Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"
• Предусмотрите возможные недоразумения. Поставьте себя на место получателя сообщения. Что он может неправильно понять? Что нужно разъяснить? Иными словами, лучше один раз хорошо все продумать, чем потом слать туда-сюда дополнения и уточнения.
• Проверяйте получение. Настройте свою почтовую программу на уведомление о получении ваших сообщений. Если такой возможности нет, попросите получателя дать знать об этом по электронной почте или телефону.
• Архивируйте важные сообщения. Храните копии важных отправленных и полученных сообщений, чтобы в будущем можно было легко уточнить, что вы или вам сообщали (об аудитории проекта — подробно в главе 7).
ЧАСТЬ V
Великолепные десятки
В этой части…
Хорошо, если есть подробный, в несколько сот страниц, путеводитель по всем стадиям проекта. Но когда грянет гром, лучше иметь краткую, хотя бы на клочке бумаги, инструкцию, что и как делать.
В этой части я предлагаю ряд дельных советов и подсказок, как поступать в типичных затруднительных ситуациях.
Глава 17
Десять вопросов в помощь руководителю проекта
В этой главе…
• Уточняем задачи проекта
• Описание намеченных результатов, графика работ, требуемых ресурсов
• Как поступать с неопределенностями
С самого начала вам, конечно, не терпится приступить к работе, учитывая сжатые сроки. Но для этого нужна твердая уверенность, что все спланировано верно. Полной гарантии не даст никто, а вот желающие нажать, чтобы вы немедленно начали работать на результат, найдутся.
Чтобы иметь больше уверенности в полноте, соответствии и результативности вашего плана, задайте себе следующие вопросы.
Почему возник ваш проект?Как только вас назначили руководить проектом, составьте себе ясное и полное представление о причинах его возникновения.
• Какие обстоятельства обусловили потребность в нем?
• Кто первым подал идею?
• Кто еще ожидает выгоды от проекта?
• Что произойдет, если проекта не будет?
Без точного определения целей проекта сложно разработать оптимальный план, обеспечить полное понимание и отдачу участников, добиться высокой производительности (обсуждение обоснования проектного задания см. в главе 2).
Кого привлекать?Определите, кто и какую роль может сыграть для обеспечения успеха вашего проекта.
• Распорядители. Те, кто ожидают от проекта результата.
• Соисполнители. Те, кто будут что-то делать для проекта.
• Наблюдатели. Те, кто интересуются проектом.
Когда составите полный список всех возможных кандидатов, решите, кого и как привлекать к проекту (об этом подробно — в главе 7).
Какие результаты нужно подучить?Дайте определение всему, что ожидаете получить в результате успешного выполнения проекта.
• Дайте его четкое описание, будь то изделия, услуги или изменение условий.
• Укажите меру конечного продукта.
• Определите критерии и меры успешного выполнения проекта.
Убедитесь, что перечисленное совпадает с потребностями и ожиданиями распорядителей (см. главу 7).
Какие условия следует соблюдать?Соберите всю информацию по временным, технологическим, нормативным, директивным и иным ограничениям. Различайте:
• директивные ограничения, которые устанавливают лица, не являющиеся участниками проекта;
• естественные ограничения, которые выявляете и определяете вы с участниками своего проекта.
(Подробно об этом см. в главе 2.)
Какие приняты допущения?Проверьте достоверность всей использованной при планировании информации. Все принятые допущения должны быть задокументированы (об этом подробно — в главе 2).
Какие работы необходимо выполнить?Определите все работы, которые нужно выполнить в процессе реализации проекта. По каждой дайте следующую информацию.
• Подробное описание — операции и порядок их выполнения.
• Исходные данные — исполнители, оборудование и оснащение, снабжение, материалы, фонды и дополнительная информация.
• Намеченные результаты — изделия, услуги, изменение каких-либо условий в результате деятельности.
• Взаимозависимости — возможность начать выполнение одной работы только после окончания другой.
• Продолжительность — фактическое (календарное) время, необходимое для выполнения данной работы.
(Как сделать описание работ проекта см. главу 3.)
Когда начать и закончить каждую работу?Разработайте подробный график работ с их четкими определениями и вехами. При этом необходимо учесть:
• взаимозависимость работ — какие работы должны быть завершены до начала данной;
• потребность в ресурсах — когда и какие ресурсы должны быть обеспечены.
(О разработке графика работ читайте в главе 4.)
Кто будет выполнять работы проекта?По каждому участнику проекта должна быть информация.
• ФИО, должность, наличие требуемых знаний и навыков.
• Обязанности и порядок взаимодействия при коллективном выполнении работ.
• Планируемая продолжительность работы в проекте.
• Персональное расписание, если планируется неполная занятость в проекте.
Всю эту информацию нужно уточнить с исполнителем (об оценке продолжительности работ см. в главе 4).
Какие еще требуются ресурсы?Определите оборудование и оснащение, услуги, снабжение и фонды, необходимые для выполнения проекта, а также расписание обеспечения этими ресурсами. (Подробно об этом см. главу 5.)
Какие возможны затруднения?Определите уязвимые части вашего плана. Выявите самые опасные для проекта риски и разработайте планы по уменьшению их воздействия. (О том, как управлять рисками проекта, см. главу 14.)
Глава 18
Десять способов привлечь к ответственности
В этой главе…
• Уточняем поручение
• Объясняем важность
• Уведомляем других о взятых обязательствах
• Отслеживаем выполнение
При реализации проекта придется полагаться на ряд людей, административно вам не подчиненных. Предлагаю советы, как увеличить вероятность выполнения ими взятых обязательств.
