работа и ее своевременное выполнение важны;
• поддержать у исполнителя осознание нужности его работы и уверенность, что вы заинтересованы в ее своевременном выполнении;
• принять меры для устранения любых затруднений, как только они возникнут;
• ободрять положительной оценкой выполняемой работы.
При составлении графика контроля:
• выясните, когда работник планирует начать выполнение различных этапов порученной работы;
• согласуйте его с предполагаемыми сроками завершения этих этапов.
Контроль за индивидуальным выполнением работПроводите контроль в соответствии с установленным графиком. Неукоснительное соблюдение вами своих обязанностей станет для работника примером отношения к работе.
Для этого кроме непосредственных посещений можно использовать телефон, электронную почту и другие средства коммуникации.
В процессе проверок интересуйтесь, есть ли у исполнителя вопросы и не нужна ли ваша помощь.
Поощряйте хорошую работуЕсли порученная работа выполнена вовремя:
• сообщите исполнителю, какое значение она имеет для вас, и поблагодарите за приложенные усилия;
• поставьте в известность других, включая остальных участников проекта, коллег и начальника исполнителя, об успешном выполнении принятых обязательств.
Действуйте решительноПомните, взятые перед вами обязательства дают вам своего рода полномочия требовать их выполнения.
Глава 19
Десять шагов по возвращению проекта "в колею"
В этой главе…
• Выясняем, что не так
• Пересматриваем план
• Перераспределяем обязанности и перенацеливаем коллектив
Возможно, вам приходилось подключаться к проекту, который терпит крах, или чувствовать, как собственный проект сбивается с курса. Чтобы вернуть его "в колею", рассмотрите оставшуюся часть как самостоятельный проект, для которого следует разработать свой план, сообщить о нем в организации и затем неукоснительно воплощать в жизнь.
Почему ваш проект сбился с курсаПрежде всего, нужно разобраться в проблеме. Точно определите признаки неправильного развития проекта, например:
• сорван график работ;
• перерасходованы ресурсы;
• не выполняются поставленные задачи.
Выясните причины, например:
• ключевые работники покинули коллектив или присоединились новые;
• основные распорядители потеряли интерес к вашему проекту или вместо них появились другие, которые только входят в курс дела;
• изменились экономические условия,
• появились новые — техника, технологии, методы;
• изменились приоритеты организации.
Проанализируйте список основных распорядителейВыясните, кто из них все так же заинтересован в вашем проекте и кого из новых можно причислить к таковым. Постарайтесь убедиться в этом и добиться поддержки вашего проекта.
Уточните задачи проектаВместе с распорядителями пересмотрите поставленные задачи. При необходимости внесите изменения. Убедитесь, что задачи выполнимы и соответствуют потребностям проекта. Добейтесь их утверждения.
Пересмотрите оставшиеся работыИсходя из переопределенных общих задач, пересмотрите с каждым участником его персональные задачи. При необходимости внесите изменения с учетом того, как изменятся продолжительность и взаимозависимость работ, потребность в ресурсах.
Сделайте переназначенияДоведите до участников их роли и обязанности на оставшуюся часть проекта. Выявите и разрешите возникшие ранее конфликты. Исключите все неоднозначности, имевшиеся в прежнем плане.
Настройте всех участников на успех.
Разработайте жизнеспособный график работПри необходимости внесите изменения в исходный график. Но незавершенные работы должны быть выполнены в соответствии с ранее запланированными сроками. Установите в новом расписании значимые вехи, по которым будете ориентироваться при отслеживании хода работ.
